11- Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di Protocollo informatico

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

II presente capitolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.


11.1 Unicità del protocollo informatico

Nell’ambito della AOO il registro generale di protocollo è unico al pari della numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo.

La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.

Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Non è pertanto consentita in nessun caso la cosìddetta registrazione «a fronte», cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario, che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.


11.2 Registro giornaliero di protocollo

Il registro giornaliero di protocollo, comprensivo della ristampa delle pagine per le registrazioni di protocollo che abbiano subito variazioni sui dati sensibili di protocollazione o annullamenti (parziali o totali) successivamente alla stampa, viene prodotto e protocollato in automatico dal SdP. L’invio in conservazione, come da normativa vigente, avviene a cura del RTP.


11.3 Registrazione di protocollo

Di seguito vengono illustrate le regole comuni di registrazione del protocollo, valide per tutti i tipi di documenti trattati dall’AOO (ricevuti, trasmessi ed interni formali, digitali o informatici e analogici).

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata dei documenti. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del D.P.R. del 28.12.2000 n. 445.

Tutte le UOP provvedono alla protocollazione dei documenti mediante la registrazione degli elementi obbligatori del protocollo e di altri elementi opzionali registrati obbligatoriamente:

  • il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
  • la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
  • il mittente registrato in forma non modificabile;
  • il destinatario del documento registrato in forma non modificabile;
  • l’oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
  • la classificazione;
  • l’ufficio competente.

L’ufficio destinatario non rientra tra gli elementi essenziali per la registrazione, ma deve essere comunque indicato al momento dell’acquisizione al registro di protocollo.

Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. Tali dati facoltativi sono descritti nei paragrafi seguenti.

La data di ricezione per i documenti pervenuti per via telematica è assegnata automaticamente dal sistema, mentre per i documenti cartacei viene registrata manualmente dall’operatore di protocollo.


11.3.1 Documenti informatici

I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sui canali di trasmissione telematica dell’AOO.

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti tramite canali di trasmissione telematica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, che si può riferire sia al corpo del messaggio che ad uno dei file ad esso allegati che può assumere la veste di documento principale.

Tali documenti sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

Le UOP ricevono i documenti informatici interni di tipo formale da protocollare all’indirizzo di posta elettronica interno preposto a questa funzione.


11.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili)

I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza.

La registrazione di protocollo di un documento cartaceo ricevuto, così come illustrato di seguito, viene sempre eseguita in quanto l’AOO ha la funzione di registrare l’avvenuta ricezione.


11.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo

La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori di cui al precedente punto 11.3, può contenere i seguenti elementi facoltativi:

  • modalità di ricezione / spedizione del documento;
  • riferimento agli allegati;
  • il collegamento ad altri documenti.

In caso di errore di registrazione gli elementi facoltativi di cui al comma precedente sono modificabili senza ricorrere alla procedura di cui al successivo punto 11.6, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registri tali modifiche.


11.5 Segnatura di protocollo dei documenti

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento in forma permanente non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.


11.5.1 Segnatura di protocollo dei documenti informatici

I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono attribuiti un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche tecniche adottate dall’AOO. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono le seguenti:

  • codice identificativo dell’amministrazione;
  • codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
  • codice identificativo del registro;
  • data e numero di protocollo del messaggio ricevuto o inviato;
  • l’oggetto;
  • il mittente;
  • il destinatario o i destinatari.

La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche vigenti adottate dall’AOO.


11.5.2 Segnatura di protocollo dei documenti cartacei

La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione di una etichetta o timbro sulla quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo:

  • la denominazione dell’Ente;
  • data di protocollo;
  • numero di protocollo;
  • classificazione;

L’operazione di segnatura dei documenti in partenza viene integralmente eseguita dalla UOP, ovvero viene effettuata dall’UOR/UU/RPA competente che redige il documento se è abilitata, come UOP, alla protocollazione dei documenti in uscita.

L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei deve essere effettuata solo dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da «acquisire» con l’operazione di scansione, anche il «segno» apposto sul documento.


11.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo

L’art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche per il protocollo informatico, disciplina le modalità con cui deve avvenire l’eventuale annullamento delle informazioni di protocollo.

L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.

L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.

Le informazioni originarie, successivamente annullate rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.

L’operazione di annullamento o modifica di una registrazione di protocollo deve essere autorizzata con provvedimento scritto adeguatamente motivato, dal RSP. Per annullamento o modifica di una registrazione di protocollo effettuata da operatori di protocollo su postazione decentrata il provvedimento è adottato unitamente al Dirigente responsabile.

Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54 del testo unico.

La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura “Annullato” o un segno, in posizione sempre visibile, e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Non si annulla mai un documento informatico trasmesso tramite PEC o interoperabilità di protocollo in quanto il destinatario è già in possesso del documento stesso. Si può procedere con l’invio di un nuovo documento protocollato che annulla e sostituisce il precedente (in questo caso è necessario citare il riferimento del protocollo precedente).


