1- Principi generali¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

1.1 Premessa¶

II decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 concernente le «Regole tecniche per il protocollo informatico”, articolo 3, comma 1, lettera d), prevede l’adozione del manuale di gestione per tutte le amministrazioni di cui all’articolo 2, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale. Il manuale di gestione, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, «descrive il sistema di gestione anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

Il presente manuale di gestione è la concreta attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2019 a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), che costituiscono la nuova versione aggiornata delle regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.

In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 50 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 28 dicembre 2000).

Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili per gli addetti al servizio e per i soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’attività dell’amministrazione comunale. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il presente documento, pertanto, si rivolge non solo agli operatori di protocollo, ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione.

1.2 Ambito di applicazione del manuale¶

Il presente manuale è adottato ai sensi delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2019 a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) dell’art. 3 , comma 1, lett. d) del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

Il manuale si applica all’intera Area Organizzativa Omogenea del Comune di Palermo.

Il manuale descrive allo stato attuale le attività di formazione, gestione (registrazione, classificazione, fascicolazione) dei documenti ed archiviazione degli stessi, oltre che il flusso di lavorazione dei documenti del Comune di Palermo.

Fanno parte del presente Manuale gli allegati delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ed in particolare:

Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e della spedizione di un documento.

1.2.1. Principi generali della gestione documentale¶

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

La gestione documentale, affinché possa essere efficiente e sicura, deve essere necessariamente presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Un corretto processo di gestione del documento sin dalla fase di formazione rappresenta, infatti, la migliore garanzia per l’adempimento degli obblighi tipici della gestione degli archivi.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti informatici, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano tipico dell’amministrazione. Al tal fine, risulta decisivo avvalersi del presente manuale di gestione documentale, di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management e di applicativi informatici ai sensi degli articoli 68 e 69 del CAD, che si basino su elevati livelli di automazione ed interoperabilità in grado di operare nel web. In un contesto in continua trasformazione, il manuale di gestione documentale deve essere sottoposto a continuo aggiornamento, in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Allo stesso modo, anche i processi e le attività che governano la fase di formazione dei documenti informatici devono essere sottoposti ad un costante lavoro di valutazione, monitoraggio, ri-progettazione e reingegnerizzazione. L’adozione del manuale di gestione documentale e di conservazione non risponde solo ad esigenze pratico-operative, ma rappresenta un preciso obbligo al quale fa seguito l’ulteriore obbligo della sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente.

La gestione dei documenti informatici prosegue con il suo trasferimento in un sistema di conservazione da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dal presente manuale.

Nell’ambito della gestione documentale possono essere necessarie attività di riversamento dei documenti in altro formato diverso da quello originale. Tale riversamento può avvenire più volte nella gestione del documento informatico e in diversi momenti per finalità gestionali o conservative.

Accanto a queste fasi “essenziali” del ciclo di vita, vanno, altresì, esaminate quelle eventualmente rilevanti, specialmente con riferimento ai riversamenti e al documento amministrativo informatico, in caso di protocollazione e pubblicazione del documento informatico.

In ambito digitale gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale o comunque derivanti dalla normativa in materia di trasparenza devono essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.

1.3 Definizioni e acronimi¶

Ai fini del presente manuale si intende per:

«Amministrazione», Il Comune di Palermo;
«Codice dell’Amministrazione Digitale «, il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche e integrazioni;
“Codice dei beni culturali” il D. Lgs. 22.1.2004, n. 42 recante il “codice dei beni culturali e del paesaggio”;
«Regole tecniche per il protocollo «, il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 concernente le «Regole tecniche per il protocollo informatico” soltanto per i seguenti articoli: art. 2 comma 1; art. 6; art. 9; art. 18 commi 1 e 5; art. 19; art. 20; art. 21. Gli altri articoli sono stati abrogati dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, paragrafo 1.9
Regole tecniche per la conservazione, il D.P.C.M. 13 novembre 2014, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D. Lgs. n. 82 del 2005
«Testo Unico», il D.P.R. 20 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Per l’elenco completo delle definizioni vedasi l’allegato 1.

Di seguito si riportano gli acronimi utilizzati più frequentemente:

AOO - Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Palermo;
CGD - Coordinatore della gestione documentale;
PORTALE DEI SERVIZI ONLINE - la piattaforma informatica disponibile online che rende pubblici tutti gli atti amministrativi prodotti dall’Amministrazione, oggetto di pubblicazione nell’Albo Pretorio, e che i cittadini e le aziende utilizzano per lo scambio documentale con il Comune di Palermo, previa autenticazione con credenziali;
SCRIVANIA VIRTUALE – Denominazione dell’applicativo che include i moduli relativi alle procedure di protocollo informatico e gestione dei documenti informatici;
IOP – Interoperabilità di protocollo tra pubbliche amministrazioni;
IPA - Indice delle Pubbliche Amministrazioni;
RPA - Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;
RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, e dell’archivio;
RTP - Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo; coincide con la Società Informatica comunale SISPI SpA.;
SdP - Servizio di protocollo informatico;
SMTP – servizio per la trasmissione via internet di email;
UOP - Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo;
UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;
UU - Ufficio Utente - un ufficio dell’AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal servizio di protocollo informatico; ovvero il soggetto, destinatario del documento, così come risulta dai campi opzionali della segnatura di protocollo.

