Allegato 4 - Titolario del Protocollo del Comune¶

Il Titolario di riferimento è quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni (https://www.agid.gov.it/piattaforme/sistema-gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali-protocollo-informatico), denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005.

NOTA: Per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie di documenti - in riferimento al titolario - vedi le Linee guida per fascicoli e serie nei Comuni a cura dell’AGID.

Titolo I. Amministrazione generale¶

Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’intero apparato comunale.

Legislazione e circolari esplicative
Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
Statuto
Regolamenti
Stemma, gonfalone, sigillo
Archivio generale
Sistema informativo
Informazioni e relazioni con il pubblico
Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
Controlli interni ed esterni
Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni
Area e città metropolitana
Associazionismo e partecipazione

Repertori:

Registro di protocollo
Repertorio dei fascicoli
Registro dell’Albo pretorio
Registro delle notifiche
Ordinanze emanate dal Sindaco: serie con repertorio
Decreti del Sindaco: serie con repertorio
Ordinanze emanate dai dirigenti
Determinazioni dei dirigenti
Deliberazioni del Consiglio comunale
Deliberazioni della Giunta comunale
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale
Verbali delle adunanze della Giunta comunale
Verbali degli organi collegiali del Comune
Contratti e convenzioni
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa)

Nei Comuni che hanno realizzato il decentramento:

Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni (uno per organo e per quartiere)
Registro dell’Albo della circoscrizione (uno per quartiere)
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni (uno per quartiere)

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia¶

Questo titolo è stato pensato per gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, non per quelli da essi prodotti. Si ricordi che la classificazione riguarda la materia, non l’autore del documento, non le funzioni, ma il funzionamento dell’organo.

Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune. In questo caso si è proposto il numero massimo pensabile di classi. Non tutte le classi verranno sempre utilizzate (si pensi, ad esempio, alla classe 13), ma devono comunque essere previste.

Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei Comuni che hanno realizzato il decentramento: anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a quanto stabilito nei singoli statuti.

Sindaco
Vice-sindaco
Consiglio
Presidente del Consiglio
Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
Gruppi consiliari
Giunta
Commissario prefettizio e straordinario
Segretario e Vice-segretario
Direttore generale e dirigenza
Revisori dei conti
Difensore civico
Commissario ad acta
Organi di controllo interni
Organi consultivi
Consigli circoscrizionali
Presidenti dei Consigli circoscrizionali
Organi esecutivi circoscrizionali
Commissioni dei Consigli circoscrizionali
Segretari delle circoscrizioni
Commissario ad acta delle circoscrizioni
Conferenza dei Presidenti di quartiere

Repertori:

Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

Titolo III. Risorse umane¶

Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone.

Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.

Concorsi, selezioni, colloqui
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi; mobilità
Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
Retribuzioni e compensi
Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
Servizi al personale su richiesta
Orario di lavoro, presenze e assenze
Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
Formazione e aggiornamento professionale
Collaboratori esterni

Serie:

Fascicoli del personale: un fascicolo per ogni dipendente o assimilato

Repertori:

Registro infortuni
Elenco degli incarichi conferiti
Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali¶

In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai Comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, quelle relative alla titolarità e gestione del patrimonio comunale, di natura sia immobile sia mobile; alla acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attività e funzioni finali.

Talune attività del titolo sono state indicate adottando la terminologia dell’atto finale.

Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
Partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Beni immobili
Beni mobili
Economato
Oggetti smarriti e recuperati
Tesoreria
Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
Pubblicità e pubbliche affissioni

Repertori:

Mandati
Reversali
Concessioni di occupazione suolo pubblico
Concessioni di beni del demanio statale
Elenco dei fornitori (facoltativo)

Titolo V. Affari legali¶

Si è deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali, nonostante l’obiezione che quasi sempre essi si inseriscono all’interno di un procedimento, per due motivi: prima di tutto perché la funzione si configura come eccezionale e straordinaria, poi perché talvolta le azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, come ha fatto giustamente notare qualcuno, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso (ad esempio, citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade); anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile, il contenzioso si configura come sub-procedimento specialistico; è opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente.

Contenzioso
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
Pareri e consulenze

Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio¶

Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle denominazioni la varietà di procedimenti censiti.

Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale
Edilizia privata
Edilizia pubblica
Opere pubbliche
Catasto e Sistema Informativo Geografico
Viabilità
Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
Protezione civile ed emergenze

Repertori:

Concessioni edilizie

Titolo VII. Servizi alla persona¶

Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai Comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), dei servizi socio-assistenziali (classi 8-14)120. La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni, che assorbono una cospicua mole di attività dei Comuni, è motivata dalla constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.