11.7 Livello di riservatezza

Come previsto dalla normativa vigente in materia, gli operatori del protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari e utilizzano la specifica operazione di “Riservato” disponibile nel SdP.

L’accesso ai documenti riservati è autorizzato solo alle persone espressamente abilitate con l’assegnazione del relativo ruolo. Questi ultimi hanno comunque la visibilità dei soli documenti riservati trattati dall’unità di appartenenza e con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti.


11.8. Casistica e comportamenti

Tutta la corrispondenza diversa da quella di seguito descritta viene regolarmente aperta, protocollata e smistata con le modalità e le funzionalità proprie del SdP.


11.8.1 Registrazioni di protocollo con livello di particolare riservatezza

All’interno dell’AOO le registrazioni riservate, sottratte a qualsiasi consultazione da parte di chi non sia espressamente abilitato da Dirigente responsabile, sono:

  • documenti relativi a vicende personali, a fatti privati o particolari;
  • documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possono ostacolare il raggiungimento degli obiettivi dell’AOO;
  • documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
  • altri documenti che per ragioni strettamente legate a situazioni particolari dell’Amministrazione o del mittente sono da considerarsi in situazione analoga alle tipologie di documenti descritti nei punti precedenti;
  • altre tipologie di documenti individuate dalla normativa vigente (in particolare dall’art. 24 della L. n. 241 del 7 agosto 1990, dall’art. 8 del D.P.R. n. 352 del 27 giugno 1992, dalla serie di norme collegate al D. Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003).

Sono altresì soggetti a registrazione con livello di accesso riservato particolare i certificati pervenuti dal Tribunale Ordinario, Tribunale Fallimentare, Agenzia delle Entrate, Prefettura, Ufficio Provinciale del Lavoro, INPS, INAIL e Casse edili e altri documenti analoghi riportanti situazioni giuridico/ amministrative sfavorevoli all’interessato.


11.8.2 Documenti cartacei in uscita con più destinatari

Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo può essere unica solo se il documento è identico per tutti i destinatari

Qualora i destinatari siano molteplici è autorizzata la spedizione di copie dell’originale. Per esigenze di semplificazione della procedura, nella registrazione di protocollo va riportato nel campo destinatario la dicitura “Diversi Destinatari”. Al fine di mantenere nel registro di protocollo l’indicazione di tutti i destinatari del documento il file contenente l’elenco dei destinatari deve essere allegato alla registrazione ed alla minuta del documento.


11.8.3 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma

I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione devono essere regolarmente protocollati e trattati come documenti cartacei.


11.8.4 Documenti cartacei ricevuti a mezzo fax

Il documento ricevuto a mezzo fax è un documento analogico a tutti gli effetti, e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale, se non per specifici casi. Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, qualora si riscontrasse una differenza, anche minima, si deve procedere a registrarlo con un nuovo numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso. La segnatura di protocollo viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione. La copertina del telefax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.


11.8.5 Documenti anonimi non firmati o con firma illeggibile

L’operatore di protocollo, è tenuto ad attestare la data, la forma e la provenienza di ogni documento.

I documenti anonimi, pertanto, devono essere protocollati e identificati come tali compilando il campo mittente con la dicitura ‘’mittente sconosciuto o anonimo’’.

I documenti anonimi, vengono inviati destinatario che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.

Per le stesse ragioni i documenti con mittente ma privi di firma vanno protocollati e identificati come tali compilando il campo mittente con la dicitura “documento non sottoscritto”.

I documenti privi di firma, vengono inviati all’UOR di competenza,che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.

I documenti con firma illeggibile delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, vanno protocollati identificandoli come tali compilando il campo mittente con la dicitura“firma illeggibile”.

I documenti con firma illeggibile vengono inviati all’UOR di competenza che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.


11.8.6 Documenti digitali pervenuti erroneamente e protocollati

Nel caso in cui sia stato protocollato un documento digitale erroneamente inviato all’amministrazione, si provvede a predisporre un messaggio in uscita indicando nell’oggetto anche “protocollato per errore» e lo si restituisce al mittente.


11.8.7 Documenti digitali già pervenuti in forma cartacea

Qualora il documento ricevuto in formato cartaceo sia seguito da un invio digitale dello stesso, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve in ogni caso apporre una nuova registrazione di protocollo e inserire il precedente nella registrazione.


11.8.8 Documenti cartacei pervenuti erroneamente

Per i documenti cartacei pervenuti erroneamente si rimanda al punto 5.2.8.


11.8.9 Documenti con allegati voluminosi

Possono pervenire da alcune UOR documenti corredati da allegati voluminosi (planimetrie, registri inventariali, progetti di ricerca, etc.). Per motivi gestionali, le UOR trattengono gli allegati e trasmettono alla UOP solo il documento di accompagnamento per la registrazione, avendo cura di trascrivere sul documento la nota “gli allegati sono stati trattenuti dal Servizio” sottoscrivendola.

