Manuale di gestione del protocollo informatico, del documento informatico e della conservazione del Comune di Palermo¶

Versione in bozza non vigente. Prima bozza: novembre 2019 | revisione n.1: dicembre 2020 | revisione n.2: dicembre 2021 | revisione n.3: dicembre ottobre 2022

Area Organizzativa Omogenea del Comune di Palermo: unica - Codice IPA: c_g273

Fonte delle informazioni contenute nel «Manuale»¶

La fonte del documento è il “Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio” della Provincia di Pistoia, approvato con Decreto Presidenziale. n. 101 del 12/04/2017.

Il presente Manuale coincide, nei principali contenuti, con il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Nell’elaborare il Manuale del Comune di Palermo è stata effettuata una ricognizione online per analizzare analoghi manuali redatti recentemente da altre pubbliche amministrazioni. E’ stato scelto tra tanti il manuale della Provincia di Pistoia e dell’AGID in quanto essi trattano un’ampia casistica di situazioni in cui si può ritrovare quotidianamente il personale di un grande comune nella gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio.

Il Manuale prodotto è stato adattato alle esigenze del Comune di Palermo.

Importante

Il presente Manuale - prima di essere adottato in Giunta - va verificato alla luce delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (pubblicate in Gazzetta Ufficiale al n. 259 del 19 ottobre 2020).

Avvertimento

LE LINEE GUIDA AGID [LINK] ABROGANO LE SEGUENTI NORME PRECEDENTI

A partire dalla data di applicazione delle Linee Guida AGID, sono abrogati:

il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, ad eccezione dell’art. 13 che rimane in vigore fino all’emanazione delle Linee guida di cui all’art. 29 del CAD.

Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee guida AGID sono abrogate tutte le disposizioni fatte salve le seguenti:

art. 2 comma 1 [Oggetto e ambito di applicazione. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del testo unico.]
art. 6 [Funzionalità. 1. Il sistema di protocollo informatico comprende la «funzionalità minima». 2. Le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice, al fine di dare attuazione alle disposizioni introdotte dal Codice stesso, acquisiscono o realizzano le funzionalità aggiuntive sulla base del rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento dei servizi e di effi cienza operativa. 3. Le funzionalità aggiuntive condividono con la funzionalità minima almeno i dati identificativi dei documenti di cui agli articoli 53, 55 e 56 del testo unico.]
art. 9 [Formato della segnatura di protocollo. 1. Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’art. 53, comma 5, del testo unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’art. 55 del testo unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato: a) codice identificativo dell’amministrazione; b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea; c) codice identificativo del registro; d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’art. 20, comma 2; e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’art. 57 del testo unico.]
art. 18 commi 1 e 5 [Modalità di registrazione dei documenti informatici. 1. Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del testo unico e dall’art. 9 del presente decreto. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione. 5. L’eventuale indicazione dell’ufficio utente, ovvero del soggetto, destinatario del documento, va riportata nella segnatura di protocollo secondo le modalità ed i formati previsti agli articoli 20 e 21.]
art. 19 [Impronta del documento informatico. 1. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta di cui all’art. 53, comma 1, lettera f) , del testo unico, va calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo. 2. La funzione crittografica di hash da impiegare per la generazione dell’impronta di cui al comma 1 è definita nella deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45, e successive modificazioni, recante le regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.]
art. 20 [Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi. 1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition), definito e aggiornato periodicamente dall’Agenzia per l’Italia digitale con provvedimento reso disponibile sul proprio sito. 2. Con il provvedimento di cui al comma 1 sono definiti e aggiornati periodicamente gli standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni scambiate tra le amministrazioni pubbliche e associate ai documenti protocollati.]
art. 21 [Informazioni da includere nella segnatura. 1. Oltre alle informazioni di cui all’art. 9, il file di cui all’art. 20, comma 1 contiene le seguenti informazioni minime: a) l’oggetto; b) il mittente; c) il destinatario o i destinatari. 2. Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate una o più delle seguenti informazioni incluse anch’esse nello stesso file: a) indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento; b) indice di classificazione; c) identificazione degli allegati; d) informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento. 3. Qualora due o più amministrazioni stabiliscano di scambiarsi informazioni non previste tra quelle definite al comma 2, le stesse possono estendere il fi le di cui all’art. 20, comma 1, includendo le informazioni specifiche stabilite di comune accordo, nel rispetto delle indicazioni tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia digitale.]

ATTENZIONE ALLE SEGUENTI ULTERIORI ABROGAZIONI ↓

Sempre a far data dalla data di applicazione delle Linee guida AGID, la circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell’AgID in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita dall’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati” delle Linee Guida AGID.

Restano efficaci le disposizioni di cui alla Circolare n. 65 del 10 aprile 2014, fino all’entrata in vigore delle Linee Guida previste AGID dall’art. 29 del CAD. (L’art. 29, comma 1, del CAD prevede che “I soggetti che intendono fornire servizi fiduciari qualificati o svolgere l’attività di gestore di posta elettronica certificata o di gestore dell’identità digitale di cui all’articolo 64 presentano all’AgID domanda di qualificazione, secondo le modalità fissate dalle Linee guida. I soggetti che intendono svolgere l’attività di conservatore di documenti informatici presentano all’AgID domanda di accreditamento, secondo le modalità fissate dalle Linee guida”).

1- Principi generali¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

1.1 Premessa¶

II decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 concernente le «Regole tecniche per il protocollo informatico”, articolo 3, comma 1, lettera d), prevede l’adozione del manuale di gestione per tutte le amministrazioni di cui all’articolo 2, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’Amministrazione Digitale. Il manuale di gestione, disciplinato dal successivo art. 5, comma 1, «descrive il sistema di gestione anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.

Il presente manuale di gestione è la concreta attuazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2019 a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), che costituiscono la nuova versione aggiornata delle regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.

In questo ambito è previsto che ogni amministrazione pubblica individui una o più Aree Organizzative Omogenee, all’interno delle quali sia nominato un responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 50 del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 28 dicembre 2000).

Obiettivo del Manuale di gestione è descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili per gli addetti al servizio e per i soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l’amministrazione. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l’infrastruttura di base tecnico-funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’attività dell’amministrazione comunale. Il manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il presente documento, pertanto, si rivolge non solo agli operatori di protocollo, ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l’amministrazione.

1.2 Ambito di applicazione del manuale¶

Il presente manuale è adottato ai sensi delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2019 a cura dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID) dell’art. 3 , comma 1, lett. d) del DPCM 3 dicembre 2013, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.

Il manuale si applica all’intera Area Organizzativa Omogenea del Comune di Palermo.

Il manuale descrive allo stato attuale le attività di formazione, gestione (registrazione, classificazione, fascicolazione) dei documenti ed archiviazione degli stessi, oltre che il flusso di lavorazione dei documenti del Comune di Palermo.

Fanno parte del presente Manuale gli allegati delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ed in particolare:

Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell’effettivo ricevimento e della spedizione di un documento.

1.2.1. Principi generali della gestione documentale¶

La gestione documentale è un processo che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione. Nell’ambito di ognuna delle suddette fasi si svolgono una serie di attività che si distinguono per complessità, impatto, natura, finalità e/o effetto, anche giuridico, alle quali corrispondono approcci metodologici e prassi operative distinte.

La gestione documentale, affinché possa essere efficiente e sicura, deve essere necessariamente presidiata da specifiche procedure e strumenti informatici, in grado di governare con efficacia ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento ed effettuata secondo i principi generali applicabili in materia di trattamento dei dati personali anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Un corretto processo di gestione del documento sin dalla fase di formazione rappresenta, infatti, la migliore garanzia per l’adempimento degli obblighi tipici della gestione degli archivi.

Dal punto di vista archivistico, si distinguono tre fasi di gestione in ragione delle diverse modalità di organizzazione ed utilizzo dei documenti:

archivio corrente: riguarda i documenti necessari alle attività correnti;
archivio di deposito: riguarda i documenti ancora utili per finalità amministrative o giuridiche, ma non più indispensabili per la trattazione delle attività correnti;
archivio storico: riguarda i documenti storici selezionati per la conservazione permanente.

Nella fase di formazione devono essere perseguiti obiettivi di qualità, efficienza, razionalità, sistematicità, accessibilità e coerenza alle regole tecniche che presidiano la formazione dei documenti informatici, tenendo in debito conto le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano tipico dell’amministrazione. Al tal fine, risulta decisivo avvalersi del presente manuale di gestione documentale, di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management e di applicativi informatici ai sensi degli articoli 68 e 69 del CAD, che si basino su elevati livelli di automazione ed interoperabilità in grado di operare nel web. In un contesto in continua trasformazione, il manuale di gestione documentale deve essere sottoposto a continuo aggiornamento, in ragione dell’evoluzione tecnologica e dell’obsolescenza degli oggetti e degli strumenti digitali utilizzati. Allo stesso modo, anche i processi e le attività che governano la fase di formazione dei documenti informatici devono essere sottoposti ad un costante lavoro di valutazione, monitoraggio, ri-progettazione e reingegnerizzazione. L’adozione del manuale di gestione documentale e di conservazione non risponde solo ad esigenze pratico-operative, ma rappresenta un preciso obbligo al quale fa seguito l’ulteriore obbligo della sua pubblicazione sul sito istituzionale dell’ente.

La gestione dei documenti informatici prosegue con il suo trasferimento in un sistema di conservazione da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD e dal presente manuale.

Nell’ambito della gestione documentale possono essere necessarie attività di riversamento dei documenti in altro formato diverso da quello originale. Tale riversamento può avvenire più volte nella gestione del documento informatico e in diversi momenti per finalità gestionali o conservative.

Accanto a queste fasi “essenziali” del ciclo di vita, vanno, altresì, esaminate quelle eventualmente rilevanti, specialmente con riferimento ai riversamenti e al documento amministrativo informatico, in caso di protocollazione e pubblicazione del documento informatico.

In ambito digitale gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale o comunque derivanti dalla normativa in materia di trasparenza devono essere assolti con la pubblicazione nei rispettivi siti web istituzionali. Affinché il processo di pubblicazione on line possa generare un prodotto atto ad assolvere i predetti obblighi è necessario che esso garantisca la conformità di quanto pubblicato all’originale, l’autorevolezza dell’ente emanatore e del sito web, la validità giuridica dei documenti e quindi la loro veridicità, efficacia e perdurabilità nel tempo.

1.3 Definizioni e acronimi¶

Ai fini del presente manuale si intende per:

«Amministrazione», Il Comune di Palermo;
«Codice dell’Amministrazione Digitale «, il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche e integrazioni;
“Codice dei beni culturali” il D. Lgs. 22.1.2004, n. 42 recante il “codice dei beni culturali e del paesaggio”;
«Regole tecniche per il protocollo «, il D.P.C.M. 3 dicembre 2013 concernente le «Regole tecniche per il protocollo informatico” soltanto per i seguenti articoli: art. 2 comma 1; art. 6; art. 9; art. 18 commi 1 e 5; art. 19; art. 20; art. 21. Gli altri articoli sono stati abrogati dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, paragrafo 1.9
Regole tecniche per la conservazione, il D.P.C.M. 13 novembre 2014, recante Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al D. Lgs. n. 82 del 2005
«Testo Unico», il D.P.R. 20 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

Per l’elenco completo delle definizioni vedasi l’allegato 1.

Di seguito si riportano gli acronimi utilizzati più frequentemente:

AOO - Area Organizzativa Omogenea denominata Comune di Palermo;
CGD - Coordinatore della gestione documentale;
PORTALE DEI SERVIZI ONLINE - la piattaforma informatica disponibile online che rende pubblici tutti gli atti amministrativi prodotti dall’Amministrazione, oggetto di pubblicazione nell’Albo Pretorio, e che i cittadini e le aziende utilizzano per lo scambio documentale con il Comune di Palermo, previa autenticazione con credenziali;
SCRIVANIA VIRTUALE – Denominazione dell’applicativo che include i moduli relativi alle procedure di protocollo informatico e gestione dei documenti informatici;
IOP – Interoperabilità di protocollo tra pubbliche amministrazioni;
IPA - Indice delle Pubbliche Amministrazioni;
RPA - Responsabile del Procedimento Amministrativo - il dipendente che ha la responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi ad un affare;
RSP - Responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, e dell’archivio;
RTP - Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo; coincide con la Società Informatica comunale SISPI SpA.;
SdP - Servizio di protocollo informatico;
SMTP – servizio per la trasmissione via internet di email;
UOP - Unità Organizzative di registrazione di Protocollo - rappresentano gli uffici che svolgono attività di registrazione di protocollo;
UOR - Uffici Organizzativi di Riferimento - un insieme di uffici che, per tipologia di mandato istituzionale e competenza, di funzione amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato;
UU - Ufficio Utente - un ufficio dell’AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal servizio di protocollo informatico; ovvero il soggetto, destinatario del documento, così come risulta dai campi opzionali della segnatura di protocollo.

Per le norme ed i regolamenti di riferimento vedasi l’elenco riportato nell”allegato 2.

1.4 Area Organizzativa Omogenea e modello organizzativo adottato¶

Per la gestione dei documenti, viene individuata un’unica Area Organizzativa Omogenea (AOO), denominata “Comune di Palermo”, che comprende tutte le diverse strutture organizzative in cui si articola l’Ente. Ai fini della gestione del sistema documentario all’interno del Comune di Palermo sono individuati una pluralità di Uffici Organizzativi di Riferimento (UOR).

Il sistema di protocollazione adottato dal Comune di Palermo è unico, ed è accentrato per la corrispondenza in entrata nonché per la documentazione pervenuta a mezzo PEC istituzionale e tramite interoperabilità; è decentrato per la corrispondenza in uscita e interna attraverso tutti gli UOR (che svolgono anche i compiti di UOP).

1.5 Servizio per la gestione informatica del protocollo¶

Nella AOO è istituito il servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi.

Al suddetto servizio è preposto il Responsabile del Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (di seguito RSP).

Le attività afferenti al Servizio di Protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, sono coordinate da un dirigente, il Coordinatore della gestione documentale (di seguito CGD) .

In relazione alla modalità di fruizione del servizio di protocollo adottata dalla AOO, è compito del servizio:

dare attuazione al presente manuale di gestione del protocollo informatico;
provvedere alla pubblicazione del manuale sul sito istituzionale dell’amministrazione;
abilitare gli utenti dell’AOO all’utilizzo del SdP e definire per ciascuno di essi il tipo di funzioni più appropriate tra quelle disponibili;
garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo;
garantire la corretta conservazione della copia del registro giornaliero di protocollo;
sollecitare il ripristino del servizio in caso di indisponibilità del medesimo;
garantire il buon funzionamento degli strumenti interni all’AOO e il rispetto delle procedure concernenti le attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso dall’esterno e le attività di gestione degli archivi;
autorizzare le eventuali operazioni di annullamento della registrazione di protocollo;
vigilare sull’osservanza delle disposizioni delle norme vigenti da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
curare l’apertura, l’uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza con gli strumenti e le funzionalità disponibili nel SdP.

1.6 Copie di riserva¶

E” garantita la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati ai sensi della normativa vigente; alla fine di ogni giornata lavorativa i dati vengono salvati su supporti informatici rimovibili e su apposita cartella riservata ubicata in sede diversa da quella ove posto il server del protocollo informatico, a cura dei Servizi Informatici.

Nell’ambito del servizio di gestione informatica del protocollo, al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, al termine della giornata lavorativa, il registro giornaliero informatico di protocollo, viene protocollato automaticamente dalla procedura e inviato in conservazione ai sensi della normativa vigente.

1.7 Firma digitale¶

Per l’espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all’attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico e di gestione documentale, l’Amministrazione fornisce la firma digitale o elettronica qualificata ai soggetti da essa delegati a rappresentarla.

1.8 Tutela dei dati personali¶

L’Amministrazione titolare dei dati di protocollo e dei dati personali, comuni, sensibili e/o giudiziari, contenuti nella documentazione amministrativa di propria competenza ottempera al dettato del regolamento UE GDPR n. 2016/679.

1.9 Caselle di Posta Elettronica¶

L’AOO si è dotata di una casella di posta elettronica certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita pubblicata sulla home page del sito internet istituzionale. Tale casella costituisce l’indirizzo virtuale della AOO e di tutti gli uffici (UOR) che ad essa fanno riferimento ed è collegata al SdP.

L’Amministrazione munisce i propri dipendenti di una casella di posta elettronica convenzionale. E’ possibile creare ulteriori caselle di posta elettronica condivise tra più utenti per la gestione di specifiche esigenze degli UOR/UU.

1.10 Sistema di classificazione dei documenti¶

Per la classificazione dei documenti viene utilizzato il Titolario indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni https://www.agid.gov.it/piattaforme/sistema-gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali-protocollo-informatico (sezione “Documenti di indirizzo”), denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005. Il Titolario dettagliato è descritto nell’allegato 4.

1.11 Formazione¶

Nell’ambito dei piani formativi richiesti a tutte le amministrazioni sulla formazione e la valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni, l’Amministrazione deve garantire percorsi formativi specifici e generali che coinvolgono tutte le figure professionali con specifico riferimento:

all’uso dell’applicativo per l’implementazione del sistema di protocollo informatico;
ai processi di semplificazione ed alle innovazioni procedurali necessarie per una corretta gestione dei flussi documentali;
agli strumenti ed alle tecniche per la gestione digitale delle informazioni, con particolare riguardo alle politiche di sicurezza e della conservazione;
alla materia archivistica, imprescindibile per poter creare e gestire fascicoli digitali.

1.12 Accreditamento dell’AOO all” IPA¶

L’Amministrazione, nell’ambito degli adempimenti previsti, si è accreditata presso l’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), tenuto e reso pubblico dalla medesima, fornendo le informazioni che individuano l’amministrazione stessa.

Il codice identificativo “c_g273” è stato generato e attribuito autonomamente dall’Amministrazione. L’indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’Amministrazione comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa.

Il referente dell’Amministrazione, per l’IPA è stato individuato all’interno dei Servizi Informatici nella figura del RTP.

1.13 Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi della AOO¶

L’amministrazione ha avviato procedure tali da consentire, in coerenza con le disposizioni normative e regolamentari in materia (con particolare riferimento alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici), che nella AOO siano prodotti, gestiti, inviati e conservati solo documenti informatici.

È prevista la riproduzione su carta degli originali informatici firmati e protocollati solo nel caso in cui il destinatario non sia nelle condizioni di ricevere e visualizzare i documenti informatici.

Gli eventuali documenti cartacei ricevuti, dopo registrazione e segnatura di protocollo, sono sottoposti al processo di scansione per la loro dematerializzazione.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-1

2- Eliminazione dei registri di Protocollo diversi dal registro ufficiale di Protocollo informatico¶

II presente capitolo riporta la pianificazione, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico.

2.1 Piano di attuazione¶

In coerenza con quanto previsto e disciplinato dal presente manuale tutti i documenti inviati e ricevuti dall’Amministrazione sono registrati all’interno del registro di protocollo informatico, compresa la posta interna soggetta a registrazione di protocollo.

Tutti i protocolli diversi dal protocollo informatico, sono da considerarsi di fatto e di diritto aboliti ad esclusione di quelli soggetti a registrazione particolare dell’Ente.

