12- Modalità di utilizzo del registro di emergenza

II presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal SdP.

12.1 Il registro di emergenza

Qualora non fosse possibile fruire del SdP per una interruzione accidentale o programmata, l’Amministrazione è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.

I1 registro di emergenza è depositato presso l’ufficio del RTP ed il RSP ed il suo Vicario sono gli unici soggetti deputati ad effettuarvi manualmente le registrazioni e ad apporre la segnatura di protocollo utilizzando una numerazione di emergenza.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale.

Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale.

Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini dei procedimenti amministrativi. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento.

12.2 Modalità di apertura del registro di emergenza

Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo.

Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RSP, autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Servizio di gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza Comune di Palermo Area Organizzativa Omogenea “c_g273” Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo

Causa dell’interruzione: Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Ora dell’evento hh /mm Annotazioni:

Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Pagina n._____

Firma del responsabile del servizio di protocollo

12.3 Chiusura e recupero del registro di emergenza

Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, il RSP o suo Vicario provvedono alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati.

Durante la fase di recupero dei dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate.

Nota

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