La UOP registra nel campo “note” la dicitura: “Il documento reca in calce gli allegati sono stati trattenuti dal Servizio”.


11.8.10 Documenti con oggetto multiplo

Nel caso di documenti in arrivo che trattano più argomenti di competenza di UOR diverse tra loro, concretando il caso del cosìddetto “oggetto multiplo”, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alle UOR competenti sullo stesso.

Nel caso di documento in partenza è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un solo argomento, chiaramente espresso nel campo “oggetto”.


11.8.11 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato

Qualora l’Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma risulta scaduto o revocato prima della sottoscrizione, questi verranno protocollati e inoltrati al responsabile di procedimento che farà opportuna comunicazione al mittente.

Qualora l’Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma, valido nel momento della sottoscrizione e invio, risulta scaduto o revocato nella fase di protocollazione, questi verranno protocollati.


11.8.12 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei

Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso (ad es. scadenza di gare o di concorsi) che in uscita, deve esserne data comunicazione all’ufficio protocollo con almeno due giorni lavorativi di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione


11.8.13 Protocollazione di documenti inerenti a procedure concorsuali gare di appalto confezionate su supporti cartacei

La corrispondenza relativa alla partecipazione alle gare d’appalto, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisca alla partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma protocollata in base agli elementi rilevabili sull’involucro con l’apposizione della segnatura direttamente sulla busta, plico o simili e viene inviata all’ufficio competente che la custodisce sino all’espletamento della gara stessa.

La gestione successiva della busta chiusa compete all’ufficio responsabile della procedura di gara.

Per motivi organizzativi, tutti gli UOR sono tenuti ad informare preventivamente gli addetti alla ricezione dei documenti e l’UOP centrale di protocollo in merito alla scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere.


11.8.14 Protocolli urgenti

La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario.

Solo in questo caso la UOP centrale di protocollo si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la protocollazione del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del documento digitale, o cartaceo, da acquisire al registro di protocollo generale.

Ciascuna UOP deve provvedere, in autonomia, a protocollare i documenti urgenti in uscita.


11.8.15 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale

Se richiesto dal responsabile del procedimento, o da suo delegato, si registrano a protocollo anche le email semplici, limitatamente ai casi in cui il loro contenuto sia rilevante nell’ambito di un procedimento.


11.8.16 Copie “per conoscenza”

Nel caso di copie “per conoscenza” si deve utilizzare la procedura descritta nel paragrafo 6.2.


11.8.17 Corrispondenza personale

La corrispondenza personale non viene aperta, ma viene consegnata al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono essere comunque protocollati perché riguardano problematiche istituzionali, provvede a trasmetterli alla UOP centrale di protocollo per la protocollazione.


11.8.18 Integrazioni documentarie

L’operatore di protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta ma solamente a registrare, in ogni caso, il documento e gli eventuali allegati.

Tale verifica spetta al responsabile del procedimento amministrativo (RPA) che, qualora reputi necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione l’indirizzo al quale inviarli.

La documentazione pervenuta ad integrazione di quella già disponibile deve essere protocollata dalla UOP centrale di protocollo e trasmessa alla UOR/UU competente.


11.8.19 Termini di registrazione di protocollo

La protocollazione dei documenti avviene, di norma, il giorno stesso della ricezione e, comunque, non oltre le 48 ore dal ricevimento degli stessi.

Nell’impossibilità di effettuare la protocollazione di un documento in arrivo nello stesso giorno di ricezione, il timbro datario dell’Amministrazione o dell’UOR/UU ricevente apposto sul documento unitamente alla data ed alla firma dell’addetto alla ricezione, e, se prescritta, l’ora d’arrivo attesta l’avvenuta ricezione del documento medesimo.


11.9 Gestione delle registrazioni di protocollo con il SdP

Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di «segnatura» e la registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il SdP.

II sistema di sicurezza garantisce la protezione di tali informazioni sulla base della relativa architettura tecnologica, sui controlli d’accesso e su livelli di autorizzazione.


11.10 Registrazioni di protocollo


11.10.1 Attribuzione del protocollo

Al fine di assicurare l’immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il SdP appone al documento protocollato un riferimento temporale, come previsto dalla normativa vigente.

Il SdP assicura l’esattezza del riferimento temporale con l’acquisizione periodica del tempo ufficiale di rete.


11.10.2 Registro informatico di protocollo

E” disponibile per le UOP del SdP una funzione applicativa di «Stampa registro di protocollo» per il salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.

Inoltre, al fine di assicurare l’integrità e la disponibilità dei dati contenuti nel registro di protocollo generale della AOO, il SdP provvede, il giorno successivo lavorativo alla stampa ufficiale giornaliera del protocollo del giorno precedente.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-11