2.2 Controllo¶

In generale il RSP provvede al monitoraggio dell’operato di tutte le UOP per verificarne la conformità ai contenuti del presente Manuale. In particolare RSP esegue periodicamente controlli a campione per la verifica del corretto uso dell’unico registro di protocollo.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-2

3- Formazione dei documenti informatici¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Il presente capitolo descrive le procedure adottate per la formazione, la gestione, la trasmissione, l’interscambio, l’accesso e la conservazione dei documenti informatici, anche in relazione alle norme sulla protezione dei dati personali e alle misure di sicurezza.

I documenti e le informazioni trattate dall’AOO sono disponibili, integre e riservate.

I dati personali comuni, sensibili e/o giudiziari vengono custoditi in modo da ridurre al minimo, mediante l’adozione di idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta, in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla loro natura e alle specifiche caratteristiche del trattamento.

I dati personali registrati nel log del sistema operativo, del sistema di controllo degli accessi e delle operazioni svolte con il SdP, saranno conservati secondo le vigenti norme e saranno consultati solo in caso di necessità.

3.1 Formazione dei documenti informatici¶

Attenzione

da verificare tutto il paragrafo

Il contenuto del presente paragrafo si applica, salvo ove diversamente specificato, ai soggetti di cui all’art. 2 commi 2 e 3 del CAD.

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

Punto 1- creazione tramite l’utilizzo di strumenti software che assicurino la produzione di documenti nei formati previsti nell’allegato “formati di file e riversamento” allegato alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;

Punto 2- acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; m

Punto 3- memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente;

Punto 4- generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Il documento informatico deve essere identificato in modo univoco e persistente. Nel caso dell’Amministrazione, l’identificazione dei documenti oggetto di registrazione di protocollo è rappresentata dalla segnatura di protocollo univocamente accoppiata al documento. L’identificazione dei documenti non protocollati è affidata alle funzioni del sistema di gestione documentale. In alternativa l’identificazione univoca può essere realizzata mediante associazione al documento di una sua impronta crittografica basata su funzioni di hash che siano ritenute crittograficamente sicure.

Il documento informatico è immodificabile se la sua memorizzazione su supporto informatico in formato digitale non può essere alterata nel suo accesso, gestione e conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo il sopracitato punto 1), l’immodificabilità e l’integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonei criteri di sicurezza;
versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo il sopracitato punto 2) l’immodificabilità ed integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni mediante:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata;
memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino idonee politiche di sicurezza;
versamento ad un sistema di conservazione.

Nel caso di documento informatico formato secondo i sopra citati punti 3) e 4) le caratteristiche di immodificabilità e di integrità sono garantite da una o più delle seguenti operazioni:

apposizione di una firma elettronica qualificata o di un sigillo elettronico qualificato o firma elettronica avanzata
registrazione dell’esito dell’operazione di formazione del documento informatico, compresa l’applicazione di misure per la protezione dell’integrità delle basi di dati e per la produzione e conservazione dei log di sistema;
produzione di una estrazione statica dei dati e il trasferimento della stessa nel sistema di conservazione.

La certezza dell’autore è la capacità di poter associare in maniera certa e permanente il soggetto che ha sottoscritto il documento stesso.

Al momento della formazione del documento informatico immodificabile, devono essere generati e associati permanentemente ad esso i relativi metadati. L’insieme minimo dei metadati, come definiti nell’allegato 5 “Metadati” delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, è costituito da:

l’identificativo alfanumerico univoco e persistente;
il riferimento temporale;
l’oggetto;
il soggetto che ha formato il documento;
il destinatario, se presente;

Punto 5) l’impronta crittografica del documento informatico (eventualmente contenuta in una firma, sigillo o marcatura temporale elettronica e qualora non già coincidente con l’identificativo univoco).

Eventuali ulteriori metadati sono definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e conservative, in conformità a quanto previsto nell’Allegato 5 “Metadati” delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

La disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico sono garantite attraverso l’adozione di specifiche politiche e procedure predeterminate dall’ente, in conformità con le disposizioni vigenti in materia di accesso e protezione dei dati personali. Tali politiche e procedure sono contenute nel manuale di gestione documentale. L’evidenza informatica corrispondente al documento informatico immodificabile è prodotta in uno dei formati contenuti nell’Allegato 2 “Formati di file e riversamento” delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici ove sono specificate, anche, le caratteristiche e i criteri di scelta del formato stesso.

3.1.1 Formazione dei documenti informatici – aspetti attinenti alla sicurezza¶

Le risorse strumentali e le procedure utilizzate per la formazione dei documenti informatici garantiscono:

l’identificabilità del soggetto che ha formato il documento e l’AOO di riferimento;
la sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, con firma digitale ai sensi delle vigenti norme tecniche;
l’idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico;
l’accesso ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati;
la leggibilità dei documenti nel tempo;
l’interscambiabilità dei documenti all’interno della stessa AOO e con AOO diverse.

I documenti dell’AOO sono prodotti con l’ausilio di applicativi di automazione ufficio nel rispetto dei criteri indicati dall’allegato 2 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

I documenti informatici redatti dall’AOO con i prodotti d’automazione ufficio sono convertiti (prodotti), prima della loro sottoscrizione con firma digitale, nei formati standard indicati dall’allegato 2 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 dall’allegato “Formati di file e riversamento” delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, al fine di garantire la leggibilità per altri sistemi, la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura del documento.

Per attribuire in modo certo la titolarità del documento, lo stesso è sottoscritto con firma digitale o altra firma elettronica apposta ai sensi del D.P.C.M. 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”

Per garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità, nonché attribuire una data certa a un documento informatico prodotto all’interno della AOO, si applicano le regole di cui al D.P.C.M. 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.”

3.2 Generazione e gestione dei documenti informatici¶

I sistemi informatici del Comune di Palermo destinati ad erogare il servizio di protocollo informatico sono conformi alle specifiche previste dalla normativa vigente al momento della presa d’atto del presente Manuale da parte della Giunta Comunale.

I sistemi informatici che ospitano i file utilizzati come deposito dei documenti sono configurati in maniera da consentire:

l’accesso ai documenti solo tramite il protocollo informatico e mai direttamente ai file che li contengono;
la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l’identificabilità dell’utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

Il sistema di gestione informatica dei documenti:

garantisce la disponibilità, la riservatezza e l’integrità dei documenti e del registro di protocollo;
assicura la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;
consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di «privacy», con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari;
consente la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato;
consente la produzione del “registro giornaliero di protocollo” (ai sensi dell’art. 52, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445). L’art. 7, comma 5 del DPCM 3.12.2013, in tema di misure di sicurezza dei sistemi di protocollo informatico, prevede che il registro giornaliero di protocollo sia trasmesso, entro la giornata lavorativa successiva a quella della sua produzione, al Sistema di Conservazione, garantendone l’immodificabilità del contenuto.

3.2.1 I contenuti del registro giornaliero di protocollo¶

Il registro giornaliero di protocollo deve ricomprendere le informazioni minime richieste dall’art. 53, comma 1, del DPR 445/2000 e [dalla Circolare n. 60 del 2013 ] dall’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati”. In particolare, la registrazione di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito richiede la memorizzazione delle seguenti informazioni:

il numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema;
la data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
l’oggetto del documento;
la data e il protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica;
indicazione del registro nell’ambito del quale è stata effettuata la registrazione.

Il registro giornaliero di protocollo deve contenere, in modo ordinato e progressivo, l’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno.

La scelta dei formati idonei alla conservazione del Registro giornaliero di protocollo deve essere strumentale a che il documento assuma le caratteristiche di immodificabilità e di staticità e a tal uopo è necessario fare riferimento all’allegato 2, denominato “Formati”, delle regole tecniche.

Come consigliato dall’Agenzia per l’Italia Digitale nel documento “Istruzioni per la produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo”, è opportuno privilegiare formati le cui specifiche tecniche siano pubbliche, utilizzando quelli che abbiano ricevuto l’approvazione di organismi internazionali che definiscono norme tecniche (ISO, CEN, ECMA, W3C ecc.). Possono essere validamente utilizzati i seguenti formati:

Portable Document Format (PDF), tra cui si suggerisce l’uso del formato PDF/A creato per l’archiviazione nel lungo periodo;
Office Open XML nella sua estensione DOCX;
Open Document (ODF);
TXT (Codifica UTF 8);
XML;
JPEG;
PNG.

In ogni caso il Registro giornaliero di protocollo inviato al Sistema di Conservazione dovrà essere privo di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.

I metadati da associare al Registro giornaliero di protocollo, comprensivi dei metadati minimi individuati per tutte le tipologie documentali, sono

Identificativo univoco e persistente
Data di chiusura (data di creazione del registro)
Soggetto produttore (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale; qualora il registro è generato automaticamente dal sistema informatico, il nome dell’operatore può essere sostituito dall’indicazione della denominazione di tale sistema)
Soggetto produttore 2 (Operatore che ha prodotto il Registro - Nome, Cognome, Codice fiscale)
Destinatario (Nome, Cognome, Codice fiscale se disponibile)
Impronta del documento informatico
Codice identificativo dell’amministrazione (codice IPA)
Denominazione dell’amministrazione
Codice identificativo dell’area organizzativa omogenea
Responsabile (Responsabile della gestione documentale o Responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico - Nome, Cognome, Codice fiscale)
Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”, “Registro giornaliero delle modifiche di protocollo”, ecc.)
Codice identificativo del registro
Numero progressivo del registro
Anno
Numero della prima registrazione effettuata sul registro
Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro
Data della prima registrazione effettuata sul registro
Data dell’ultima registrazione effettuata sul registro.

Sarà cura dell’Ente individuare ulteriori metadati (ad es. metadati di profilo archivistico, organizzativo, ecc.) da associare al documento informatico in oggetto. A tal proposito si ricorda che nel manuale di gestione devono essere riportati i metadati definiti per ogni tipologia di documento.

3.2.2 Flusso di gestione del documento informatico e piena integrazione con il protocollo informatico¶

Il flusso di gestione del documento informatico, integrato pienamente con il protocollo informatico, è così strutturato:

il protocollo informatico, o un applicativo gestionale interoperabile con il protocollo informatico, genera il documento informatico tramite l’uso di un editor di testo. Nell’interfaccia visuale dell’applicativo, la maschera del protocollo informatico, o un applicativo gestionale interoperabile con il protocollo informatico, prevede la possibilità di selezionare diverse opzioni, quali ad esempio la modalità di invio del documento (email, PEC, posta ordinaria, …) o la pubblicazione automatica all’albo pretorio in caso di atti amministrativi oggetto di pubblicazione (deliberazioni, determinazioni, ordinanze, avvisi, bandi, ecc), e i tag per permettere una metadatazione del documento informatico necessaria nelle attività di ricerca;
il documento informatico generato dall’editor testuale del protocollo, o dell’applicativo gestionale interoperabile con il protocollo informatico, viene analizzato, e ove ritenuto necessario modificato, e quindi firmato digitalmente dal dirigente responsabile del documento;
dopo l’apposizione della firma digitale del dirigente, il documento informatico viene protocollato nel protocollo informatico secondo i criteri di fascicolazione atti ad assicurarne una corretta conservazione e tracciabilità nel tempo; i criteri di fascicolazioni sono trattati in questo manuale successivamente in un capitolo specifico;
i documenti informatici, una volta ottenuta la protocollazione, seguono il flusso di destinazione secondo il seguente schema:
1. tutti i documenti informatici che rappresentano atti amministrativi con destinatari specifici vengono inviati via email, PEC (e ove necessario stampati e inviati via posta) agli indirizzi specificati negli atti stessi;
2. tutti i documenti informatici che rappresentano atti amministrativi senza destinatari specifici e che sono, ai sensi di legge, oggetto di pubblicazione all’albo pretorio (es.: deliberazioni, determinazioni, ordinanze, avvisi, bandi, ecc.), vengono pubblicati automaticamente dal sistema gestionale informatico (protocollo informatico o altro applicativo interoperabile con il protocollo informatico), in formato accessibile ai portatori di disabilità, sul sito web istituzionale nella sezione specifica “albo pretorio”.

3.3 Registrazioni di sicurezza¶

Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo presenti o transitate nell’applicativo di protocollo informatico che occorre mantenere, sia dal punto di vista regolamentare, sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate nell’applicativo, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza.

Le registrazioni di sicurezza sono costituite:

dai log di sistema, generati dal sistema operativo;
dai log dei dispositivi di protezione periferica del sistema informatico;
dalle registrazioni dell’applicativo di protocollo.

Le registrazioni di sicurezza sono soggette alle seguenti misure:

l’accesso alle registrazioni è limitato, in sola lettura, esclusivamente, agli amministratori di sistema e al responsabile della sicurezza stessa;
l’accesso dall’esterno da parte di persone non autorizzate non è consentito;
l’operazione di scrittura delle registrazioni dell’applicativo di protocollo, è effettuata direttamente dallo stesso;
le registrazioni sono soggette a copia giornaliera su disco;
il periodo di conservazione dei supporti è conforme alla normativa vigente in materia.

3.4 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici¶

Gli addetti delle AOO alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche.

Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.

Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati ed i documenti trasmessi all’interno della AOO o ad altre AOO, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse.

Il server di posta certificata del fornitore esterno (provider) di cui si avvale l’AOO, oltre alle funzioni di un server SMTP tradizionale, svolge anche le seguenti operazioni:

accesso all’indice dei gestori di posta elettronica certificata, allo scopo di verificare l’integrità del messaggio e del suo contenuto;
tracciamento delle attività nel file di log della posta;
gestione automatica delle ricevute di ritorno.

Lo scambio per via telematica di messaggi protocollati tra AOO diverse presenta, in generale, esigenze specifiche in termini di sicurezza, quali quelle connesse con la protezione dei dati personali, sensibili e/o giudiziari come previsto dalla normativa vigente in materia di tutela della privacy.

Per garantire alla AOO ricevente la possibilità di verificare l’autenticità della provenienza, l’integrità del messaggio e la riservatezza del medesimo, viene utilizzata la tecnologia di firma digitale a disposizione delle amministrazioni coinvolte nello scambio dei messaggi.

3.4.1 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici all’esterno della AOO (interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico)¶

Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di protocollo mittente, allo scopo di automatizzare anche le attività ed i processi amministrativi conseguenti (articolo 55, comma 4, D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445). A tal fine, l’Ente deve assicurare le seguenti tre fasi:

Interoperabilità - interoperabilità di protocollo vera e propria, attraverso la quale le procedure di protocollo delle Amministrazioni si scambiano documenti e dati, trattando l’uno le informazioni dell’altro;
Diffusione del sistema per il colloquio con tutti i soggetti pubblici e privati che, sul territorio nazionale, utilizzino la posta elettronica certificata (PEC) come canale di trasmissione;
Diffusione di un sistema web per il colloquio con le imprese e i cittadini.

Nota

La piattaforma informatica comunale offre lo stesso livello di sicurezza nella trasmissione e nel tracciamento degli eventi fornito dal sistema della posta elettronica certificata, e comunica, come ultima notifica, l’avvenuto trattamento al protocollo della comunicazione e trasmette al mittente della comunicazione i dati del protocollo ricevente.

E” garantita l’interoperabilità con tutti i sistemi di protocollo informatico delle Pubbliche Amministrazioni iscritte all’IPA (Indice della Pubblica Amministrazione).

3.4.2 Trasmissione e scambio dei documenti informatici all’interno della AOO¶

Per i documenti scambiati all’interno della AOO con la posta elettronica non sono previste ulteriori forme di protezione.

3.5 Accesso ai documenti informatici da parte degli utenti appartenenti all’AOO¶

Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso ed un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utenti in via preventiva od altre tecniche e dispositivi di autenticazione sicura.

La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate ad un utente del servizio di protocollo e gestione documentale.

Le regole per la composizione delle password e per il blocco delle utenze le relative politiche di composizione, di aggiornamento e, in generale, di sicurezza delle password, sono configurate sui sistemi di accesso come obbligatorie tramite il sistema operativo.

Il sistema adottato dall’Amministrazione/AOO:

consente il controllo differenziato dell’accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti;
assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l’individuazione del suo autore.

Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

Ciascun utente del sistema può accedere solamente ai documenti che sono stati assegnati, o agli UU ad esso subordinati.

I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale nell’archivio.

L’accesso al sistema avviene mediante immissione di un codice utente e relativa parola chiave modificabile da parte dell’utente.

I diversi livelli di autorizzazione per l’accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono attribuiti agli utenti dal RTP, su richiesta dei Dirigenti. Le abilitazioni all’utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica del protocollo e dei documenti, ovvero l’identificazione degli uffici utente, e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti all’interno dell’AOO, sono costantemente aggiornate a cura del RTP.

3.6 Accesso esterno da parte di privati¶

Allo stato attuale non è previsto l’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di utenti privati.

3.7 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni¶

Allo stato attuale non è previsto l’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti da parte di altre pubbliche amministrazioni. Tuttavia è previsto a breve che l’accesso al sistema di gestione informatica dei documenti dell’amministrazione da parte di altre AOO deve avvenire nel rispetto dei principi della cooperazione applicativa, secondo gli standard e il modello architetturale del Sistema Pubblico di Connettività (SPC) di cui agli art. 72 e ss. del d.lgs 7 marzo 2005 n. 82.

3.8 Conservazione dei documenti informatici¶

Il Comune utilizza sistemi di gestione documentale automatizzata. La funzione di conservazione dei documenti informatici, tuttora in fase di implementazione, deve avvenire nel rispetto delle modalità e tecniche specificate dal :guilabel:`D.P.C.M. 3 dicembre 2013 «Regole tecniche in materia di sistema di conservazione” e del D.P.C.M. 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23 -bis, 23 -ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005”.`

Le procedure di archiviazione saranno effettuate al momento della migrazione dei documenti informatici dal sistema di gestione corrente a quello destinato alla conservazione.

La conservazione garantirà l’integrità e l’affidabilità dei documenti, nonché il contesto di produzione, la loro struttura e il loro contenuto.

Si applicheranno in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

La conservazione dovrà garantire l’integrità e l’affidabilità dei documenti, nonché il contesto di produzione, la loro struttura e il loro contenuto.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-3

4- Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

II presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’AOO.

Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.

Il documento amministrativo, in termini operativi, è così classificabile:

ricevuto;
inviato;
interno formale;
interno informale.

Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini tecnologici è così classificabile:

informatico
analogico.

4.1 Documento ricevuto dall’Amministrazione¶

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’AOO con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

Un documento informatico può essere recapitato:

a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata;
tramite Interoperabilità di protocollo tra pubbliche amministrazioni;
tramite la piattaforma informatica del Comune di Palermo messa a disposizione dei cittadini;
su supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, pen drive, consegnato direttamente alla UOP o inviato per posta convenzionale, raccomandata o corriere.

Un documento analogico può essere recapitato:

a mezzo posta convenzionale, raccomandata o corriere;
a mezzo telefax (solo tra pubblica amministrazione e privati)
telegramma;
a mezzo consegna diretta all’Amministrazione e per tramite di persona dallo stesso delegata .

A fronte delle tipologie descritte ne esiste una terza denominata «ibrida» composta da un documento analogico (lettera di accompagnamento) e da un documento digitale che comportano diversi metodi di acquisizione.

4.2 Documento inviato dall’Amministrazione¶

I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo di interoperabilità di protocollo o posta elettronica certificata.

In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.

Il documento può anche essere messo a disposizione del destinatario sul sito web istituzionale in apposita sezione.

I documenti su supporto cartaceo sono inviati:

a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
a mezzo telefax o telegramma;
a mezzo consegna diretta al destinatario.

