9- Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo e documenti soggetti a registrazione particolari

II presente capitolo individua i documenti esclusi dalla registrazione di protocollo.

9.1 Documenti esclusi

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445:

  • Gazzette ufficiali;
  • Bollettini ufficiali della Pubblica Amministrazione;
  • notiziari della Pubblica Amministrazione;
  • note di ricezione circolari ed altre disposizioni;
  • materiali statistici;
  • atti preparatori interni;
  • giornali, riviste, libri;
  • materiali pubblicitari;
  • inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
  • tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.

Inoltre, sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente e futura, gli atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi, quelli di preminente carattere informativo nonché i documenti di interesse effimero.

Al di fuori delle tipologie documentali sopra elencate, la responsabilità di ulteriori esclusioni dalla registrazione di protocollo è in capo ai Responsabili dei procedimenti.

Fanno parte dei documenti esclusi quelli elencati nell’allegato 3 del presente manuale.

9.2 Documentazione soggetta a registrazione mediante registri particolari

Sono stati istituiti i seguenti registri particolari:

  • Registro delle proposte di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio Comunale;
  • Registro per le sedute del Consiglio Comunale;
  • Registro per le sedute dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
  • Registro delle delibere della Giunta Comunale
  • Registro delle delibere del Consiglio Comunale;
  • Registro delle delibere dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
  • Registro delle determinazioni dirigenziali;
  • Registro delle determinazioni e ordinanze sindacali
  • Registro delle concessioni;
  • Registro dei contratti e convenzioni (scrittura privata);
  • Registro delle pubblicazione all’albo pretorio online.

Il software di produzione di queste tipologie di documentazione consente di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:

  • dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data, generati in modo non modificabile);
  • numero di repertorio progressivo annuale (generato in modo non modificabile);
  • dati relativi alla classificazione e fascicolazione.

Ciascun complesso dei documenti sopra descritti, in quanto aggregazione di documenti tutti appartenenti alla medesima tipologia, costituisce una serie con rilevanza giuridica all’interno della quale i rispettivi documenti sono conservati in originale e ordinati secondo il numero progressivo dell’anno, ferme restando le eventuali copie conformi all’originale e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio che vengono conservate all’interno dei fascicoli cui appartengono.

Oltre a quelli elencati possono essere istituiti altri registri con le stesse caratteristiche.

Nota

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