6- Regole di smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti ricevuti

Il presente capitolo riporta le regole di smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti ricevuti.

6.1 Regole disponibili con il SdP

Lo smistamento e l’assegnazione dei documenti avviene in base al modello delle competenze, così come definito nella struttura organizzativa dell’Ente e sulla base di criteri stabiliti dal Segretario Generale e dai Dirigenti.

6.2 Attività di smistamento, presa in carico ed assegnazione dei documenti

La posta in arrivo viene prima di tutto protocollata e successivamente smistata ad ambiti organizzativi diversi secondo le regole e peculiarità definite da ciascuna UOR nell’ambito della sua autonomia organizzativa.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato all’ufficio competente. Quest’ultimo è di norma identificato con la UOR.

Ciascuna UOR può individuare, formalizzandoli, ambiti organizzativi di livello inferiore, nel rispetto del principio di adeguatezza, attinenza e proporzionalità, qualora agli stessi corrisponda effettivamente un gruppo di lavoro che gestisce determinate istruttorie.

Lo smistamento garantisce la visibilità del documento a tutti i componenti dell’unità destinataria, che saranno tutti investiti della responsabilità della trattazione.

Il soggetto dell’unità, che effettua la presa in carico, agisce per tutta l’unità di appartenenza ed è responsabile dell’effettuazione degli adempimenti connessi.

Il sistema gestionale registra chi effettua tale operazione (presa in carico). Solo una volta che la pratica è completamente conclusa si dovrà attivare il comando “eseguito” che comporterà l’archiviazione del documento e l’eliminazione dalla scrivania virtuale dell’interfaccia dell’applicativo gestionale. Il documento sarà comunque visibile nelle maschere di ricerca secondo criteri legati alle abilitazioni possedute. E’ necessario che siano individuati ambiti organizzativi composti da più di un soggetto, in quanto, in caso di assenza il documento potrebbe rimanere fermo (cioè non trattato). Lo smistamento può essere effettuato per competenza e per conoscenza. Nel primo caso l’ufficio destinatario deve compiere delle operazioni sul documento (gestire la pratica, fascicolare, effettuare successive lavorazioni e istruttorie), nel secondo invece l’ufficio viene semplicemente informato dell’arrivo del documento.

Con l’assegnazione si provvede all’inoltro di un documento ad un singolo soggetto o ad un numero ristretto di soggetti. Si individua quindi con precisione chi deve gestire la pratica conferendogli (o conferendo loro) la responsabilità di esclusiva trattazione della stessa. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando per ciascuno, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

Nel caso di documento cartaceo, l’originale viene di norma trasmesso all’UOR tramite:

  • cassette aperte per ogni UOR (al ritiro giornaliero provvedono direttamente le UOR con proprio personale);
  • consegna diretta ad ogni UOR (giornalmente il personale addetto provvede a consegnare i documenti ai Servizi competenti in busta chiusa).

6.3 Corrispondenza di particolare rilevanza

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato, può essere inviato anche al Segretario Generale e al Capo di Gabinetto del Sindaco.

6.4 Modifica degli smistamenti e delle assegnazioni

Nel caso di smistamento o assegnazione errati, l’ufficio che riceve il documento provvede ad effettuare il “rifiuto” del documento tramite il sistema gestionale. Ciò consente all’ufficio mittente di procedere ad un nuovo smistamento o assegnazione e all’errato destinatario di non mantenere i privilegi di visione e conoscenza che gli sono stati erroneamente attribuiti. Qualora il documento sia stato trasmesso anche in formato cartaceo, lo stesso deve essere restituito all’Ufficio che lo ha inviato. In un’ottica di celerità e semplificazione l’Ufficio che riceve per errore un documento non di propria pertinenza ma destinato ad altro soggetto della propria UOR, potrà inoltrarlo direttamente all’Ufficio competente, eventualmente segnalando l’errore al mittente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che eventualmente prende avvio dal documento decorrono comunque dalla data di protocollazione.

Tutte le operazioni di modifica, smistamento ed assegnazione dei documenti sono tracciate dal SdP.

Nota

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