4.3 Documento interno formale¶

I documenti interni dell’Amministrazione devono essere formati con tecnologie informatiche. Lo scambio tra gli uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria – quando essi non siano assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano altrimenti la tracciabilità – avviene, di norma, per mezzo della procedura di protocollo informatico nell’unico registro di protocollo informatico; il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto con firma digitale e poi protocollato.

4.4 Documento interno informale¶

Per questa tipologia di corrispondenza, la cui fascicolazione e conservazione è facoltativa, vale il disposto del precedente punto, ad eccezione dell’obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

Di conseguenza, per la formazione, la gestione e la sottoscrizione di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascun UOR o UU della AOO adotta, nei limiti della propria autonomia organizzativa, le regole sopra illustrate ad eccezione della obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

4.5 Documento informatico¶

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l’art. 20 del D. Lgs. del 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale” e successive modifiche, prevede che “il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui all’art.71 adottate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”, ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e D.P.C.M. 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”` ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

I documenti informatici prodotti, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della loro eventuale sottoscrizione con firma digitale sono convertiti in uno dei formati aperti standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione dall’Allegato 2 Formati di File e Riversamento alle linee guida AGID sulla formazione-gestione-conservazione documento informatico del 2020, al fine di garantire la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Un documento nativo informatico non può essere convertito in formato analogico prima della sua eventuale acquisizione a sistema di protocollo o archiviazione informatica.

4.6 Documento analogico¶

Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito faremo riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina) sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor).

4.7 Duplicato del documento informatico e analogico¶

Il duplicato del documento informatico è un documento prodotto mediante idoneo processo o strumento che assicuri che il documento informatico, ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza binaria del documento informatico di origine da cui è tratto. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti se prodotti in conformità delle regole tecniche. Il “duplicato informatico” è dunque un documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario. Pertanto, a differenza delle copie di documenti informatici, che si limitano a mantenere il contenuto dei documenti originari (ma non il loro formato), i duplicati informatici non necessitano di attestazione di conformità all’originale da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale, stante la loro perfetta corrispondenza nel numero e nella sequenza dei valori binari e hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti qualora prodotti mediante processi e strumenti che assicurino la predetta sequenza. Il duplicato di un documento analogico è la riproduzione di un documento analogico originale distrutto o smarrito che lo sostituisce a tutti gli effetti legali.

4.8 Copia del documento informatico e analogico: nozione¶

La copia di documento informatico è un documento informatico che, mediante processi e strumenti idonei, assicura la corrispondenza della copia alle informazioni del documento informatico di origine attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei ai sensi della normativa vigente. La copia di documento informatico è, dunque, un documento informatico che muta il formato del documento originario o che muta il supporto del documento originario informatico. Le copie del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta, fermo l’obbligo di conservazione dell’originale informatico. La copia di un documento analogico è la trascrizione o riproduzione dell’originale. Si distingue in copia semplice, imitativa e conforme.

La copia semplice è la pura trascrizione dell’originale senza riguardo agli elementi formali.

La copia imitativa riproduce sia il contenuto che la forma (es. fotocopia).

La copia conforme è la copia certificata come conforme all’originale da un pubblico ufficiale autorizzato ad eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”).

4.9 Copia informatica del documento amministrativo analogico¶

È possibile produrre la copia su supporto informatico di documenti amministrativi in origine su supporto analogico. La copia informatica ha il medesimo valore dell’originale analogico da cui è tratta se attestata conforme dal funzionario a ciò delegato nei modi stabiliti dalla legge. L’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o può essere prodotta come documento separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia. In entrambi i casi l’attestazione deve essere sottoscritta con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico oggetto dell’attestazione.

Per copia informatica di un documento analogico si intende:

copia informatica del documento analogico, data dal documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto ma diverso come forma;
copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, avente contenuto e forma uguali all’originale.

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Le copie informatiche di documenti analogici, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali hanno la medesima efficacia probatoria degli originali se a esse è apposta o associata, da parte di colui che le spedisce o le rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata e dichiarazione di conformità:

per “rilascio” si intende la consegna di un supporto fisico idoneo a ricevere la memorizzazione della rappresentazione corrispondente al documento analogico e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale;
per “spedizione” si intende l’inoltro telematico del/dei file corrispondenti per il tramite di un sistema di posta elettronica o di altro sistema di comunicazione informatica e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale.

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati su supporto analogico hanno la medesima efficacia probatoria degli originali, se:

la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche;
sono formate nel rispetto delle regole tecniche e se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

4.10 Estratto informatico di documento amministrativo informatico¶

La copia che riproduce solo una parte del contenuto del documento, viene definita “estratto”. Gli estratti informatici devono essere prodotti in uno dei formati idonei. L’estratto così formato, di uno o più documenti informatici, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua l’estratto hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità può essere inserita nello stesso documento informatico contenente l’estratto, oppure prodotta come documento informatico separato; in entrambi i casi l’attestazione deve essere sottoscritta con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico oggetto dell’attestazione.

4.11 Copia analogica di documento amministrativo informatico¶

La copia analogica di documento amministrativo informatico è, di norma, la stampa cartacea. La copia su supporto analogico di documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, per avere la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta, deve essere certificata come conforme all’originale in tutte le sue componenti da un pubblico ufficiale autorizzato a eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”) salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Resta fermo l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

4.12 Formazione dei documenti - Aspetti operativi¶

Secondo quanto previsto dalla normativa vigente l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con strumenti informatici.

Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno dell’Amministrazione:

deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto;
deve essere identificato univocamente da un solo numero di protocollo.

Le firme necessarie alla redazione e perfezione sotto il profilo giuridico del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

la denominazione e il logo dell’amministrazione;
l’indicazione completa della AOO e dell’UOR che ha prodotto il documento;
l’indirizzo completo dell’amministrazione (via, numero civico, CAP, città, provincia);
il codice fiscale dell’amministrazione;
il numero di telefono della UOR;
la email della UOR.

Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni:

il luogo di redazione (ufficio specifico dell’Amministrazione comunale di Palermo);
la data di redazione (giorno, mese, anno);
il numero di protocollo;
il numero degli allegati, se presenti;
l’oggetto del documento;
sottoscrizione digitale del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.

4.13 Sottoscrizione di documenti informatici¶

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente. L’amministrazione si avvale dei servizi di un’autorità di certificazione accreditata, iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto da AGID. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, devono essere convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine di garantirne l’immodificabilità.

I documenti possono essere sottoscritti digitalmente da uno o più soggetti.

4.14 Elenco dei formati dei documenti informatici¶

Salvo i casi in cui, in relazione a specifici flussi documentali, vi siano particolari previsioni normative, o istruzioni operative per la fruizione di servizi telematici che dispongano diversamente, l’Ente assicura l’accettazione dei documenti elettronici inviati ai suoi uffici tramite posta elettronica, posta elettronica certificata e altri canali telematici oppure consegnati direttamente su supporti informatici quando sono prodotti in uno dei seguenti formati previsti dall’Allegato 2 Formati di File e Riversamento alle linee guida AGID sulla formazione-gestione-conservazione documento informatico del 2020:

.pdf (compreso il formato PDF/A);
.gif, .jpg, .bmp, .png, .wmf, .tif;
.doc, .docx, .xsl, .xlsx, .ppt, pptx;
.odf, .odt; .csv; .shape file;
.txt (codifica Unicode UTF 8);
.zip (a condizione che i file contenuti all’interno del file compresso siano prodotti in uno dei formati previsti nel presente elenco);
.p7m (documenti firmati digitalmente con sottoscrizione di tipo CADES e a condizione che i file originali oggetto di sottoscrizione digitale siano prodotti in uno dei formati previsti nel presente elenco).

Sono accettati dall’Ente tutti i formati previsti dalle “Linee Guida nazionali per la valorizzazione del patrimonio Informativo pubblico” dell’Agenzia per l’Italia Digitale, e dalle “Linee Guida open data del Comune di Palermo”.

4.15 Requisiti degli strumenti informatici di scambio¶

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza di seguito richiamati:

l’integrità del messaggio;
la riservatezza del messaggio;
il non ripudio dei messaggi;
l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all’interno delle AOO;
la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;
l’interoperabilità dei sistemi informativi pubblici.

4.16 Firma digitale¶

Lo strumento che soddisfa i primi tre requisiti di cui al precedente paragrafo 4.15 è la firma digitale utilizzata per inviare e ricevere documenti per l’AOO, per sottoscrivere documenti o qualsiasi altro file digitale con valenza giuridico-probatoria.

I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza con modalità conformi a quanto prescritto dalla normativa vigente in materia.

4.17 Verifica delle firme nel SdP per i formati p7m¶

Nel SdP sono previste funzioni automatiche di verifica della firma digitale apposta dall’utente sui documenti e sugli eventuali allegati. La sequenza delle operazioni previste è la seguente:

apertura della busta «virtuale» contenente il documento firmato;
verifica della firma (o delle firme multiple);
verifica della validità del certificato;
verifica dell’utilizzo, nell’apposizione della firma di un certificato emesso da una Certification Authority (CA) presente nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati e segnalazione all’operatore di protocollo dell’esito della verifica.

4.18 Uso della posta elettronica certificata¶

Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi, codificati in formato XML, conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o integrazioni.

Il rispetto degli standard di protocollazione, di controllo dei medesimi e di scambio dei messaggi garantisce l’interoperabilità dei sistemi di protocollo (vedi paragrafo relativo alla “Trasmissione e interscambio dei documenti informatici”). Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento da una AOO a un’altra utilizzando l’interoperabilità dei sistemi di protocollo è necessario eseguire le seguenti operazioni:

redigere il documento con un sistema di videoscrittura;
inserire i dati del destinatario (denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica);
firmare digitalmente il documento;
inviare il messaggio tramite la procedura che assegnerà in automatico il numero di protocollo.

L’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) consente di:

conoscere in modo inequivocabile la data e l’ora di trasmissione;
garantire l’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario.

Gli automatismi sopra descritti consentono, in prima istanza, la generazione e l’invio in automatico di «ricevute di ritorno» costituite da messaggi di posta elettronica generati dal sistema di protocollazione della AOO ricevente. Ciascun messaggio di ritorno si riferisce ad un solo messaggio protocollato.

I messaggi di ritorno sono classificati in:

conferma di ricezione;
notifica di eccezione;
aggiornamento;
annullamento di protocollazione;

e sono scambiati in base allo stesso standard SMTP previsto per i messaggi di posta elettronica protocollati in uscita da una AOO.

II servizio di posta elettronica certificata è strettamente correlato all’Indice della Pubblica Amministrazione (IPA), dove sono pubblicati gli indirizzi istituzionali di posta certificata associati alle AOO.

Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alla normativa vigente e alle relative regole tecniche sono opponibili ai terzi.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, con una modalità che assicuri l’avvenuta consegna (interazione tra due caselle di posta elettronica certificata), equivale alla notifica per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

Nota

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5- Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti¶

Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti ricevuti, spediti o interni e le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione.

5.1 Generalità¶

Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all’interno della AOO si fa riferimento ai documenti che possono avere rilevanza giuridico probatoria.

Essi si riferiscono ai documenti:

ricevuti dalla AOO, dall’esterno o anche dall’interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo formale in seno alla AOO;
inviati dalla AOO all’esterno;
interni formali prodotti e scambiati all’interno della AOO.

Le comunicazioni informali tra uffici intese come scambio di informazioni, con o senza allegati, delle quali è facoltativa la conservazione non interessano il sistema di protocollo.

5.2 Flusso di lavorazione dei documenti in ingresso alla AOO¶

5.2.1 Provenienza esterna dei documenti¶

Oltre quelli richiamati nel capitolo precedente, i documenti trasmessi da soggetti esterni all’AOO possono essere, tra gli altri, eventuali supporti digitali rimovibili allegati a documenti cartacei. Questi documenti devono essere recapitati alla UOP centrale di protocollo, che in caso di documento cartaceo provvederà alla scansione per la generazione del formato digitale da smistare agli uffici interni competenti.

I documenti che transitano attraverso il servizio postale (pubblico o privato), indirizzati a tutta l’Amministrazione, devono essere consegnati quotidianamente alla UOP centrale di protocollo, che si fa carico di selezionare, scansionare e smistare la corrispondenza pervenuta in formato cartaceo.

5.2.2 Provenienza di documenti interni formali¶

Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque UOR/UU che invia formalmente la propria corrispondenza alle UOP della AOO per essere a sua volta trasmessa nelle forme opportune ad altro UOR o UU della stessa AOO.

II documento è, di norma, di tipo informatico secondo i formati standard illustrati nel precedente capitolo ed il mezzo di recapito è la posta elettronica interna. Tali documenti vengono smistati attraverso la procedura del protocollo informatico.

5.2.3 Ricezione di documenti informatici da casella di posta elettronica certificata e interoperabilità di protocollo.¶

La ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite i canali ufficiali istituzionali che garantiscono l’identificazione del mittente e l’integrità del messaggio.

Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario lo stesso è restituito al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate. L’operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con le modalità previste dalle regole tecniche vigenti, recanti standard del formato dei documenti, modalità di trasmissione, definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le AOO e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell’autenticità, della provenienza e dell’integrità dei documenti stessi.

Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente, ovvero non siano dotati di firma elettronica e si renda necessario attribuire agli stessi efficacia probatoria, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine e successivamente protocollato, smistato, assegnato e gestito. La valenza giuridico-probatoria di un messaggio così ricevuto è assimilabile a quello di una missiva non sottoscritta e comunque valutabile dal responsabile del procedimento amministrativo (RPA).

5.2.4 Ricezione di documenti informatici su caselle di posta elettronica non certificate¶

I messaggi che vengono ricevuti su caselle di posta elettronica non certificate degli uffici, sono soggette alla valutazione, da parte del titolare della casella stessa, in merito alla ricevibilità e all’invio al protocollo, in ragione della loro rispondenza a criteri di attendibilità e riconducibilità al mittente dichiarato. A tal uopo si elencano i criteri minimi che devono essere rispettati nei messaggi che vengono ricevuti su caselle di posta elettronica non certificate degli uffici:

l’oggetto del messaggio deve contenere sinteticamente la descrizione delle motivazioni per cui il mittente invia il messaggio stesso all’ufficio dell’Amministrazione comunale; ciò al fine di permettere a chi presidia la posta elettronica non certificata, di individuare tempestivamente il destinatario ultimo del messaggio e poterlo così trattare nel protocollo informatico per le finalità di assegnazione;
il testo del messaggio deve ricondurre tempestivamente al motivo per il quale il mittente invia il messaggio stesso all’ufficio dell’Amministrazione comunale, sempre al fine di trattare nel protocollo informatico l’assegnazione al destinatario interessato dalla comunicazione pervenuta.

Nel caso in cui dall’oggetto o dal testo non sia possibile individuare le motivazioni per cui il mittente invia il messaggio stesso all’ufficio dell’Amministrazione comunale, il ricevente il messaggio non è tenuto a processare tale messaggio nel protocollo informatico, informando lo stesso mittente con una risposta, via posta elettronica non certificata, le motivazioni, di cui ai due precedenti punti, della non registrazione del messaggio sul protocollo informatico.

5.2.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili¶

Nei casi in cui con un documento cartaceo siano trasmessi anche documenti informatici su supporto rimovibile, considerata l’assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la AOO si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti che riesce a decodificare e ad interpretare con le tecnologie a sua disposizione. Per il resto dei documenti non decodificabili la AOO si riserva di chiedere le integrazioni ritenute necessarie al mittente.

Superata questa fase, il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e adempimenti del caso.

5.2.6 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale¶

Il personale autorizzato dall’Amministrazione provvede al ritiro della corrispondenza che perviene tramite servizio postale, preleva le raccomandate e gli atti giudiziari separatamente dalla posta ordinaria e provvede a:

riscontro delle distinte delle raccomandate;
firma delle distinte delle raccomandate con apposizione della data e dell’ora di ritiro;
firma delle cartoline di ritorno delle raccomandate.

Su tutti gli involucri della corrispondenza che perviene tramite servizio postale, viene apposto il timbro datario di entrata dell’Amministrazione (unitamente alla firma del ricevente e all’ora d’arrivo se prescritto). I documenti pervenuti a mezzo posta sono consegnati all’UOP centrale di protocollo quotidianamente ad esclusione del sabato e dei giorni festivi.

Le buste, o contenitori, sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell’indirizzo e del destinatario. Le buste della corrispondenza, al fine di evidenziare il mezzo di trasmissione, sono spillate assieme al documento e trasmesse agli uffici. Le buste della corrispondenza pervenuta tramite posta raccomandata, celere, corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione devono essere conservate unitamente alla documentazione in esse contenuta.

Tutte le buste anche quelle indirizzate nominativamente vengono aperte fatta eccezione per:

buste o plichi riportanti l’indicazione «offerta», «gara d’appalto», «trattativa privata», «preventivo», «indagini di mercato» (per queste ultime, qualora sia richiesto che le stesse pervengano in busta chiusa), o simili: in questo caso il timbro datario di entrata dell’Amministrazione viene apposto direttamente sulla busta chiusa, unitamente all’ora di arrivo e alla firma leggibile del ricevente. Gli addetti alla ricezione sono tenuti ad accettare sempre e comunque le buste pervenute, indipendentemente dal fatto che siano consegnate fuori termine, oppure con un mezzo diverso da quello riportato nella lettera d’invito. La busta viene registrata al protocollo con la segnatura applicata sull’esterno del plico e successivamente consegnata chiusa all’Ufficio competente. La busta costituisce parte integrante e sostanziale dell’istanza e deve essere conservata unitamente alla documentazione in essa contenuta. La gestione successiva della busta chiusa compete all’ufficio responsabile del procedimento.

Corrispondenza personale, ovvero quella che riporta la dicitura «personale» o «riservata personale» e simili; tale corrispondenza non viene aperta né protocollata ma inoltrata chiusa al destinatario che ne valuterà il contenuto e provvederà a farlo protocollare se necessario.

Qualora un documento cartaceo sia consegnato dal servizio postale direttamente all’ufficio destinatario del documento, lo stesso deve essere consegnato immediatamente alla UOP centrale di protocollo a cura del personale che lo riceve.

Per motivi organizzativi gli UOR/UU sono tenuti ad informare preventivamente il personale addetto alla ricezione e l’UOP centrale di protocollo in merito alle scadenze (ad esempio concorsi, gare, bandi di ogni genere). Gli uffici sono altresì tenuti ad indicare nei bandi di gara, concorsi ed altra documentazione soggetta a scadenze, il luogo di consegna, il giorno e l’orario di scadenza che siano compatibili con l’orario dell’UOP centrale di protocollo e dell”’ufficio a cui deve essere inviata la documentazione.

La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e di norma contestualmente protocollata.

I documenti ricevuti tramite fax devono essere inoltrati a cura dell’UOR riceventi al soggetto competente il quale dopo averne presa visione li inoltra all’UOP centrale di protocollo se soggetti a registrazione di protocollo. I documenti ricevuti tramite fax sono trattati come un documento cartaceo con le modalità descritte nel capitolo riguardante la “Casistica”.

La corrispondenza ricevuta via telegramma, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, è trattata come un documento cartaceo con le modalità descritte nel successivo capitolo riguardante le “modalità di produzione e consevazione delle registrazioni di protocollo”.