Per le norme ed i regolamenti di riferimento vedasi l’elenco riportato nell”allegato 2.

1.4 Area Organizzativa Omogenea e modello organizzativo adottato¶

Per la gestione dei documenti, viene individuata un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), denominata “Comune di Palermo”, che comprende tutte le diverse strutture organizzative in cui si articola l’Ente. Ai fini della gestione del sistema documentario all’interno del Comune di Palermo sono individuati una pluralità di Uffici Organizzativi di Riferimento (UOR).

Il sistema di protocollazione adottato dal Comune di Palermo è unico, ed è accentrato per la corrispondenza in entrata nonché per la documentazione pervenuta a mezzo PEC istituzionale e tramite interoperabilità; è decentrato per la corrispondenza in uscita e interna attraverso tutti gli UOR (che svolgono anche i compiti di UOP).

1.5 Servizio per la gestione informatica del protocollo¶

Nella AOO è istituito il servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Al suddetto servizio è preposto il Responsabile del Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (di seguito RSP).

Le attività afferenti al Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, sono coordinate da un dirigente, il Coordinatore della gestione documentale (di seguito CGD) .

In relazione alla modalità di fruizione del servizio di protocollo adottata dalla AOO, è compito del servizio:

dare attuazione al presente manuale di gestione del protocollo informatico;
provvedere alla pubblicazione del manuale sul sito istituzionale dell’amministrazione;
abilitare gli utenti dell’AOO all’utilizzo del SdP e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni più appropriate tra quelle disponibili;
garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;
garantire la corretta conservazione della copia del registro giornaliero di protocollo;
sollecitare il ripristino del servizio in caso di indisponibilità del medesimo;
garantire il buon funzionamento degli strumenti interni all’AOO e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso dall’esterno e le attività di gestione degli archivi;
autorizzare le eventuali operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
vigilare sull’osservanza delle disposizioni delle norme vigenti da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
curare l’apertura, l’uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza con gli strumenti e le funzionalità disponibili nel SdP.

1.6 Copie di riserva¶

E” garantita la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati ai sensi della normativa vigente; alla fine di ogni giornata lavorativa i dati vengono salvati su supporti informatici rimovibili e su apposita cartella riservata ubicata in sede diversa da quella ove posto il server del protocollo informatico, a cura dei Servizi Informatici.

Nell’ambito del servizio di gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, al termine della giornata lavorativa, il registro giornaliero informatico di protocollo, viene protocollato automaticamente dalla procedura e inviato in conservazione ai sensi della normativa vigente.

1.7 Firma digitale¶

Per l’espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all’attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico e di gestione documentale, l’Amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai soggetti da essa delegati a rappresentarla.

1.8 Tutela dei dati personali¶

L’Amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali, comuni, sensibili e/o giudiziari, contenuti nella documentazione amministrativa di propria competenza ottempera al dettato del regolamento UE GDPR n. 2016/679.

1.9 Caselle di Posta Elettronica¶

L’AOO si è dotata di una casella di posta elettronica certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita pubblicata sulla home page del sito internet istituzionale. Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UOR) che ad essa fanno riferimento ed è collegata al SdP.

L’Amministrazione munisce i propri dipendenti di una casella di posta elettronica convenzionale. E’ possibile creare ulteriori caselle di posta elettronica condivise tra più utenti per la gestione di specifiche esigenze degli UOR/UU.

1.10 Sistema di classificazione dei documenti¶

Per la classificazione dei documenti viene utilizzato il Titolario indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni https://www.agid.gov.it/piattaforme/sistema-gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali-protocollo-informatico (sezione “Documenti di indirizzo”), denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005. Il Titolario dettagliato è descritto nell’allegato 4.

1.11 Formazione¶

Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni, l’Amministrazione deve garantire percorsi formativi specifici e generali che coinvolgono tutte le figure professionali con specifico riferimento:

all’uso dell’applicativo per l’implementazione del sistema di protocollo informatico;
ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali necessarie per una corretta gestione dei flussi documentali;
agli strumenti ed alle tecniche per la gestione digitale delle informazioni, con particolare riguardo alle politiche di sicurezza e della conservazione;
alla materia archivistica, imprescindibile per poter creare e gestire fascicoli digitali.

1.12 Accreditamento dell’AOO all” IPA¶

L’Amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), tenuto e reso pubblico dalla medesima, fornendo le informazioni che individuano l’amministrazione stessa.

Il codice identificativo “c_g273” è stato generato e attribuito autonomamente dall’Amministrazione. L’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’Amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa.

Il referente dell’Amministrazione, per l’IPA è stato individuato all’interno dei Servizi Informatici nella figura del RTP.

1.13 Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi della AOO¶

L’amministrazione ha avviato procedure tali da consentire, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari in materia (con particolare riferimento alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici), che nella AOO siano prodotti, gestiti, inviati e conservati solo documenti informatici.

È prevista la riproduzione su carta degli originali informatici firmati e protocollati solo nel caso in cui il destinatario non sia nelle condizioni di ricevere e visualizzare i documenti informatici.

Gli eventuali documenti cartacei ricevuti, dopo registrazione e segnatura di protocollo, sono sottoposti al processo di scansione per la loro dematerializzazione.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-1