9- Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo e documenti soggetti a registrazione particolari¶
II presente capitolo individua i documenti esclusi dalla registrazione di protocollo.
9.1 Documenti esclusi¶
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445:
- Gazzette ufficiali;
- Bollettini ufficiali della Pubblica Amministrazione;
- notiziari della Pubblica Amministrazione;
- note di ricezione circolari ed altre disposizioni;
- materiali statistici;
- atti preparatori interni;
- giornali, riviste, libri;
- materiali pubblicitari;
- inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
- tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.
Inoltre, sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente e futura, gli atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi, quelli di preminente carattere informativo nonché i documenti di interesse effimero.
Al di fuori delle tipologie documentali sopra elencate, la responsabilità di ulteriori esclusioni dalla registrazione di protocollo è in capo ai Responsabili dei procedimenti.
Fanno parte dei documenti esclusi quelli elencati nell’allegato 3 del presente manuale.
9.2 Documentazione soggetta a registrazione mediante registri particolari¶
Sono stati istituiti i seguenti registri particolari:
- Registro delle proposte di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio Comunale;
- Registro per le sedute del Consiglio Comunale;
- Registro per le sedute dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
- Registro delle delibere della Giunta Comunale
- Registro delle delibere del Consiglio Comunale;
- Registro delle delibere dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
- Registro delle determinazioni dirigenziali;
- Registro delle determinazioni e ordinanze sindacali
- Registro delle concessioni;
- Registro dei contratti e convenzioni (scrittura privata);
- Registro delle pubblicazione all’albo pretorio online.
Il software di produzione di queste tipologie di documentazione consente di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:
- dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data, generati in modo non modificabile);
- numero di repertorio progressivo annuale (generato in modo non modificabile);
- dati relativi alla classificazione e fascicolazione.
Ciascun complesso dei documenti sopra descritti, in quanto aggregazione di documenti tutti appartenenti alla medesima tipologia, costituisce una serie con rilevanza giuridica all’interno della quale i rispettivi documenti sono conservati in originale e ordinati secondo il numero progressivo dell’anno, ferme restando le eventuali copie conformi all’originale e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio che vengono conservate all’interno dei fascicoli cui appartengono.
Oltre a quelli elencati possono essere istituiti altri registri con le stesse caratteristiche.
Nota
Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-9