5.2.7 Errata ricezione di documenti informatici¶

In caso di messaggi erroneamente ricevuti (rilevabile anche dal loro contenuto), l’operatore restituisce il messaggio al mittente con la dicitura «Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa AOO».

5.2.8 Errata ricezione di documenti cartacei¶

Nel caso in cui pervengano erroneamente all’amministrazione documenti non di competenza comunque indirizzati al Comune di Palermo possono verificarsi le seguenti possibilità:

se la busta è indirizzata ad altro destinatario si restituisce alla posta;
se la busta, indirizzata ad altro destinatario, viene aperta per errore, la stessa è richiusa apponendovi la dicitura “pervenuta e aperta per errore”, inserita in altra busta e rispedita al mittente accompagnata da lettera di restituzione protocollata in uscita;
se la busta è indirizzata al Comune, ma contiene documenti indirizzati ad altro destinatario, il documento si restituisce al mittente accompagnato da lettera di restituzione protocollata in uscita;
se il documento è stato erroneamente acquisito al registro di protocollo generale, si rinvia al mittente accompagnato da lettera di restituzione protocollata in uscita. Qualora sia individuabile l’esatto destinatario il documento ricevuto, contestualmente a lettera di accompagnamento protocollata in uscita può essere inviato a quest’ultimo, informandone, per conoscenza il mittente;
nel caso in cui sia la busta che il documento siano indirizzati al Comune di Palermo, ma l’ufficio a cui il documento è stato assegnato rilevi che non sia di competenza dell’Amministrazione, sarà cura dell’ufficio stesso predisporre la nota accompagnatoria di restituzione e/o di invio all’amministrazione competente.

5.2.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici¶

La ricezione di documenti comporta l’invio al mittente di due tipologie diverse di ricevute: una legata al servizio di posta certificata, l’altra all’interoperabilità di protocollo.

Nel caso di ricezione di documenti informatici tramite posta elettronica certificata, la notifica al mittente dell’avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal gestore del servizio utilizzato dalla AOO con gli standard specifici.

Nel caso di interoperabilità di protocollo il SdP provvede alla formazione ed invio al mittente di uno dei seguenti messaggi:

messaggio di conferma di protocollazione: messaggio che contiene la conferma dell’avvenuta protocollazione in ingresso di un documento ricevuto. Si differenzia da altre forme di ricevute di recapito generate dal servizio di posta elettronica dell’AOO in quanto segnala l’avvenuta protocollazione del documento, e quindi l’effettiva presa in carico;
messaggio di notifica di eccezione: messaggio che notifica la rilevazione di una anomalia in un messaggio ricevuto;
messaggio di annullamento di protocollazione: messaggio che contiene una comunicazione di annullamento di una protocollazione in ingresso di un documento ricevuto in precedenza;
messaggio di aggiornamento di protocollazione: messaggio che contiene una comunicazione di aggiornamento riguardante un documento protocollato ricevuto in precedenza.

5.2.10 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei¶

Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ed è richiesto il rilascio di una ricevuta, gli addetti alla ricezione fotocopiano gratuitamente la prima pagina del documento e appongono sulla copia così realizzata il timbro dell’amministrazione, con la data, la firma e l’ora d’arrivo se richiesta.

Per ottenere ricevuta con il numero di protocollo che è stato assegnato al documento è necessario rivolgersi alle UOP.

5.2.11 Attività di protocollazione dei documenti¶

Superati tutti i controlli precedentemente descritti i documenti, digitali o analogici, sono protocollati di norma il giorno stesso della ricezione salvo oggettive impossibilità.

5.2.12 Archiviazione dei documenti informatici¶

I documenti informatici ricevuti dall’Ente sono archiviati sui supporti di memorizzazione, in modo non modificabile, contestualmente alle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

I documenti ricevuti per via telematica sono resi disponibili agli uffici destinatari, attraverso il sistema di gestione documentale subito dopo l’operazione di smistamento e di assegnazione.

5.2.13 Archiviazione delle copie per immagine di documenti cartacei¶

I documenti su supporto cartaceo, quando tecnicamente possibile, sono di norma acquisiti in formato immagine mediante scansione comprensiva di eventuali allegati dalle UOP.

Il processo di scansione avviene mediante:

apposizione della segnatura di protocollo sul documento principale;
acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche composto da più pagine, corrisponda un unico file in un formato standard (PDF);
verifica della leggibilità, accessibilità e qualità delle immagini acquisite;
collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo;
memorizzazione delle immagini.

Le rappresentazioni dei documenti su supporto cartaceo acquisite mediante scansione, sono memorizzate in modo non modificabile al termine del processo di scansione e di ogni modifica apportata resta traccia unitamente alla data e all’identificazione dell’operatore che l’ha effettuata.

Le copie per immagine dei documenti cartacei sono archiviate sui sistemi, secondo le regole vigenti, in modo non modificabile al termine del processo di scansione.

Gli originali dei documenti cartacei ricevuti vengono inviati alle UOR per i successivi adempimenti.

I documenti con più destinatari, sono riprodotti in formato immagine ed inviati solo in formato elettronico.

5.2.14 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti¶

L’attività di smistamento consiste nell’invio, da parte della UOP, di un documento protocollato alla UOR. Lo smistamento può essere effettuato per competenza o per conoscenza e può essere esteso a tutti i soggetti interessati al fine di consentire la massima condivisione delle informazioni.

L’UOR ricevente avrà cura di :

eseguire una verifica di congruità in base alle proprie competenze;
restituire, in caso di errore, il documento alla UOP centrale di protocollo;
prendere in carico il documento per i necessari adempimenti ed eventualmente assegnarlo al proprio interno ad un UU o direttamente al RPA.

Dette operazioni devono essere completate di norma il giorno stesso della ricezione salvo oggettive impossibilità.

Tutte le operazioni di modifica, smistamento ed assegnazione dei documenti sono tracciate dal SdP.

5.2.15 Archiviazione dei documenti nell’archivio corrente¶

Durante l’ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso vengono svolte le seguenti attività a cura dell’UOR:

verifica della corretta classificazione del documento;
fascicolazione del documento secondo le procedure previste dall’AOO;
inserimento del fascicolo nell’apposito repertorio nel caso ne venga aperto uno nuovo.

5.2.16 Archiviazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente¶

L’archivio corrente costituito dai documenti inerenti le attività in corso organizzati e conservati in fascicoli da ciascuna UOR secondo le modalità previste dal capitolo concernente il “sistema di classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti”.

Il RPA è responsabile dell’organizzazione e della tenuta dei documenti e dei fascicoli dell’archivio corrente.

All’interno di ciascun UOR della AOO sono individuati gli addetti all’organizzazione e tenuta dei fascicoli «aperti» (o chiusi in attesa di riversamento nell’archivio di deposito) e all’archiviazione dei documenti al loro interno.

5.3 Flusso dei documenti in uscita dalla AOO¶

5.3.1 Sorgente interna dei documenti¶

Per «sorgente interna (all’AOO) dei documenti» si intende l’unità organizzativa mittente interna all’AOO che invia, tramite il RPA, la corrispondenza alle UOP della AOO stessa affinché sia trasmessa, nelle forme e nelle modalità più opportune, ad altra Amministrazione, o ad altro ufficio (UU o UOR) della stessa AOO.

Per «documenti in uscita» s’intendono quelli prodotti dal personale dell’AOO nell’esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico - probatoria e destinati ad essere trasmessi a soggetti esterni o ad altro ufficio (UU o UOR) della stessa AOO.

5.3.2 Verifica formale dei documenti da spedire¶

Tutti i documenti da spedire siano essi in formato digitale o analogico devono essere sottoposti a cura degli uffici mittenti a verifica formale dei loro requisiti essenziali ai fini della spedizione (oggetto sintetico ed esaustivo, corretta indicazione del mittente, corretta indicazione del destinatario e del suo indirizzo fisico o pec, sottoscrizione digitale o autografa, presenza di allegati se dichiarati, etc) prima di essere inoltrati alle UOP dell’AOO.

I documenti originali da spedire siano essi in formato digitale o analogico, sono inoltrati alle UOP:

nelle caselle di posta elettronica interna dedicate alla funzione di «appoggio» per i documenti digitali da trasmettere nel caso di documenti informatici;
in busta aperta per le operazioni di protocollazione e segnatura nel caso di documenti analogici tranne i documenti contenenti dati personali sensibili o giudiziari.

Gli operatori delle UOP non sono tenuti ad operare alcun controllo nel merito dei contenuti dei documenti stessi.

5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura¶

Le operazioni di registrazione e di apposizione della segnatura del documento in partenza sono effettuate presso le UOP dell’AOO.

La compilazione dei moduli se prevista (ad esempio: ricevute di ritorno per raccomandate, posta celere, corriere) è a cura degli UOR.

5.3.4 Trasmissione di documenti informatici¶

Le modalità di composizione e di scambio dei messaggi, il formato della codifica e le misure di sicurezza sono conformi alla normativa vigente.

I documenti informatici sono trasmessi all’indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica.

Per la spedizione dei documenti informatici, l’AOO si avvale del servizio di posta elettronica certificata, conforme a quanto previsto dal D.P.R. 11 febbraio 2005 n. 68, offerto da un soggetto esterno in grado di assicurare la sicurezza del canale di comunicazione, di dare certezza sulla data di spedizione e di consegna dei documenti attraverso una procedura di rilascio delle ricevute di ritorno elettroniche.

Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, dell’esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche.

Nel caso in cui la dimensione del documento informatico superi la dimensione massima prevista dal sistema di posta utilizzato dall’AOO, il documento viene riversato su supporto digitale rimovibile non modificabile e trasmesso al destinatario con altra modalità.

In assenza della conoscenza del domicilio digitale, l’AOO può predisporre le comunicazioni a persone fisiche come documenti informatici sottoscritti con firma digitale ed inviare alle stesse, per posta ordinaria, copia analogica di tali documenti secondo la normativa vigente.

Qualora sia necessaria la certezza dell’avvenuta ricezione, la trasmissione dovrà avvenire mediante raccomandata con avviso di ricevimento.

5.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta¶

I documenti da spedire a mezzo posta sono trasmessi, dagli UOR, dopo che sono state eseguite le operazioni di registrazione, classificazione e segnatura di protocollo. Tali documenti sono trasmessi con busta già intestata a cura degli UOR richiedenti la spedizione. Sulla busta, predisposta per la spedizione a cura degli UOR richiedenti la spedizione, deve essere indicato il tipo di spedizione (così come sul documento in essa contenuto e sulla minuta da conservare agli atti).

Nel caso di spedizioni per raccomandata, posta celere, corriere o altro mezzo che richieda una qualche documentazione da allegare alla busta, la modulistica viene compilata a cura degli UOR/UU richiedenti la spedizione.

Qualora manchi tale indicazione il documento dovrà essere spedito dagli addetti alla spedizione per posta ordinaria.

Per essere spedita in giornata, la corrispondenza deve pervenire alla spedizione entro e non oltre le ore 11,00. La corrispondenza pervenuta dopo tale orario verrà spedita il giorno successivo.

Nel caso di posta in uscita «urgente» gli UOR procedono alla spedizione con mezzi propri conservando le eventuali ricevute all’interno del fascicolo di riferimento.

Per la corrispondenza da inviare tramite corriere, provvedono direttamente gli UOR.

5.3.6 Affrancatura dei documenti in partenza¶

Le attività di affrancatura della corrispondenza inviata per posta vengono svolte dalla UOP centrale di protocollo, dotata di apparecchiatura affrancatrice.

Dall’etichetta uscente dalla macchina affrancatrice si evince la denominazione del Comune di Palermo.

Alla UOP centrale di protocollo di competono le seguenti operazioni:

predisposizione delle distinte delle raccomandate da rilasciare all’ufficio postale
pesatura;
calcolo delle spese postali;
tenuta della relativa contabilità.

5.3.7 Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari¶

Ogni documento cartaceo in partenza va di norma redatto in numero di copie pari al numero dei destinatari tutte con firma autografa. Un esemplare originale del documento (minuta) deve essere conservata al fascicolo.

Qualora tali documenti contengano allegati, copia integra di questi deve essere consegnata assieme alla minuta originale.

Qualora i destinatari siano molteplici è consentito l’invio di copie dell’originale.

Di tutti i destinatari qualora non specificati nel corpo del documento deve essere prodotto un elenco completo da allegare alla minuta originale

5.3.8 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax¶

Il documento in partenza, solo verso privati cittadini, deve recare una delle seguenti diciture:

“anticipato via telefax” se il documento originale viene successivamente inviato al destinatario;
“la trasmissione via fax del presente documento non prevede l’invio del documento originale” nel caso in cui l’originale non venga spedito. Il RPA è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il destinatario ne faccia motivata richiesta.

La segnatura di protocollo deve essere apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione.

I telefax in uscita vengono trasmessi dopo la protocollazione.

5.3.9 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo¶

Gli UOR devono curare l’archiviazione delle ricevute delle raccomandate sulle quali, precauzionalmente, prima della spedizione dovranno trascrivere il numero di protocollo e l’UOR mittente stesso.

Per quanto riguarda le ricevute digitali l’archiviazione avviene in modo automatico tramite la procedura di protocollo che associa, a ciascuna registrazione, le relative ricevute di accettazione e consegna.

In caso di mancata associazione automatica delle ricevute, su richiesta degli UOR, l’UOP centrale di protocollo verifica l’avvenuta consegna tramite attività di monitoraggio.

I messaggi generati dai sistemi di interoperabilità relativi a protocolli in uscita, che il SdP non riesce ad associare in automatico alla rispettiva registrazione, vengono associati manualmente dagli operatori dell’UOP centrale di protocollo attraverso apposita funzione presente nel SdP stesso.

Nota

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6- Regole di smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti ricevuti¶

Il presente capitolo riporta le regole di smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti ricevuti.

6.1 Regole disponibili con il SdP¶

Lo smistamento e l’assegnazione dei documenti avviene in base al modello delle competenze, così come definito nella struttura organizzativa dell’Ente e sulla base di criteri stabiliti dal Segretario Generale e dai Dirigenti.

6.2 Attività di smistamento, presa in carico ed assegnazione dei documenti¶

La posta in arrivo viene prima di tutto protocollata e successivamente smistata ad ambiti organizzativi diversi secondo le regole e peculiarità definite da ciascuna UOR nell’ambito della sua autonomia organizzativa.

L’attività di smistamento consiste nell’operazione di invio di un documento protocollato e segnato all’ufficio competente. Quest’ultimo è di norma identificato con la UOR.

Ciascuna UOR può individuare, formalizzandoli, ambiti organizzativi di livello inferiore, nel rispetto del principio di adeguatezza, attinenza e proporzionalità, qualora agli stessi corrisponda effettivamente un gruppo di lavoro che gestisce determinate istruttorie.

Lo smistamento garantisce la visibilità del documento a tutti i componenti dell’unità destinataria, che saranno tutti investiti della responsabilità della trattazione.

Il soggetto dell’unità, che effettua la presa in carico, agisce per tutta l’unità di appartenenza ed è responsabile dell’effettuazione degli adempimenti connessi.

Il sistema gestionale registra chi effettua tale operazione (presa in carico). Solo una volta che la pratica è completamente conclusa si dovrà attivare il comando “eseguito” che comporterà l’archiviazione del documento e l’eliminazione dalla scrivania virtuale dell’interfaccia dell’applicativo gestionale. Il documento sarà comunque visibile nelle maschere di ricerca secondo criteri legati alle abilitazioni possedute. E’ necessario che siano individuati ambiti organizzativi composti da più di un soggetto, in quanto, in caso di assenza il documento potrebbe rimanere fermo (cioè non trattato). Lo smistamento può essere effettuato per competenza e per conoscenza. Nel primo caso l’ufficio destinatario deve compiere delle operazioni sul documento (gestire la pratica, fascicolare, effettuare successive lavorazioni e istruttorie), nel secondo invece l’ufficio viene semplicemente informato dell’arrivo del documento.

Con l’assegnazione si provvede all’inoltro di un documento ad un singolo soggetto o ad un numero ristretto di soggetti. Si individua quindi con precisione chi deve gestire la pratica conferendogli (o conferendo loro) la responsabilità di esclusiva trattazione della stessa. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando per ciascuno, l’identificativo dell’utente che effettua l’operazione, la data e l’ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità.

Nel caso di documento cartaceo, l’originale viene di norma trasmesso all’UOR tramite:

cassette aperte per ogni UOR (al ritiro giornaliero provvedono direttamente le UOR con proprio personale);
consegna diretta ad ogni UOR (giornalmente il personale addetto provvede a consegnare i documenti ai Servizi competenti in busta chiusa).

6.3 Corrispondenza di particolare rilevanza¶

Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato, può essere inviato anche al Segretario Generale e al Capo di Gabinetto del Sindaco.

6.4 Modifica degli smistamenti e delle assegnazioni¶

Nel caso di smistamento o assegnazione errati, l’ufficio che riceve il documento provvede ad effettuare il “rifiuto” del documento tramite il sistema gestionale. Ciò consente all’ufficio mittente di procedere ad un nuovo smistamento o assegnazione e all’errato destinatario di non mantenere i privilegi di visione e conoscenza che gli sono stati erroneamente attribuiti. Qualora il documento sia stato trasmesso anche in formato cartaceo, lo stesso deve essere restituito all’Ufficio che lo ha inviato. In un’ottica di celerità e semplificazione l’Ufficio che riceve per errore un documento non di propria pertinenza ma destinato ad altro soggetto della propria UOR, potrà inoltrarlo direttamente all’Ufficio competente, eventualmente segnalando l’errore al mittente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che eventualmente prende avvio dal documento decorrono comunque dalla data di protocollazione.

Tutte le operazioni di modifica, smistamento ed assegnazione dei documenti sono tracciate dal SdP.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-6

7- Regole di smistamento dei documenti inviati¶

II presente capitolo riporta le regole di smistamento documenti in uscita adottate dalla AOO.

L’UOP centrale di protocollo dopo aver registrato il documento in uscita, lo smista all’ufficio proponente affinché lo prenda in carico, mentre le UOP decentrate sono già di fatto titolari del documento stesso.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-7

8- UOR responsabilità delle attività di registrazione di Protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti¶

II presente capitolo individua le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti all’interno della AOO.

8.1 Unità Organizzative di registrazione di Protocollo¶

All’interno della AOO è individuato, quale UOP centrale, l’Ufficio Archivio e protocollo interoperabile che svolge i seguenti compiti:

apertura della corrispondenza in entrata;
esame della corrispondenza in entrata;
registrazione di protocollo;
registrazione particolare per quanto di competenza;
classificazione di primo livello;
scansione dei documenti cartacei per i quali è necessario effettuare tale operazione;
smistamento dei documenti protocollati;
affrancatura e spedizione della corrispondenza in uscita mediante macchina affrancatrice;
tenuta della contabilità giornaliera e mensile relativa alle spese postali sostenute mediante macchina affrancatrice;
gestione dei messaggi in entrata che transitano dalla casella di posta certificata istituzionale e interoperabilità di protocollo;
pubblicazioni all’Albo on line dell’Ente per quanto di competenza.

Tutti gli UOR dell’Amministrazione sono dotati di UOP che, in autonomia, possono effettuare registrazioni sul protocollo limitatamente alla gestione dei messaggi in uscita ed interni. Possono altresì intervenire sulle classificazioni, smistamenti ed assegnazioni dei documenti di loro competenza.