Attualmente il Comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell’istruzione, certo più limitate rispetto al passato recente e remoto, quando era responsabile ad esempio della prima alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione. A parte la gestione diretta degli asili-nido e delle scuole materne comunali, che costituiscono una fetta molto consistente della sua attività, ad esso spettano funzioni di supporto, di consulenza e di fornitura di servizi.

Grandi possibilità di intervento hanno i Comuni nel settore della cultura e dello sport, settore strategico per la promozione della dignità della persona e per lo sviluppo dell’identità collettiva; per l’organizzazione del carteggio relativo è parso sufficiente prevedere solo tre classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e la terza relativa alle iniziative concrete.

Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai Comuni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della società, si è lasciata cadere la logica del titolario Astengo, che individuava i destinatari dei servizi e si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque diretto.

Rispetto all’edizione precedente è stata inserita la classe 15. Politiche per il sociale, che intende comprendere tutte le iniziative “al positivo”, cioè tutto quello che un Comune può programmare per migliorare il benessere sociale della cittadinanza, una volta fronteggiate le emergenze e le difficoltà previste nelle classi precedenti.

Diritto allo studio e servizi
Asili nido e scuola materna
Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)
Attività ed eventi culturali
Attività ed eventi sportivi
Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale
Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
Informazione, consulenza ed educazione civica
Tutela e curatela di incapaci
Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
Attività ricreativa e di socializzazione
Politiche per la casa
Politiche per il sociale

Repertori:

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)
Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali

Titolo VIII. Attività economiche¶

I Comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso complementari a quelle esercitate da altri enti, ad esempio le province: talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati, talora devono rilasciare autorizzazioni etc. La novità introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attività produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perché gli consente di ridurre i tempi burocratici. Poiché gli interventi dei Comuni sulle attività economiche possono essere molto variegati, si è preferito prevedere classi molto generali in grado di assicurare l’apertura di fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate.

Agricoltura e pesca
Artigianato
Industria
Commercio
Fiere e mercati
Esercizi turistici e strutture ricettive
Promozione e servizi

Serie:

Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche

Repertori:

Repertorio delle autorizzazioni artigiane
Repertorio delle autorizzazioni commerciali
Repertorio delle autorizzazioni turistiche

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica¶

Questo titolo è dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto sociale e amministrativo, tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini; comprende inoltre le funzioni, residue rispetto al passato e tutte delegate, connesse con il controllo dell’individuo singolo o associato.

Prevenzione ed educazione stradale
Polizia stradale
Informative
Sicurezza e ordine pubblico

Repertori:

Autorizzazioni di pubblica sicurezza
Verbali degli accertamenti

Titolo X. Tutela della salute¶

Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa definisce le funzioni dei Comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale. Merita rilevare come le funzioni attualmente attribuite ai Comuni dopo l’entrata a regime della riforma sanitaria siano estremamente circoscritte rispetto a quanto avveniva in tempi passati.

Salute e igiene pubblica
Trattamenti Sanitari Obbligatori
Farmacie
Zooprofilassi veterinaria
Randagismo animale e ricoveri

Repertori:

Repertorio delle autorizzazioni sanitarie
Repertorio delle concessioni di agibilità

Titolo XI. Servizi demografici¶

Le funzioni dei Comuni in materia demografica rientrano fra quelle delegate dallo Stato e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita fra quelle riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia mortuaria, che nel titolario Astengo compariva connesso – con indubbia contraddizione in terminos – con la categoria IV Sanità ed igiene, perché in sostanza gli adempimenti burocratici complessi e di diversa natura connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il Comune esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”. Si precisa che la costruzione del cimitero è funzione edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha il medesimo significato di semplificazione amministrativa e archivistica compiuta per l’industria con l’istituzione dello sportello unico per le attività produttive.

Stato civile
Anagrafe e certificazioni
Censimenti
Polizia mortuaria e cimiteri

Repertori:

Registro dei nati
Registro dei morti
Registro dei matrimoni
Registro di cittadinanza
Registro della popolazione
Registri di seppellimento
Registri di tumulazione
Registri di esumazione
Registri di estumulazione
Registri di cremazione
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche

Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari¶

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari.

Albi elettorali
Liste elettorali
Elezioni
Referendum
Istanze, petizioni e iniziative popolari

Repertori:

Verbali della commissione elettorale comunale
Verbali dei presidenti di seggio

Titolo XIII. Affari militari¶

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nell’ambito dell’espletamento di pratiche residue relative a funzioni ormai inesistenti per quanto concerne la leva militare obbligatoria.

Leva e servizio civile sostitutivo
Ruoli matricolari
Caserme, alloggi e servitù militari
Requisizioni per utilità militari

Titolo XIV. Oggetti diversi¶

Nota

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