Gli addetti alla registrazione rispondono al responsabile della struttura ove sono incardinati, che è tenuto a vigilare sul loro operato.

Le abilitazioni all’uso del protocollo informatico sono gestite dal RTP su richiesta del Dirigente responsabile.

Ogni UOR svolge le funzioni previste dal manuale e deve dotarsi delle attrezzature necessarie (timbri, etichettatrici, ecc.) per la gestione documentale.

In ogni caso tutto il personale è tenuto al pieno e puntuale rispetto di questo manuale.

8.2 Servizio per la tenuta del protocollo informatico e dell’archivio¶

Nella AOO operano gli operatori dell’ufficio centrale di protocollo cui è preposto ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 445/2000 il “Responsabile del protocollo informatico e dell’archivio» ed in caso di sua assenza o impedimento il «Vicario» che lo sostituisce.

Per garantire l’efficacia e l’efficienza del protocollo informatico e la sicurezza informatica del sistema, si individua il “Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica» che coincide con una figura interna della Società informatica comunale SISPI SpA.

Il Responsabile del protocollo informatico e dell’archivio ed in caso di sua assenza o impedimento il Vicario, che lo sostituisce, in collaborazione con il Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica, svolgono i seguenti compiti :

propone di adeguare e aggiornare il presente manuale di gestione ed i suoi allegati con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
provvede alla pubblicazione del manuale sul sito istituzionale dell’Ente;
garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente manuale;
sollecita il ripristino del servizio in caso di indisponibilità del medesimo;
controlla il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione dell’attività di protocollazione;
autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo su provvedimento scritto dal dirigente Responsabile dell’UOR;
vigila sull’osservanza delle disposizioni delle norme vigenti da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
cura l’apertura, l’uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza con gli strumenti e le funzionalità disponibili nel SdP.

Il RSP ed il Vicario che lo sostituisce dispongono di tutte le abilitazioni e le funzioni consentite dal programma di gestione del protocollo informatico ad eccezione di quelle relative all’ambito sistemistico, sul database e sul server, che sono gestite dalla Società informatica comunale SISPI SpA. A tali figure è consentita la visibilità completa dei documenti compresi quelli acquisiti con livello di riservatezza.

Il Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo è l’Amministratore del sistema e svolge i seguenti compiti:

dispone di tutte le abilitazioni e le funzioni consentite dagli applicativi del protocollo informatico nonché di tutte le abilitazioni di tipo sistemistico sul database e sul server;
dispone la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile;
garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico e che questo abbia e mantenga i requisiti di non modificabilità e sicurezza previsti dalla normativa;
provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie;
predispone quanto necessario a garantire la sicurezza del sistema informatico e l’integrità dei dati;
abilita gli utenti dell’AOO all’utilizzo del SdP su autorizzazione scritta dai Dirigenti dove devono essere esplicitati i ruoli da assegnare;
garantisce la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo e l’invio in conservazione dello stesso come meglio specificato nel punto concernente il “registro giornaliero di protocollo” (11.2).

8.3 Operatori di protocollo¶

Le attività di protocollazione vengono svolte dal personale dell’ufficio protocollo centrale dell’Ente denominato Ufficio Archivio e Protocollo Interoperabile e, da tutti i dipendenti dell’Amministrazione, opportunamente autorizzati dai Dirigenti responsabili degli UOR e abilitati secondo i principi contenuti nel presente manuale.

Ogni operatore di protocollo generale, è responsabile:

della segretezza della password personale di accesso al sistema;
della riservatezza e della segretezza dei dati trattati in base all’ordinamento.

L’operatore di protocollo non è responsabile della congruità formale e sostanziale della documentazione protocollata.

8.3.1 Operatori dell’UOP centrale di protocollo denominata “ufficio archivio e protocollo interoperabile”¶

Sono i dipendenti dell’ufficio centrale di protocollo dell’ente abilitati a:

cambio della password personale;
registrazione dei documenti di competenza di tutti gli UOR dell’AOO;
classificazione;
assegnazione della riservatezza ai documenti;
segnatura del documento;
scansione dei documenti, quando necessario;
smistamento ed assegnazione del documento protocollato;
modifica e annullamento dei campi della registrazione di protocollo ad esclusione di quelli non modificabili;
visibilità totale di tutti i documenti.

8.3.2 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla protocollazione e smistamento interno dei documenti¶

Fanno parte di questo gruppo i dipendenti degli UOR che protocollano e smistano i documenti da postazioni di protocollo decentrato e sono abilitati a:

cambio della password personale;
registrazione in uscita ed interna dei documenti di competenza dell’UOR di appartenenza;
classificazione;
assegnazione della riservatezza ai documenti;
segnatura del documento;
scansione dei documenti, quando necessario;
smistamento del documento protocollato;
modifica ed annullamento dei campi di una registrazione di protocollo ad esclusione di quelli non modificabili;
interrogazione con visibilità limitata ai documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

8.3.3 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla presa in carico ed assegnazione dei documenti¶

Fanno parte di questo gruppo i dipendenti degli UOR che, su postazioni di protocollo decentrato, sono abilitati a:

cambio della password personale;
presa in carico;
restituzione in caso di errato smistamento alle UOP;
assegnazione;
esecuzione degli adempimenti;
creare un nuovo smistamento;
modifica della classificazione;
interrogazione con visibilità limitata ai documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

8.3.4 Gli operatori di protocollo addetti alla consultazione¶

Fanno parte di questo gruppo tutti i dipendenti dei vari Servizi dell’Ente che accedono al protocollo in sola consultazione e sono abilitati a:

cambio della password personale;
interrogazione, con visibilità limitata, dei documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-8

9- Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo e documenti soggetti a registrazione particolari¶

II presente capitolo individua i documenti esclusi dalla registrazione di protocollo.

9.1 Documenti esclusi¶

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445:

Gazzette ufficiali;
Bollettini ufficiali della Pubblica Amministrazione;
notiziari della Pubblica Amministrazione;
note di ricezione circolari ed altre disposizioni;
materiali statistici;
atti preparatori interni;
giornali, riviste, libri;
materiali pubblicitari;
inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.

Inoltre, sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti documenti che per loro natura non rivestono alcuna rilevanza giuridico-amministrativa presente e futura, gli atti interni che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei procedimenti amministrativi, quelli di preminente carattere informativo nonché i documenti di interesse effimero.

Al di fuori delle tipologie documentali sopra elencate, la responsabilità di ulteriori esclusioni dalla registrazione di protocollo è in capo ai Responsabili dei procedimenti.

Fanno parte dei documenti esclusi quelli elencati nell’allegato 3 del presente manuale.

9.2 Documentazione soggetta a registrazione mediante registri particolari¶

Sono stati istituiti i seguenti registri particolari:

Registro delle proposte di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio Comunale;
Registro per le sedute del Consiglio Comunale;
Registro per le sedute dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
Registro delle delibere della Giunta Comunale
Registro delle delibere del Consiglio Comunale;
Registro delle delibere dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
Registro delle determinazioni dirigenziali;
Registro delle determinazioni e ordinanze sindacali
Registro delle concessioni;
Registro dei contratti e convenzioni (scrittura privata);
Registro delle pubblicazione all’albo pretorio online.

Il software di produzione di queste tipologie di documentazione consente di eseguire su di essi tutte le operazioni previste nell’ambito della gestione dei documenti e del sistema adottato per il protocollo informatico. Ogni registrazione deve riportare necessariamente:

dati identificativi di ciascun atto (autore, destinatario, oggetto, data, generati in modo non modificabile);
numero di repertorio progressivo annuale (generato in modo non modificabile);
dati relativi alla classificazione e fascicolazione.

Ciascun complesso dei documenti sopra descritti, in quanto aggregazione di documenti tutti appartenenti alla medesima tipologia, costituisce una serie con rilevanza giuridica all’interno della quale i rispettivi documenti sono conservati in originale e ordinati secondo il numero progressivo dell’anno, ferme restando le eventuali copie conformi all’originale e le copie di carattere informativo riprodotte per le esigenze d’ufficio che vengono conservate all’interno dei fascicoli cui appartengono.

Oltre a quelli elencati possono essere istituiti altri registri con le stesse caratteristiche.

Nota

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10- Sistema di classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti¶

10.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici¶

10.1.1 Caratteristiche generali¶

II presente capitolo descrive il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di archiviazione dei documenti, con l’indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle regole di selezione della documentazione, anche con riferimento all’uso di supporti sostitutivi e di consultazione e movimentazione dei fascicoli.

La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario, disponibile come elenco nell’allegato 4 del presente manuale).

Con il sistema di protocollo informatico, il Comune si avvale del Titolario dell’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni, denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005.

10.1.2 Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici¶

Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni e degli enti pubblici locali sono beni culturali inalienabili.

I singoli documenti sopra richiamati (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) sono quindi inalienabili, sin dal momento dell’inserimento di ciascun documento nell’archivio dell’AOO, di norma mediante l’attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione.

L’archivio non può essere smembrato, e deve essere conservato nella sua organicità.

Lo spostamento degli archivi correnti non è soggetto ad autorizzazione, ma deve essere comunicato alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Regione Siciliana, per consentirle la funzione di vigilanza sul bene.

Per l’archiviazione e la custodia nella sezione di deposito, o storica, dei documenti contenenti dati personali, si applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, sia che si tratti di supporti informatici che di supporti convenzionali.

10.2 Titolario o piano di classificazione¶

10.2.1 Titolario¶

II piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d’archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell’ente.

Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, o, più in generale, in voci di I, II e III livello.

Il titolo individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell’ente (macrofunzioni); le successive partizioni, classi e sottoclassi, corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo.

Il titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento e, descrivendo le funzioni e le competenze dell’Ente, deve essere aggiornato ogni volta che esse cambiano; l’integrazione, la sostituzione o le eventuali modifiche apportate al titolario, devono essere effettuate esclusivamente su indicazione del Dirigente responsabile al quale sono state attribuite le nuove funzioni e competenze.

Ad ogni modifica del titolario, il RSP o suo Vicario provvede ad informare tutti i soggetti abilitati all’operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche.

Il titolario non è retroattivo.

Il sistema informatico è in grado di memorizzare i «titolari», in relazione al loro periodo di validità, mediante la funzionalità di «storicizzazione» dei titolari stessi e per ogni modifica di una voce viene riportata la data di introduzione e la data di variazione.

Ogni variazione entra in vigore il 1° Gennaio di ogni anno salvo esigenze particolari.

Il titolario da adottarsi con il presente manuale è riportato nell”allegato 4 del presente manuale.

10.2.2 Classificazione dei documenti¶

La classificazione è l’operazione finalizzata all’organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della AOO.

Essa è eseguita a partire dal titolario di classificazione .

Tutti i documenti ricevuti e prodotti dagli UOR dell’AOO, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato titolario.

All’interno del software di protocollo informatico è stata attivata l’inibizione alla generazione di numeri di protocollo se non sono stati inseriti gli estremi di classificazione.

10.3. Fascicoli¶

10.3.1 Fascicolazione dei documenti¶

Il sistema fascicolazione elettronica è in corso di attuazione.

I documenti prodotti o ricevuti dall’Amministrazione, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, sono di norma riuniti in fascicoli. L’operazione viene effettuata dal soggetto che gestisce la pratica. I documenti sono archiviati all’interno di ciascun fascicolo secondo l’ordine cronologico di registrazione. Se il documento ha degli allegati, questi debbono rimanere uniti al documento cui si riferiscono.

Il fascicolo, per sua completezza, può contenere documenti non protocollati.

Qualora insorgano esigenze pratiche il fascicolo può essere distinto in sottofascicoli. Ciascun ufficio ha la visibilità solo dei propri fascicoli e dei documenti relativi. Il sistema comunque consente la condivisione di uno stesso fascicolo, qualora ve ne sia la necessità o l’opportunità e previa richiesta all’ufficio titolare dei documenti. E’ quindi possibile che in relazione allo stesso “affare” vi siano più fascicoli (es. il fascicolo del progetto, il fascicolo della gara, il fascicolo relativo all’esecuzione), o anche più sotto-fascicoli.

I fascicoli di distinguono in :

fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi;
fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche (ad esempio: personale dipendente, associazioni, attività economiche ecc.).

10.3.2 Apertura e chiusura dei fascicoli dei fascicoli¶

Il Comune procederà all’apertura dei nuovi fascicoli con mezzi informatici (fascicolo elettronico) secondo le disposizioni di seguito descritte. Tali fascicoli conterranno principalmente documenti informatici ed eventualmente documenti creati su supporto cartaceo previa scannerizzazione. Tuttavia, ad oggi resteranno cartacei quei fascicoli (o sotto-fascicoli) destinati a contenere notevoli quantità di originali cartacei dalla cui scannerizzazione non derivi un effettivo beneficio per la gestione della pratica. Ogni ufficio valuterà l’effettiva utilità e necessità della scannerizzazione ai fini della completezza del fascicolo elettronico, fermo restando che solo la presenza di documentazione cartacea delle tipologie suddette esime dalla scannerizzazione della documentazione pervenuta. I fascicoli verranno aperti al momento in cui se ne ravvisi la necessità ossia in genere all’arrivo del documento. Il fascicolo verrà aperto direttamente su una voce di classificazione (al livello adeguato secondo il suo contenuto). I fascicoli potranno avere durata annuale nel caso in cui si riferiscano ad attività amministrativa semplice non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisca in risposte obbligate o meri adempimenti; se destinati a contenere atti relativi ad una certa pratica, indipendentemente dalla sua durata, resteranno aperti fino a quando la pratica non sarà conclusa.

La data di chiusura corrisponderà alla data dell’ultimo documento inserito. Esso sarà archiviato rispettando l’ordine di classificazione e la data della sua chiusura. Gli elementi che individuano un fascicolo saranno gestiti dall’RPA, il quale sarà tenuto anche all’aggiornamento del repertorio dei propri fascicoli.

10.3.3 Fascicoli relativi ad affari o procedimenti amministrativi¶

Qualora un documento dia luogo all’avvio di un autonomo affare o procedimento amministrativo, il RPA provvederà all’apertura di un nuovo fascicolo (o eventualmente sottofascicolo). Se il documento si riferisce ad un affare o procedimento in corso questo sarà inserito in un fascicolo già esistente. Il fascicolo verrà chiuso al termine del procedimento amministrativo o all’esaurimento dell’affare e passato all’archivio di deposito. La data di chiusura si riferirà alla data dell’ultimo documento prodotto o inserito.

10.3.4 Fascicoli relativi a persone fisiche o giuridiche¶

Quando il documento non dia luogo ad un affare o procedimento amministrativo per ogni persona fisica o giuridica potrà essere creato un fascicolo nominativo. Il fascicolo verrà aperto al momento dell’inizio del rapporto con il Comune e chiuso al momento della cessazione dello stesso.

10.3.5 Repertorio dei fascicoli¶

Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei Fascicoli. La struttura del repertorio rispecchia quella del titolario di classificazione e quindi varia in concomitanza con l’aggiornamento di quest’ultimo. Mentre il titolario rappresenta in astratto le funzioni e le competenze che l’ente può esercitare in base alle proprie funzioni istituzionali, il repertorio dei fascicoli rappresenta in concreto le attività svolte e i documenti prodotti in relazione a queste attività.

10.4 Serie archivistiche e repertori¶

10.4.1 Serie archivistiche¶

La serie archivistica consiste in un raggruppamento di unità archivistiche (documenti, fascicoli, registri) riunite o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti. Le serie documentarie sono formate dai registri e dai relativi fascicoli compresi in un arco d’anni variabile. I fascicoli subiscono il processo di selezione e scarto dei documenti; successivamente, le serie così composte, faranno parte, dopo 40 anni dalla chiusura del fascicolo, della sezione storica dell’archivio, così come disciplinato dall’art. 21 del D. Lgs. 22.01.2004 n.42.

10.4.2 Repertori e serie archivistiche¶

I documenti soggetti a registrazione particolare costituiscono una serie archivistica. Tali documenti sono organizzati in uno specifico registro di repertorio integrato nel sistema di gestione documentale. Con riguardo alla gestione dei documenti, è previsto che per ogni documento che costituisce serie archivistica soggetta a registrazione particolare dell’ente siano, di norma, disponibili nella serie archivistica di appartenenza e nel fascicolo di riferimento pertanto:

uno verrà inserito nel registro di repertorio con il numero progressivo di repertorio;
l’altro, verrà conservato nel relativo fascicolo, insieme ai documenti che afferiscono al processo/procedimento.

Nel repertorio generale sono riportati gli elementi obbligatori del documento (data, classifica e numero di repertorio) che identificano il documento all’interno del repertorio stesso. Il repertorio è costantemente aggiornato.

10.5 La tenuta dell’Archivio¶

L’Archivio del Comune di Palermo è costituito dal complesso dei documenti prodotti e acquisiti dall’Ente nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni.

Pur essendo un insieme unico, convenzionalmente – per motivi organizzativi, tecnici, funzionali e di responsabilità – l’archivio si suddivide in:

archivio corrente che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale) in corso e comunque verso i quali sussiste un interesse attuale;
archivio di deposito che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale) concluse da meno di 40 anni;
archivio storico che comprende i documenti afferenti i fascicoli delle attività (in senso generale), selezionati per la conservazione permanente, conclusi da oltre 40 anni.

Ai Responsabili dei procedimenti amministrativi o loro delegati, è demandata la responsabilità della gestione e della custodia dell’archivio corrente per la parte di loro competenza, e nei casi che sia stato disposto l’accesso riservato, anche dell’archivio di deposito.

La documentazione resta in giacenza presso i singoli Servizi per il periodo ritenuto necessario dai Responsabili dei procedimenti amministrativi o loro delegati.

I Servizi conservano i registri espressamente previsti da norme di legge o regolamentari per il tempo ritenuto necessario, con l’obbligo di trasferirli all’archivio di deposito non appena la loro conservazione presso il Servizio non sia più necessaria.

Periodicamente i Servizi, a mezzo di personale incaricato, previa verifica del loro ordinamento a cura dei responsabili dei procedimenti, provvedono a trasferire all’archivio di deposito i fascicoli relativi ad affari o procedimenti conclusi nonché la documentazione non più necessaria allo svolgimento delle attività correnti accompagnata da appositi elenchi descrittivi e di consistenza.

Sulla base di tali specifici elenchi, il personale dell’ufficio archivio compone gli elenchi annuali della documentazione trasferita nell’archivio di deposito proveniente da tutti i Servizi dell’Ente.

La documentazione deve essere conferita all’archivio solo ed esclusivamente raccolta in faldoni, raccoglitori ad anelli, cartelle con bottone e, in genere, in altro tipo di contenitore rigido chiudibile.

Sul dorso dei faldoni deve essere riportata in modo chiaro la specifica tipologia di materiale contenuto, escludendo pertanto sigle, abbreviazioni o numerazioni tali da impedire agli addetti una immediata identificazione dell’argomento trattato.

Sul dorso dei faldoni dovrà inoltre essere indicato un “numero di corda” per facilitare la collocazione del materiale nella corretta sequenza; tale numero dovrà corrispondere a quello progressivo indicato nell’elenco di consegna. In assenza di ciò al personale dell’archivio, non potrà essere addebitato l’eventuale successivo mancato reperimento della documentazione.

Il trasferimento della documentazione nei locali destinati dall’Amministrazione ad archivio di deposito avviene sempre sotto la sorveglianza del personale dell’ufficio archivio.

L’ufficio archivio è preposto alla conservazione della documentazione nell’archivio di deposito così come consegnata dai servizi.

Nell’ambito dell’archivio di deposito (scarto differito) si effettuano le operazioni di selezione e scarto degli atti che l’Amministrazione non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, con la periodicità e le modalità stabilite dall’Amministrazione stessa.

Il personale dell’ufficio archivio coordina le operazioni di selezione e scarto della documentazione di inutile conservazione nell’ambito dell’archivio di deposito su delega del Dirigente responsabile.

All’ufficio archivio compete la conservazione della documentazione selezionata per la conservazione permanente e afferente all’archivio storico.

10.6 Selezione e scarto di documenti di inutile conservazione¶

Per selezione si intende l’operazione di valutazione del materiale documentario per deciderne la conservazione o la sua eliminazione.

Per scarto si intende l’eliminazione irreversibile, previa selezione, del materiale documentario ritenuto inutile o superfluo ai bisogni ordinari dell’amministrazione e non necessario per la ricerca storica.

Lo scarto viene effettuato sulla base del massimario di scarto, fornito dalla Sovrintendenza Achivistica e Bibliografica della Regione Siciliana, implementato dalle tipologie documentali che non vi sono comprese, in base alle esigenze dell’Amministrazione e sentito il parere della Sovrintendenza stessa.

Lo scarto di documenti è subordinato ad autorizzazione della Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Regione Siciliana.

Gli elenchi della documentazione che s’intende proporre allo scarto avendo raggiunto la scadenza del tempo di conservazione, devono essere inviati preliminarmente in via informale alla Soprintendenza.

L’Ente deve poi, con provvedimento motivato del Dirigente responsabile o suo delegato, inviare la richiesta di scarto alla Soprintendenza per la dovuta autorizzazione.

La richiesta di autorizzazione allo scarto deve essere formulata ai sensi dell’art. 21, comma d, del D. Lgs. 22.01.2004 n.42. In allegato deve essere inviata la proposta di scarto in triplice copia.

La proposta di scarto è costituita da una tabella contenente:

tipologia degli atti che si intendono eliminare;
estremi cronologici degli atti;
peso espresso in chilogrammi o metri lineari o numero di buste o faldoni;
motivazione dello scarto e riferimento ai decorsi tempi di conservazione.

Per l’eliminazione dei documenti, l’unica norma cui attenersi, è quella relativa all’art. 8 del D.P.R. dell” 08.01.2001, n. 37 la quale si limita a disporre che le modalità di cessione degli atti di archivio di cui è stato autorizzato lo scarto, debbano essere stabilite con modalità totalmente distruttive.

A conclusione della pratica, il verbale di avvenuta distruzione con l’indicazione delle modalità e delle quantità distrutte deve essere inviato alla Soprintendenza Archivistica ed una copia deve essere conservata agli atti.

10.7 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico¶

10.7.1 Principi generali¶

La richiesta di consultazione, e di conseguenza di movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall’interno dell’amministrazione, oppure da utenti esterni all’Amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici.

10.7.2 Accesso ai documenti dell’Archivio¶

Il Comune, in armonia con la normativa vigente, assicura l’attuazione del principio della trasparenza e pubblicità dell’azione amministrativa, garantendo il diritto di accesso ai documenti dell’archivio corrente e dell’archivio di deposito nonché il diritto alla consultazione dei documenti dell’archivio storico, nel rispetto della normativa vigente sulla tutela dei dati personali.

Il regolamento per la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi è consultabile sul sito istituzionale dell’Ente.

Ai sensi dell’art. 122 del D. Lgs. 22.01.2004 n. 42, la consultazione ai fini di studio dei documenti dell’Archivio Storico Comunale, regolarmente inventariati e in buono stato di conservazione, è libera e gratuita per gli studiosi che ne facciano richiesta. Resta comunque fatta salva la facoltà dell’incaricato della gestione dell’Archivio Storico di negare, per particolari motivi di tutela, la consultazione di documenti archivistici delicati e/o degradati. La ricerca storica, per la quale sia necessaria la consultazione di documenti riservati contenenti dati sensibili, sarà svolta nel rispetto della vigente norma che regola il trattamento dei dati sensibili per finalità storiche.

I documenti dell’archivio storico possono essere consultati, in conformità dell’art. 124 del D. Lgs. 22.01.2004, n. 42 “Codice dei Beni culturali e del paesaggio”, per fini di ricerca storico e scientifica ad eccezione di:

quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
quelli contenenti dati sensibili e dati relativi a procedimenti di natura penale, che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
quelli contenenti taluni dati sensibilissimi, idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene.

10.7.3 Consultazione da parte di personale interno all’Amministrazione¶

Gli UOR, per motivi di consultazione, possono richiedere in ogni momento all’ufficio archivio i fascicoli conservati nell’archivio di deposito, o i documenti dell’archivio storico.

La consultazione avviene di norma presso l’ufficio Archivio sotto la diretta sorveglianza del personale addetto.

L’eventuale affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito, o storico, ad un ufficio del medesimo UOR/UU, od altro UOR/UU, avviene solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo.

Dell’affidamento temporaneo rimane traccia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio, e con apposita annotazione di carico e scarico, su apposito registro cartaceo nella quale sono riportate la data della richiesta, la data della restituzione, l’oggetto del fascicolo e la firma autografa di chi l’ha preso in consegna.

10.7.4. Consultazione da parte di utenti esterni all’Amministrazione¶

La consultazione da utenti esterni all’Amministrazione, è disciplinata regolamento per la disciplina dell’accesso ai documenti amministrativi è consultabile sul sito istituzionale dell’Ente.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-10

11- Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di Protocollo informatico¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

II presente capitolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione.

11.1 Unicità del protocollo informatico¶

Nell’ambito della AOO il registro generale di protocollo è unico al pari della numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo.

La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo.

Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo.

Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche.

Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro.

Non è pertanto consentita in nessun caso la cosìddetta registrazione «a fronte», cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza.

Il registro di protocollo è un atto pubblico originario, che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici.

Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente.

11.2 Registro giornaliero di protocollo¶

Il registro giornaliero di protocollo, comprensivo della ristampa delle pagine per le registrazioni di protocollo che abbiano subito variazioni sui dati sensibili di protocollazione o annullamenti (parziali o totali) successivamente alla stampa, viene prodotto e protocollato in automatico dal SdP. L’invio in conservazione, come da normativa vigente, avviene a cura del RTP.

11.3 Registrazione di protocollo¶

Di seguito vengono illustrate le regole comuni di registrazione del protocollo, valide per tutti i tipi di documenti trattati dall’AOO (ricevuti, trasmessi ed interni formali, digitali o informatici e analogici).

Per ogni documento ricevuto o spedito dall’Amministrazione è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione informatizzata dei documenti. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive ai sensi dell’articolo 53, comma 3, del D.P.R. del 28.12.2000 n. 445.

Tutte le UOP provvedono alla protocollazione dei documenti mediante la registrazione degli elementi obbligatori del protocollo e di altri elementi opzionali registrati obbligatoriamente:

il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;
la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;
il mittente registrato in forma non modificabile;
il destinatario del documento registrato in forma non modificabile;
l’oggetto del documento registrato in forma non modificabile;
la classificazione;
l’ufficio competente.

L’ufficio destinatario non rientra tra gli elementi essenziali per la registrazione, ma deve essere comunque indicato al momento dell’acquisizione al registro di protocollo.

Le registrazioni di protocollo, in armonia con la normativa vigente, prevedono elementi accessori, rilevanti sul piano amministrativo, organizzativo e gestionale, sempre che le rispettive informazioni siano disponibili. Tali dati facoltativi sono descritti nei paragrafi seguenti.

La data di ricezione per i documenti pervenuti per via telematica è assegnata automaticamente dal sistema, mentre per i documenti cartacei viene registrata manualmente dall’operatore di protocollo.

11.3.1 Documenti informatici¶

I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sui canali di trasmissione telematica dell’AOO.

La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti tramite canali di trasmissione telematica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, che si può riferire sia al corpo del messaggio che ad uno dei file ad esso allegati che può assumere la veste di documento principale.

Tali documenti sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo.

Le UOP ricevono i documenti informatici interni di tipo formale da protocollare all’indirizzo di posta elettronica interno preposto a questa funzione.

11.3.2 Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili)¶

I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza.

La registrazione di protocollo di un documento cartaceo ricevuto, così come illustrato di seguito, viene sempre eseguita in quanto l’AOO ha la funzione di registrare l’avvenuta ricezione.

11.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo¶

La registrazione di protocollo di un documento, oltre ai dati obbligatori di cui al precedente punto 11.3, può contenere i seguenti elementi facoltativi:

modalità di ricezione / spedizione del documento;
riferimento agli allegati;
il collegamento ad altri documenti.

In caso di errore di registrazione gli elementi facoltativi di cui al comma precedente sono modificabili senza ricorrere alla procedura di cui al successivo punto 11.6, fermo restando che il sistema informatico di protocollo registri tali modifiche.

11.5 Segnatura di protocollo dei documenti¶

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento in forma permanente non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.

Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

11.5.1 Segnatura di protocollo dei documenti informatici¶

I dati della segnatura di protocollo di un documento informatico sono attribuiti un’unica volta nell’ambito dello stesso messaggio, in un file conforme alle specifiche tecniche adottate dall’AOO. Le informazioni minime incluse nella segnatura sono le seguenti:

codice identificativo dell’amministrazione;
codice identificativo dell’area organizzativa omogenea;
codice identificativo del registro;
data e numero di protocollo del messaggio ricevuto o inviato;
l’oggetto;
il mittente;
il destinatario o i destinatari.

La struttura ed i contenuti del file di segnatura di protocollo di un documento informatico sono conformi alle disposizioni tecniche vigenti adottate dall’AOO.

11.5.2 Segnatura di protocollo dei documenti cartacei¶

La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l’apposizione di una etichetta o timbro sulla quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo:

la denominazione dell’Ente;
data di protocollo;
numero di protocollo;
classificazione;

L’operazione di segnatura dei documenti in partenza viene integralmente eseguita dalla UOP, ovvero viene effettuata dall’UOR/UU/RPA competente che redige il documento se è abilitata, come UOP, alla protocollazione dei documenti in uscita.

L’operazione di acquisizione dell’immagine dei documenti cartacei deve essere effettuata solo dopo che l’operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da «acquisire» con l’operazione di scansione, anche il «segno» apposto sul documento.

11.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo¶

L’art. 8 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, che detta le regole tecniche per il protocollo informatico, disciplina le modalità con cui deve avvenire l’eventuale annullamento delle informazioni di protocollo.

L’annullamento anche di una sola delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema e registrate in forma immodificabile determina l’automatico e contestuale annullamento della intera registrazione di protocollo.

L’annullamento anche di un solo campo delle altre informazioni registrate in forma immodificabile, necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati delle altre informazioni, deve comportare la rinnovazione del campo stesso con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, l’ora e all’autore della modifica. La disposizione di cui al primo periodo si applica per lo stesso campo, od ogni altro, risultato successivamente errato.

Le informazioni originarie, successivamente annullate rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo.

L’operazione di annullamento o modifica di una registrazione di protocollo deve essere autorizzata con provvedimento scritto adeguatamente motivato, dal RSP. Per annullamento o modifica di una registrazione di protocollo effettuata da operatori di protocollo su postazione decentrata il provvedimento è adottato unitamente al Dirigente responsabile.

Le informazioni originarie, successivamente annullate, vengono memorizzate secondo le modalità specificate nell’art. 54 del testo unico.

La procedura per indicare l’annullamento riporta, secondo i casi, una dicitura “Annullato” o un segno, in posizione sempre visibile, e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data, all’identificativo dell’operatore ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Non si annulla mai un documento informatico trasmesso tramite PEC o interoperabilità di protocollo in quanto il destinatario è già in possesso del documento stesso. Si può procedere con l’invio di un nuovo documento protocollato che annulla e sostituisce il precedente (in questo caso è necessario citare il riferimento del protocollo precedente).

11.7 Livello di riservatezza¶

Come previsto dalla normativa vigente in materia, gli operatori del protocollo adottano tutti gli accorgimenti necessari per la tutela dei dati sensibili e giudiziari e utilizzano la specifica operazione di “Riservato” disponibile nel SdP.

L’accesso ai documenti riservati è autorizzato solo alle persone espressamente abilitate con l’assegnazione del relativo ruolo. Questi ultimi hanno comunque la visibilità dei soli documenti riservati trattati dall’unità di appartenenza e con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

Le procedure adottate per la gestione dei documenti ad accesso riservato, comprese le registrazioni, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse adottate per gli altri documenti.

11.8. Casistica e comportamenti¶

Tutta la corrispondenza diversa da quella di seguito descritta viene regolarmente aperta, protocollata e smistata con le modalità e le funzionalità proprie del SdP.

11.8.1 Registrazioni di protocollo con livello di particolare riservatezza¶

All’interno dell’AOO le registrazioni riservate, sottratte a qualsiasi consultazione da parte di chi non sia espressamente abilitato da Dirigente responsabile, sono:

documenti relativi a vicende personali, a fatti privati o particolari;
documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, possono ostacolare il raggiungimento degli obiettivi dell’AOO;
documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon andamento dell’attività amministrativa;
altri documenti che per ragioni strettamente legate a situazioni particolari dell’Amministrazione o del mittente sono da considerarsi in situazione analoga alle tipologie di documenti descritti nei punti precedenti;
altre tipologie di documenti individuate dalla normativa vigente (in particolare dall’art. 24 della L. n. 241 del 7 agosto 1990, dall’art. 8 del D.P.R. n. 352 del 27 giugno 1992, dalla serie di norme collegate al D. Lgs. n. 196 del 30 giugno 2003).

Sono altresì soggetti a registrazione con livello di accesso riservato particolare i certificati pervenuti dal Tribunale Ordinario, Tribunale Fallimentare, Agenzia delle Entrate, Prefettura, Ufficio Provinciale del Lavoro, INPS, INAIL e Casse edili e altri documenti analoghi riportanti situazioni giuridico/ amministrative sfavorevoli all’interessato.

11.8.2 Documenti cartacei in uscita con più destinatari¶

Qualora i destinatari siano in numero maggiore di uno, la registrazione di protocollo può essere unica solo se il documento è identico per tutti i destinatari

Qualora i destinatari siano molteplici è autorizzata la spedizione di copie dell’originale. Per esigenze di semplificazione della procedura, nella registrazione di protocollo va riportato nel campo destinatario la dicitura “Diversi Destinatari”. Al fine di mantenere nel registro di protocollo l’indicazione di tutti i destinatari del documento il file contenente l’elenco dei destinatari deve essere allegato alla registrazione ed alla minuta del documento.

11.8.3 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma¶

I telegrammi ricevuti dall’Amministrazione devono essere regolarmente protocollati e trattati come documenti cartacei.

11.8.4 Documenti cartacei ricevuti a mezzo fax¶

Il documento ricevuto a mezzo fax è un documento analogico a tutti gli effetti, e la sua trasmissione non deve essere seguita dalla trasmissione dell’originale, se non per specifici casi. Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, qualora si riscontrasse una differenza, anche minima, si deve procedere a registrarlo con un nuovo numero di protocollo in quanto si tratta di un documento diverso. La segnatura di protocollo viene apposta sul documento e non sulla copertina di trasmissione. La copertina del telefax ed il rapporto di trasmissione vengono anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

11.8.5 Documenti anonimi non firmati o con firma illeggibile¶

L’operatore di protocollo, è tenuto ad attestare la data, la forma e la provenienza di ogni documento.

I documenti anonimi, pertanto, devono essere protocollati e identificati come tali compilando il campo mittente con la dicitura ‘’mittente sconosciuto o anonimo’’.

I documenti anonimi, vengono inviati destinatario che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.

Per le stesse ragioni i documenti con mittente ma privi di firma vanno protocollati e identificati come tali compilando il campo mittente con la dicitura “documento non sottoscritto”.

I documenti privi di firma, vengono inviati all’UOR di competenza,che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.

I documenti con firma illeggibile delle quali non è identificabile in altro modo il mittente, vanno protocollati identificandoli come tali compilando il campo mittente con la dicitura“firma illeggibile”.

I documenti con firma illeggibile vengono inviati all’UOR di competenza che provvederà agli adempimenti ritenuti opportuni.

11.8.6 Documenti digitali pervenuti erroneamente e protocollati¶

Nel caso in cui sia stato protocollato un documento digitale erroneamente inviato all’amministrazione, si provvede a predisporre un messaggio in uscita indicando nell’oggetto anche “protocollato per errore» e lo si restituisce al mittente.

11.8.7 Documenti digitali già pervenuti in forma cartacea¶

Qualora il documento ricevuto in formato cartaceo sia seguito da un invio digitale dello stesso, l’operatore addetto alla registrazione di protocollo deve in ogni caso apporre una nuova registrazione di protocollo e inserire il precedente nella registrazione.

11.8.8 Documenti cartacei pervenuti erroneamente¶

Per i documenti cartacei pervenuti erroneamente si rimanda al punto 5.2.8.

11.8.9 Documenti con allegati voluminosi¶

Possono pervenire da alcune UOR documenti corredati da allegati voluminosi (planimetrie, registri inventariali, progetti di ricerca, etc.). Per motivi gestionali, le UOR trattengono gli allegati e trasmettono alla UOP solo il documento di accompagnamento per la registrazione, avendo cura di trascrivere sul documento la nota “gli allegati sono stati trattenuti dal Servizio” sottoscrivendola.

La UOP registra nel campo “note” la dicitura: “Il documento reca in calce gli allegati sono stati trattenuti dal Servizio”.

11.8.10 Documenti con oggetto multiplo¶

Nel caso di documenti in arrivo che trattano più argomenti di competenza di UOR diverse tra loro, concretando il caso del cosìddetto “oggetto multiplo”, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alle UOR competenti sullo stesso.

Nel caso di documento in partenza è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un solo argomento, chiaramente espresso nel campo “oggetto”.

11.8.11 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato¶

Qualora l’Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma risulta scaduto o revocato prima della sottoscrizione, questi verranno protocollati e inoltrati al responsabile di procedimento che farà opportuna comunicazione al mittente.

Qualora l’Ente riceva documenti informatici firmati digitalmente il cui certificato di firma, valido nel momento della sottoscrizione e invio, risulta scaduto o revocato nella fase di protocollazione, questi verranno protocollati.

11.8.12 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei¶

Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso (ad es. scadenza di gare o di concorsi) che in uscita, deve esserne data comunicazione all’ufficio protocollo con almeno due giorni lavorativi di anticipo, onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione

11.8.13 Protocollazione di documenti inerenti a procedure concorsuali gare di appalto confezionate su supporti cartacei¶

La corrispondenza relativa alla partecipazione alle gare d’appalto, o dal cui involucro è possibile evincere che si riferisca alla partecipazione ad una gara, non viene aperta, ma protocollata in base agli elementi rilevabili sull’involucro con l’apposizione della segnatura direttamente sulla busta, plico o simili e viene inviata all’ufficio competente che la custodisce sino all’espletamento della gara stessa.

La gestione successiva della busta chiusa compete all’ufficio responsabile della procedura di gara.

Per motivi organizzativi, tutti gli UOR sono tenuti ad informare preventivamente gli addetti alla ricezione dei documenti e l’UOP centrale di protocollo in merito alla scadenza di concorsi, gare e bandi di ogni genere.

11.8.14 Protocolli urgenti¶

La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario.

Solo in questo caso la UOP centrale di protocollo si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la protocollazione del documento con la massima tempestività a partire dal momento della disponibilità del documento digitale, o cartaceo, da acquisire al registro di protocollo generale.

Ciascuna UOP deve provvedere, in autonomia, a protocollare i documenti urgenti in uscita.

11.8.15 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale¶

Se richiesto dal responsabile del procedimento, o da suo delegato, si registrano a protocollo anche le email semplici, limitatamente ai casi in cui il loro contenuto sia rilevante nell’ambito di un procedimento.

11.8.16 Copie “per conoscenza”¶

Nel caso di copie “per conoscenza” si deve utilizzare la procedura descritta nel paragrafo 6.2.

11.8.17 Corrispondenza personale¶

La corrispondenza personale non viene aperta, ma viene consegnata al destinatario, il quale, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono essere comunque protocollati perché riguardano problematiche istituzionali, provvede a trasmetterli alla UOP centrale di protocollo per la protocollazione.

11.8.18 Integrazioni documentarie¶

L’operatore di protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta ma solamente a registrare, in ogni caso, il documento e gli eventuali allegati.

Tale verifica spetta al responsabile del procedimento amministrativo (RPA) che, qualora reputi necessario acquisire documenti che integrino quelli già pervenuti, provvede a richiederli al mittente indicando con precisione l’indirizzo al quale inviarli.

La documentazione pervenuta ad integrazione di quella già disponibile deve essere protocollata dalla UOP centrale di protocollo e trasmessa alla UOR/UU competente.

11.8.19 Termini di registrazione di protocollo¶

La protocollazione dei documenti avviene, di norma, il giorno stesso della ricezione e, comunque, non oltre le 48 ore dal ricevimento degli stessi.

Nell’impossibilità di effettuare la protocollazione di un documento in arrivo nello stesso giorno di ricezione, il timbro datario dell’Amministrazione o dell’UOR/UU ricevente apposto sul documento unitamente alla data ed alla firma dell’addetto alla ricezione, e, se prescritta, l’ora d’arrivo attesta l’avvenuta ricezione del documento medesimo.

11.9 Gestione delle registrazioni di protocollo con il SdP¶

Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di «segnatura» e la registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il SdP.

II sistema di sicurezza garantisce la protezione di tali informazioni sulla base della relativa architettura tecnologica, sui controlli d’accesso e su livelli di autorizzazione.

11.10 Registrazioni di protocollo¶

11.10.1 Attribuzione del protocollo¶

Al fine di assicurare l’immodificabilità dei dati e dei documenti soggetti a protocollo, il SdP appone al documento protocollato un riferimento temporale, come previsto dalla normativa vigente.

Il SdP assicura l’esattezza del riferimento temporale con l’acquisizione periodica del tempo ufficiale di rete.

11.10.2 Registro informatico di protocollo¶

E” disponibile per le UOP del SdP una funzione applicativa di «Stampa registro di protocollo» per il salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro.

Inoltre, al fine di assicurare l’integrità e la disponibilità dei dati contenuti nel registro di protocollo generale della AOO, il SdP provvede, il giorno successivo lavorativo alla stampa ufficiale giornaliera del protocollo del giorno precedente.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-11

12- Modalità di utilizzo del registro di emergenza¶

II presente capitolo illustra le modalità di utilizzo del registro di emergenza, inclusa la funzione di recupero dei dati protocollati manualmente, prevista dal SdP.

12.1 Il registro di emergenza¶

Qualora non fosse possibile fruire del SdP per una interruzione accidentale o programmata, l’Amministrazione è tenuta ad effettuare le registrazioni di protocollo sul registro di emergenza.

I1 registro di emergenza è depositato presso l’ufficio del RTP ed il RSP ed il suo Vicario sono gli unici soggetti deputati ad effettuarvi manualmente le registrazioni e ad apporre la segnatura di protocollo utilizzando una numerazione di emergenza.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il primo gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Le registrazioni di protocollo effettuate sul registro di emergenza sono identiche a quelle eseguite sul registro di protocollo generale.

Il registro di emergenza si configura come un repertorio del protocollo generale.

Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza viene attribuito un nuovo numero di protocollo generale, continuando la numerazione del protocollo generale raggiunta al momento dell’interruzione del servizio. A tale registrazione sono associati anche il numero di protocollo e la data di registrazione riportati sul protocollo di emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo generale recano, pertanto, due numeri: quello del protocollo di emergenza e quello del protocollo generale.

La data in cui è stata effettuata la protocollazione sul registro di emergenza è quella a cui si fa riferimento per la decorrenza dei termini dei procedimenti amministrativi. In tal modo è assicurata la corretta sequenza dei documenti che fanno parte di un determinato procedimento.

12.2 Modalità di apertura del registro di emergenza¶

Il RSP autorizza, con proprio provvedimento, l’avvio dell’attività di protocollo sul registro di emergenza.

Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione del funzionamento del sistema informatico di protocollo.

Qualora l’interruzione nel funzionamento del sistema di protocollo informatico si prolunghi per più di ventiquattro ore, il RSP, autorizza l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana; in tali casi sul registro di emergenza, oltre alle notizie di cui al precedente comma 2, vengono riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Servizio di gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi Scheda di apertura/chiusura del registro di emergenza Comune di Palermo Area Organizzativa Omogenea “c_g273” Unità Organizzativa di registrazione di Protocollo

Causa dell’interruzione: Data: gg / mm / aaaa di inizio/ fine interruzione (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Ora dell’evento hh /mm Annotazioni:

Numero protocollo xxxxxxx iniziale/finale (depennare la voce incongruente con l’evento annotato)

Pagina n._____

Firma del responsabile del servizio di protocollo

12.3 Chiusura e recupero del registro di emergenza¶

Quando viene ripristinata la piena funzionalità del sistema di protocollo informatico, il RSP o suo Vicario provvedono alla chiusura del registro di emergenza, annotando il numero delle registrazioni effettuate e la data e l’ora di ripristino della funzionalità del sistema.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico di protocollo utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati.

Durante la fase di recupero dei dati a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo generale che deve mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul relativo registro il numero totale di operazioni registrate.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-12

13- Approvazione e aggiornamento del manuale, regole transitorie e finali¶

13.1 Modalità di approvazione e aggiornamento del manuale¶

L’Amministrazione adotta con Deliberazione di Giunta Comunale il presente «Manuale», su proposta del Dirigente dell’Ufficio Innovazione.

Il presente manuale potrà essere aggiornato a seguito di:

normativa sopravvenuta;
introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativi in termini di efficacia, efficienza e trasparenza;
inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti;
modifiche che nel tempo sono ritenute necessarie da apportare alla presente versione.

All’occorrenza, il presente manuale potrà essere aggiornato attraverso la collaborazione dei seguenti Uffici:

l’Ufficio Innovazione per gli aspetti concernenti l’informatizzazione del Protocollo e del documento informatico e della conservazione, dove l’attività tecnica di reingegnerizzazione e sviluppo evolutivo viene svolta dal personale della Società informatica comunale in house SISPI SpA;
l’Ufficio del Responsabile del Protocollo (Vice Segreteria Generale) per gli aspetti concernenti l’ottimizzazione delle procedure correlate strettamente alla funzionalità del sistema di Protocollo;
l’Ufficio della Segreteria Generale per le eventuali indicazioni ritenute necessarie concernenti specificatamente l’organizzazione strategica dell’Amministrazione.

13.2 Pubblicità del presente Manuale¶

II presente manuale è disponibile alla consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento. Inoltre copia del presente manuale è:

reso disponibile a tutto il personale dell’Amministrazione mediante la rete intranet;
pubblicato sul sito istituzionale dell’Amministrazione in evidenza per darne ampia diffusione alla cittadinanza.

13.3 Operatività del presente manuale¶

II presente manuale è operativo al momento dell’esecutività dell’atto amministrativo di approvazione.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-13

Allegato 1 - Definizioni¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Glossario dei termini contenuti nelle Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione del documento informatico (del 2020), come da allegato 1 alle stesse linee guida. Le linee guida AGID sono attuative dell’articolo 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni in materia di documento informatico e sistema di conservazione dei documenti informatici che si aggiungono alle definizione del citato decreto ed a quelle del decreto del Presidente della Repubblica del 28 dicembre 2000, n. 445 e successive modificazioni e integrazioni.

Accesso: operazione che consente a chi ne ha diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti informatici;

accreditamento: riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione;

affidabilità: caratteristica che esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel documento informatico;

aggregazione documentale informatica: aggregazione di documenti informatici o di fascicoli informatici, riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente;

archivio: complesso organico di documenti, di fascicoli e di aggregazioni documentali di qualunque natura e formato, prodotti o comunque acquisiti da un soggetto produttore durante lo svolgimento dell’attività;

archivio informatico: archivio costituito da documenti informatici, fascicoli informatici nonché aggregazioni documentali informatiche gestiti e conservati in ambiente informatico;

area organizzativa omogenea: un insieme di funzioni e di strutture, individuate dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato ai sensi dell’articolo 50, comma 4, del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico: dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico;

autenticità: caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l’identità del sottoscrittore e l’integrità del documento informatico;

base di dati: collezione di dati registrati e correlati tra loro;

certificatore accreditato: soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di certificazione del processo di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza;

ciclo di gestione: arco temporale di esistenza del documento informatico, del fascicolo informatico, dell’aggregazione documentale informatica o dell’archivio informatico dalla sua formazione alla sua eliminazione o conservazione nel tempo;

classificazione: attività di organizzazione logica di tutti i documenti secondo uno schema articolato in voci individuate attraverso specifici metadati; i metadati sono quelli elencati nell’allegato «Metadati» delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Codice: decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni;

codice eseguibile: insieme di istruzioni o comandi software direttamente elaborabili dai sistemi informatici;

conservatore accreditato: soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia Digitale;

conservazione: insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;

Coordinatore della Gestione Documentale: responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più Aree Organizzative Omogenee;

copia analogica del documento informatico: documento analogico avente contenuto identico a quello del documento informatico da cui è tratto;

copia di sicurezza: copia di backup degli archivi del sistema di conservazione prodotta ai sensi dell’articolo 12 delle presenti regole tecniche per il sistema di conservazione;

destinatario: identifica il soggetto/sistema al quale il documento informatico è indirizzato duplicazione dei documenti informatici produzione di duplicati informatici;

esibizione: operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia

estratto per riassunto: documento nel quale si attestano in maniera sintetica ma esaustiva fatti, stati o qualità desunti da dati o documenti in possesso di soggetti pubblici;

evidenza informatica: una sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica;

fascicolo informatico: Aggregazione strutturata e univocamente identificata di atti, documenti o dati informatici, prodotti e funzionali all’esercizio di una specifica attività o di uno specifico procedimento. Nella pubblica amministrazione il fascicolo informatico collegato al procedimento amministrativo è creato e gestito secondo le disposizioni stabilite dall’articolo 41 del Codice;

formato: modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;

funzionalità aggiuntive: le ulteriori componenti del sistema di protocollo informatico necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni;

funzionalità interoperative: le componenti del sistema di protocollo informatico finalizzate a rispondere almeno ai requisiti di interconnessione di cui all’articolo 60 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

funzionalità minima: la componente del sistema di protocollo informatico che rispetta i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

funzione di hash: una funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta in modo tale che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti;

generazione automatica di documento informatico: formazione di documenti informatici effettuata direttamente dal sistema informatico al verificarsi di determinate condizioni;

identificativo univoco: sequenza di caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente al documento informatico, al fascicolo informatico, all’aggregazione documentale informatica, in modo da consentirne l’individuazione;

immodificabilità: caratteristica che rende il contenuto del documento informatico non alterabile nella forma e nel contenuto durante l’intero ciclo di gestione e ne garantisce la staticità nella conservazione del documento stesso;

impronta: la sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l’applicazione alla prima di una opportuna funzione di hash;

insieme minimo di metadati del documento informatico: complesso dei metadati da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta integrità insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato; i metadati di riferimento sono quelli dell’allegato «Metadati» delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

interoperabilità: capacità di un sistema informatico di interagire con altri sistemi informatici analoghi sulla base di requisiti minimi condivisi;

leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;

log di sistema: registrazione cronologica delle operazioni eseguite su di un sistema informatico per finalità di controllo e verifica degli accessi, oppure di registro e tracciatura dei cambiamenti che le transazioni introducono in una base di dati;

manuale di conservazione: strumento che descrive il sistema di conservazione dei documenti informatici ai sensi dell’articolo 9 delle regole tecniche del sistema di conservazione;

manuale di gestione: strumento che descrive il sistema di gestione informatica dei documenti di cui all’articolo 5 delle regole tecniche del protocollo informatico ai sensi delle regole tecniche per il protocollo informatico D.P.C.M. 31 ottobre 2000 e successive modificazioni e integrazioni;

memorizzazione: processo di trasposizione su un qualsiasi idoneo supporto, attraverso un processo di elaborazione, di documenti analogici o informatici;

metadati: i metadati di riferimento sono quelli dell’allegato «Metadati» delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

pacchetto di archiviazione: pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

pacchetto di distribuzione: pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta;

pacchetto di versamento: pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione;

pacchetto informativo: contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare;

piano della sicurezza del sistema di conservazione: documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza;

piano della sicurezza del sistema di gestione informatica dei documenti: documento, che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza;

piano di conservazione: strumento, integrato con il sistema di classificazione per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

piano generale della sicurezza: documento per la pianificazione delle attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza;

presa in carico: accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione;

processo di conservazione: insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle regole tecniche del sistema di conservazione;

produttore: persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione documentale;

rapporto di versamento: documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore;

registrazione informatica: insieme delle informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione in via telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili in vario modo all’utente;

registro particolare: registro informatico di particolari tipologie di atti o documenti; nell’ambito della pubblica amministrazione è previsto ai sensi dell’articolo 53, comma 5 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445;

registro di protocollo: registro informatico di atti e documenti in ingresso e in uscita che permette la registrazione e l’identificazione univoca del documento informatico all’atto della sua immissione cronologica nel sistema di gestione informatica dei documenti;

repertorio informatico: registro informatico che raccoglie i dati registrati direttamente dalle procedure informatiche con cui si formano altri atti e documenti o indici di atti e documenti secondo un criterio che garantisce l’identificazione univoca del dato all’atto della sua immissione cronologica;

responsabile della gestione documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi: dirigente o funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica, preposto al servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, che produce il pacchetto di versamento ed effettua il trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;

responsabile della conservazione: soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8, comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione;

responsabile del trattamento dei dati: la persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione od organismo preposti dal titolare al trattamento di dati personali;

responsabile della sicurezza: soggetto al quale compete la definizione delle soluzioni tecniche ed organizzative in attuazione delle disposizioni in materia di sicurezza;

riferimento temporale: informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento;

scarto: operazione con cui si eliminano, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti privi di valore amministrativo e di interesse storico culturale;

sistema di classificazione: strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione interessata;

sistema di conservazione: sistema di conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del Codice;

sistema di gestione informatica dei documenti: nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all’articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445; per i privati è il sistema che consente la tenuta di un documento informatico;

staticità: caratteristica che garantisce l’assenza di tutti gli elementi dinamici, quali macroistruzioni, riferimenti esterni o codici eseguibili, e l’assenza delle informazioni di ausilio alla redazione, quali annotazioni, revisioni, segnalibri, gestite dal prodotto software utilizzato per la redazione;

transazione informatica: particolare evento caratterizzato dall’atomicità, consistenza, integrità e persistenza delle modifiche della base di dati;

Testo unico: decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n.445, e successive modificazioni;

ufficio utente: riferito ad un’area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico;

utente: persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse;

versamento agli archivi di stato: operazione con cui il responsabile della conservazione di un organo giudiziario o amministrativo dello Stato effettua l’invio agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.

Glossario e acronimi dall’allegato 1 alle linee guida AGID del 2020 sulla formazione gestione e conservazione del documento informatico

TERMINE	DEFINIZIONE
Accesso	Operazione che consente di prendere visione dei documenti informatici.
Affidabilità	Caratteristica che, con riferimento a un sistema di gestione documentale o conservazione, esprime il livello di fiducia che l’utente ripone nel sistema stesso, mentre con riferimento al documento informatico esprime la credibilità e l’accuratezza della rappresentazione di atti e fatti in esso contenuta.
Aggregazione documentale informatica	Insieme di documenti informatici o insieme di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente.
Archivio	Complesso dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto pubblico o privato durante lo svolgimento della propria attività.
Archivio informatico	Archivio costituito da documenti informatici, organizzati in aggregazioni documentali informatiche.
Area Organizzativa Omogenea	Un insieme di funzioni e di uffici individuati dall’ente al fine di gestire i documenti in modo unitario e coordinato, secondo quanto disposto dall’art. 50 comma 4 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445. Essa rappresenta il canale ufficiale per l’invio di istanze e l’avvio di procedimenti amministrativi.
Attestazione di conformità delle copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico	Dichiarazione rilasciata da notaio o altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato allegata o asseverata al documento informatico.
Autenticità	Caratteristica in virtù della quale un oggetto deve considerarsi come corrispondente a ciò che era nel momento originario della sua produzione. Pertanto un oggetto è autentico se nel contempo è integro e completo, non avendo subito nel corso del tempo o dello spazio alcuna modifica non autorizzata. L’autenticità è valutata sulla base di precise evidenze.
Certificazione	Attestazione di terza parte relativa alla conformità ai requisiti specificati di prodotti, processi, persone e sistemi.
Classificazione	Attività di organizzazione di tutti i documenti secondo uno schema costituito da un insieme di voci articolate in modo gerarchico e che individuano, in astratto, le funzioni, competenze, attività e/o materie del soggetto produttore.
Cloud della PA	Ambiente virtuale che consente alle Pubbliche Amministrazioni di erogare servizi digitali ai cittadini e alle imprese nel rispetto di requisiti minimi di sicurezza e affidabilità.
Codec	Algoritmo di codifica e decodifica che consente di generare flussi binari, eventualmente imbustarli in un file o in un wrapper (codifica), così come di estrarli da esso (decodifica).
Conservatore	Soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione dei documenti informatici.
Conservazione	Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato, garantendo nel tempo le caratteristiche di autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità dei documenti
Convenzioni di denominazione del file	Insieme di regole sintattiche che definisce il nome dei file all’interno di un filesystem o pacchetto.
Coordinatore della Gestione Documentale	Soggetto responsabile della definizione di criteri uniformi di classificazione ed archiviazione nonché di comunicazione interna tra le AOO ai sensi di quanto disposto dall’articolo 50 comma 4 del DPR 445/2000 nei casi di amministrazioni che abbiano istituito più AOO.
Destinatario	Soggetto o sistema al quale il documento informatico è indirizzato.
Digest	Vedi Impronta crittografica.
Documento amministrativo informatico	Ogni rappresentazione, grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie, del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni, o, comunque, da queste ultime utilizzati ai fini dell’attività amministrativa
Documento elettronico	Qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva
Documento informatico	Documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti
Duplicato informatico	Vedi art. 1, comma 1, lett) i quinquies del CAD.
eSeal	Vedi sigillo elettronico.
Esibizione	operazione che consente di visualizzare un documento conservato
eSignature	Vedi firma elettronica.
Estratto di documento informatico	Parte del documento tratto dal documento originale
Estratto per riassunto di documento informatico	Documento nel quale si attestano in maniera sintetica fatti, stati o qualità desunti da documenti informatici.
Estrazione statica dei dati	Estrazione di informazioni utili da grandi quantità di dati (es. database, datawarehouse ecc…), attraverso metodi automatici o semi-automatici
Evidenza informatica	Sequenza finita di bit che può essere elaborata da una procedura informatica.
Fascicolo informatico	Aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata contenente atti, documenti o dati informatici prodotti e funzionali all’esercizio di una attività o allo svolgimento di uno specifico procedimento.
File	Insieme di informazioni, dati o comandi logicamente correlati, raccolti sotto un unico nome e registrati, per mezzo di un programma di elaborazione o di scrittura, nella memoria di un computer.
File container	Vedi Formato contenitore.
File wrapper	Vedi Formato contenitore.
File-manifesto	File che contiene metadati riferiti ad un file o ad un pacchetto di file.
Filesystem	Sistema di gestione dei file, strutturato mediante una o più gerarchie ad albero, che determina le modalità di assegnazione dei nomi, memorizzazione e organizzazione all’interno di uno storage.
Firma elettronica	Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS.
Firma elettronica qualificata	Vedi articolo 3 del Regolamento eIDAS.
Flusso (binario)	Sequenza di bit prodotta in un intervallo temporale finito e continuativo che ha un’origine precisa ma di cui potrebbe non essere predeterminato il suo istante di interruzione.
Formato contenitore	Formato di file progettato per consentire l’inclusione (“imbustamento” o wrapping), in uno stesso file, di una o più evidenze informatiche soggette a differenti tipi di codifica e al quale possono essere associati specifici metadati.
Formato del documento informatico	Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file.
Formato “deprecato”	Formato in passato considerato ufficiale il cui uso è attualmente sconsigliato a favore di una versione più recente.
Funzioni aggiuntive del protocollo informatico	Nel sistema di protocollo informatico, componenti supplementari rispetto a quelle minime, necessarie alla gestione dei flussi documentali, alla conservazione dei documenti nonché alla accessibilità delle informazioni.
Funzioni minime del protocollo informatico	Componenti del sistema di protocollo informatico che rispettano i requisiti di operazioni ed informazioni minime di cui all’articolo 56 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Funzione di hash crittografica	Funzione matematica che genera, a partire da una evidenza informatica, una impronta crittografica o digest (vedi) in modo tale che risulti computazionalmente difficile (di fatto impossibile), a partire da questa, ricostruire l’evidenza informatica originaria e generare impronte uguali a partire da evidenze informatiche differenti.
Gestione Documentale	Processo finalizzato al controllo efficiente e sistematico della produzione, ricezione, tenuta, uso, selezione e conservazione dei documenti.
hash	Termine inglese usato, impropriamente, come sinonimo d’uso di “impronta crittografica” o “digest” (vedi).
Identificativo univoco	Sequenza di numeri o caratteri alfanumerici associata in modo univoco e persistente ad un’entità all’interno di uno specifico ambito di applicazione.
Impronta crittografica	Sequenza di bit di lunghezza predefinita, risultato dell’applicazione di una funzione di hash crittografica a un’evidenza informatica.
Integrità	Caratteristica di un documento informatico o di un’aggregazione documentale in virtù della quale risulta che essi non hanno subito nel tempo e nello spazio alcuna alterazione non autorizzata. La caratteristica dell’integrità, insieme a quella della completezza, concorre a determinare la caratteristica dell’autenticità.
Interoperabilità	Caratteristica di un sistema informativo, le cui interfacce sono pubbliche e aperte, e capaci di interagire in maniera automatica con altri sistemi informativi per lo scambio di informazioni e l’erogazione di servizi.
Leggibilità	Caratteristica di un documento informatico che garantisce la qualità di poter essere decodificato e interpretato da un’applicazione informatica.
Manuale di conservazione	Documento informatico che descrive il sistema di conservazione e illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture.
Manuale di gestione	Documento informatico che descrive il sistema di gestione, anche ai fini della conservazione, dei documenti informatici e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
Metadati	Dati associati a un o documento informatico, a un fascicolo informatico o a un’aggregazione documentale per identificarli, descrivendone il contesto, il contenuto e la struttura - così da permetterne la gestione del tempo - in conformità a quanto definito nella norma ISO 15489-1:2016 e più nello specifico dalla norma ISO 23081-1:2017.
Naming convention	Vedi Convenzioni di denominazione
Oggetto di conservazione	Oggetto digitale versato in un sistema di conservazione.
Oggetto digitale	Oggetto informativo digitale, che può assumere varie forme tra le quali quelle di documento informatico, fascicolo informatico, aggregazione documentale informatica o archivio informatico.
Pacchetto di archiviazione	Pacchetto informativo generato dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento coerentemente con le modalità riportate nel manuale di conservazione.
Pacchetto di distribuzione	Pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in risposta ad una sua richiesta di accesso a oggetti di conservazione.
Pacchetto di file (file package)	Insieme finito di più file (possibilmente organizzati in una struttura di sottoalbero all’interno di un filesystem) che costituiscono, collettivamente oltre che individualmente, un contenuto informativo unitario e auto-consistente.
Pacchetto di versamento	Pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione secondo il formato descritto nel manuale di conservazione.
Pacchetto informativo	Contenitore logico che racchiude uno o più oggetti di conservazione con i relativi metadati, oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti di conservazione.
Path	Percorso (vedi).
Pathname	Concatenazione ordinata del percorso di un file e del suo nome.
Percorso	Informazioni relative alla localizzazione virtuale del file all’interno del filesystem espressa come concatenazione ordinata del nome dei nodi del percorso.
Piano della sicurezza del sistema di conservazione	Documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi.
Piano della sicurezza del sistema di gestione Informatica dei documenti	Documento che, nel contesto del piano generale di sicurezza, descrive e pianifica le attività volte a proteggere il sistema di gestione informatica dei documenti da possibili rischi.
Piano di classificazione (Titolario)	Struttura logica che permette di organizzare documenti e oggetti digitali secondo uno schema desunto dalle funzioni e dalle attività dell’amministrazione interessata.
Piano di conservazione	Documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Piano di organizzazione delle aggregazioni documentali	Strumento integrato con il sistema di classificazione a partire dai livelli gerarchici inferiori di quest’ultimo e finalizzato a individuare le tipologie di aggregazioni documentali (tipologie di serie e tipologie di fascicoli) che devono essere prodotte e gestite in rapporto ai procedimenti e attività in cui si declinano le funzioni svolte dall’ente
Piano generale della sicurezza	Documento che pianifica le attività volte alla realizzazione del sistema di protezione e di tutte le possibili azioni indicate dalla gestione del rischio nell’ambito dell’organizzazione di appartenenza.
Presa in carico	Accettazione da parte del sistema di conservazione di un pacchetto di versamento in quanto conforme alle modalità previste dal manuale di conservazione e, in caso di affidamento del servizio all’esterno, dagli accordi stipulati tra il titolare dell’oggetto di conservazione e il responsabile del servizio di conservazione.
Processo	Insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita.
Produttore dei PdV	Persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche amministrazioni, tale figura si identifica con il responsabile della gestione documentale.
qSeal	Sigillo elettronico qualificato, come da art. 35 del Regolamento eIDAS.
qSignature	Firma elettronica qualificata, come da art. 25 del Regolamento eIDAS.
Rapporto di versamento	Documento informatico che attesta l’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
Registro di protocollo	Registro informatico ove sono memorizzate le informazioni prescritte dalla normativa per tutti i documenti ricevuti e spediti da un ente e per tutti i documenti informatici dell’ente stesso.
Registro particolare	Registro informatico individuato da una pubblica amministrazione per la memorizzazione delle informazioni relative a documenti soggetti a registrazione particolare.
Regolamento eIDAS	electronic IDentification Authentication and Signature, Regolamento (UE) № 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE.
Repertorio	Registro su cui vengono annotati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del piano di classificazione.
Responsabile dei sistemi informativi per la conservazione	Soggetto che coordina i sistemi informativi all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID.
Responsabile del servizio di conservazione	soggetto che coordina il processo di conservazione all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID
Responsabile della conservazione	Soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia.
Responsabile della funzione archivistica di conservazione	soggetto che coordina il processo di conservazione dal punto di vista archivistico all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID
Responsabile della gestione documentale	Soggetto responsabile della gestione del sistema documentale o responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445.
Responsabile della protezione dei dati	Persona con conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, in grado di assolvere i compiti di cui all’articolo 39 del Regolamento (UE) 2016/679.

Responsabile della sicurezza dei sistemi di conservazione	soggetto che assicura il rispetto dei requisiti di sicurezza all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID
Responsabile dello sviluppo e della manutenzione del sistema di conservazione	soggetto che assicura lo sviluppo e la manutenzione del sistema all’interno del conservatore, in possesso dei requisiti professionali individuati da AGID
Riferimento temporale	Insieme di dati che rappresenta una data e un’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC).
Riversamento	Procedura mediante la quale uno o più documenti informatici sono convertiti da un formato di file (ovvero di busta, ovvero di pacchetto di file) ad un altro, lasciandone invariato il contenuto per quanto possibilmente permesso dalle caratteristiche tecniche del formato (ovvero dei formati) dei file e delle codifiche di destinazione.
Scarto	Operazione con cui si eliminano definitivamente, secondo quanto previsto dalla normativa vigente, i documenti ritenuti non più rilevanti ai fini giuridico-amministrativo e storico-culturale.
Serie	Raggruppamento di documenti con caratteristiche omogenee (vedi anche aggregazione documentale informatica).
Sidecar (file)	File-manifesto (vedi).
Sigillo elettronico	Dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati in forma elettronica, per garantire l’origine e l’integrità di questi ultimi.
Sistema di conservazione	Insieme di regole, procedure e tecnologie che assicurano la conservazione dei documenti informatici in attuazione a quanto previsto dall’art. 44, comma 1, del CAD.
Sistema di gestione informatica dei documenti	Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle organizzazioni per la gestione dei documenti. Nell’ambito della pubblica amministrazione è il sistema di cui all’articolo 52 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
Timeline	Linea temporale virtuale su cui sono disposti degli eventi relativi ad un sistema informativo o a un documento informatico. Costituiscono esempi molto diversi di timeline un file di log di sistema, un flusso multimediale contenente essenze audiovideo sincronizzate.
Titolare dell’oggetto di conservazione	Soggetto produttore degli oggetti di conservazione.
Trasferimento	Passaggio di custodia dei documenti da una persona o un ente ad un’altra persona o un altro ente.
TUDA	Testo Unico della Documentazione Amministrativa, Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modificazioni e integrazioni.
Ufficio	Riferito ad un’area organizzativa omogenea, un ufficio dell’area stessa che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di protocollo informatico.
Utente abilitato	Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse.
Versamento	Passaggio di custodia, di proprietà e/o di responsabilità dei documenti. Nel caso di un organo giudiziario e amministrativo dello Stato operazione con la quale il responsabile della conservazione trasferisce agli Archivi di Stato o all’Archivio Centrale dello Stato della documentazione destinata ad essere ivi conservata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.
ACRONIMO	DEFINIZIONE
AGID	Agenzia per l’Italia digitale
AOO	Area Organizzativa Omogenea

CAD	Codice dell’Amministrazione Digitale - Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni e integrazioni.
eIDAS	Regolamento (UE) № 910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno e che abroga la direttiva 1999/93/CE.
FEA	Vedi firma elettronica avanzata.
FEQ	Vedi firma elettronica qualifica.
GDPR	Regolamento (UE) № 679/2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016 (“General Data Protection Regulation”), relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.
PdA (AiP)	Pacchetto di Archiviazione.
PdD (DiP)	Pacchetto di Distribuzione.
PdV (SiP)	Pacchetto di Versamento.
UOR	Unità Organizzativa Responsabile

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-allegato-1

Allegato 2 - Principali riferimenti normativi¶

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Legge 7 agosto 1990, n. 241 s.m.i. - Nuove norme in materia di procedimento amministrativo di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. del 18 agosto 1990, n. 192) .

DPR 27 giugno 1992, n. 352 - Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio dei casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti amministrativi, in attuazione dell’art. 24, comma 2, della Legge 7 agosto 1990, n. 241 s.m.i., recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. (G.U. 29 luglio 1992, n. 177).

DPR 12 febbraio 1993, n. 39 - Norme in materia di sistemi informativi automatizzati delle amministrazioni pubbliche, a norma dell’art. 2, comma 1, lettera m), della legge 23 ottobre 1992, n. 421. (G.U. 10 febbraio 1993, n. 42).

Legge 15 marzo 1997, n. 59 - Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle regioni ed enti locali, per la riforma della pubblica amministrazione e per la semplificazione amministrativa.

DPCM 28 ottobre 1999 - Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 11 dicembre 1999, n. 290).

Deliberazione AIPA (Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione) 23 novembre 2000, n. 51- Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del DPR 10 novembre 1997, n. 513. (G.U. 14 dicembre 2000, n. 291).

DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (G.U. 20 febbraio 2001, n. 42).

Circolare del 16 febbraio 2001, n. AIPA/CR/27 – “Art. 17 del DPR 10 novembre 1997, n. 513 - Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni”.

Circolare AIPA 7 maggio 2001, n. AIPA/CR/28 - Articolo 18, comma 2, del DPCM 31 ottobre 2000 recante regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 28 dicembre 2000, n. 445 - Standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. (G.U. 21 novembre 2000, n. 272).

Circolare AIPA 21 giugno 2001, n. AIPA/CR/31 (Art. 7, comma 6, del DPCM 31 ottobre 2000 recante “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428” - requisiti minimi di sicurezza dei sistemi operativi disponibili).

Direttiva del Ministro per la funzione pubblica del 13 dicembre 2001 – Formazione del personale (G.U. del 31 gennaio 2002, n. 26).

Decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10 - Recepimento della direttiva 1999/93/CE sulla firma elettronica.

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 9 dicembre 2002 –Trasparenza dell’azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali.

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie, 20 dicembre 2002 – Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione.

DPR 7 aprile 2003, n. 137 - Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell’articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002.

Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali. Decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, Disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati) (GU Serie Generale n.205 del 04-09-2018).

Decreto Ministeriale 14 ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. (G.U. del 25 ottobre 2003, n. 249).

Direttiva del Ministro per l’innovazione e le tecnologie 27 novembre 2003 - Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. (G.U. 12 gennaio 2004, n. 8).

Direttiva 18 dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione per l’anno 2004 (G.U. 4 aprile 2004, n. 28).

DPCM 13 gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. (G.U. 27 aprile 2004, n. 98).

Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.

Decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 - Codice dei beni culturali e del paesaggio, ai sensi dell’art. 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137. (G.U. 24 febbraio 2004, n. 28).

Decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”.

Decreto Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 “Regolamento recante disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell’articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.”

Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 -bis , 41, 47, 57 -bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” per i soli articoli:

art. 2 comma 1, Oggetto e ambito di applicazione
art. 6, Funzionalità
art. 9, Formato della segnatura di protocollo
art. 18 commi 1 e 5, Modalità di registrazione dei documenti informatici
art. 20, Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi
art. 21, Informazioni da includere nella segnatura

Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5 -bis , 23 -ter , comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44 -bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 24 ottobre 2014 “Definizione delle caratteristiche del sistema pubblico per la gestione dell’identita” digitale di cittadini e imprese (SPID), nonché” dei tempi e delle modalità” di adozione del sistema SPID da parte delle pubbliche amministrazioni e delle imprese.

Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche” di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 7.

Nota

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Allegato 3 - Documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo¶

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo tutti i documenti di cui all’art. 53 comma 5 del Decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000, n. 445:

Gazzette ufficiali;
Bollettini ufficiali della Pubblica Amministrazione;
notiziari della Pubblica Amministrazione;
note di ricezione circolari ed altre disposizioni;
materiali statistici;
atti preparatori interni;
giornali, riviste, libri;
materiali pubblicitari;
inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi;
tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione mediante registri particolari dell’Amministrazione:

Registro delle proposte di Deliberazioni di Giunta e di Consiglio Comunale;
Registro per le sedute del Consiglio Comunale;
Registro per le sedute dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
Registro delle delibere della Giunta Comunale
Registro delle delibere del Consiglio Comunale;
Registro delle delibere dell’Assemblea dei Sindaci dell’Area Metropolitana di Palermo;
Registro delle determinazioni dirigenziali;
Registro delle determinazioni e ordinanze sindacali
Registro delle concessioni;
Registro dei contratti e convenzioni (scrittura privata);
Registro delle pubblicazione all’albo pretorio online.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti ad altro tipo di registrazione particolare presso l’Amministrazione:

Buste paga;
Certificazione unica;
Buoni d’ordine;
Disposizioni di pagamento;
Distinte di Liquidazione;
Mandati;
Reversali;
Fatture;
Verbali di violazione del Codice della Strada;
Verbali violazioni amministrative.

Sono altresì esclusi dalla protocollazione, le seguenti tipologie documentarie:

Allegati, se non accompagnati da lettera di trasmissione, compresi gli elaborati tecnici;
Documenti di interesse effimero (biglietti d’occasione,condoglianze, auguri, congratulazioni, ecc.);
Richieste di ferie ed altri permessi;
Comunicazioni informali tra uffici;
Corsi di aggiornamento;
Documenti di trasporto, bolle di accompagnamento e lettere di vettura corrieri;
Estratti conto bancari e postali;
Richieste di copia/visione di atti amministrativi se prodotti dall’ufficio interno a cui il
procedimento afferisce;
Richieste di rimborso spese e missioni;
Ricevute di ritorno delle raccomandate A/R.

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo atti, documenti e certificazioni scaricati da portali e già tracciati su apposite piattaforme che ne curano la registrazione, attribuendo loro un codice univoco e la persistenza nel tempo.

Nota

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Allegato 4 - Titolario del Protocollo del Comune¶

Il Titolario di riferimento è quello indicato dall’Agenzia per l’Italia Digitale per i comuni (https://www.agid.gov.it/piattaforme/sistema-gestione-procedimenti-amministrativi/flussi-documentali-protocollo-informatico), denominato “Piano di classificazione (= Titolario) per gli archivi dei Comuni italiani (seconda edizione)”, e redatto dal “Gruppo di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione dell’archivio dei Comuni”, edizione dicembre 2005.

NOTA: Per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie di documenti - in riferimento al titolario - vedi le Linee guida per fascicoli e serie nei Comuni a cura dell’AGID.

Titolo I. Amministrazione generale¶

Questo titolo è stato pensato per i documenti prodotti dal Comune nell’esercizio di funzioni di carattere generale e trasversale, che interessano tutti gli uffici in quanto costituiscono strumento per l’attività amministrativa dell’intero apparato comunale.

Legislazione e circolari esplicative
Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica
Statuto
Regolamenti
Stemma, gonfalone, sigillo
Archivio generale
Sistema informativo
Informazioni e relazioni con il pubblico
Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi
Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale
Controlli interni ed esterni
Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna
Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti
Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali
Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni
Area e città metropolitana
Associazionismo e partecipazione

Repertori:

Registro di protocollo
Repertorio dei fascicoli
Registro dell’Albo pretorio
Registro delle notifiche
Ordinanze emanate dal Sindaco: serie con repertorio
Decreti del Sindaco: serie con repertorio
Ordinanze emanate dai dirigenti
Determinazioni dei dirigenti
Deliberazioni del Consiglio comunale
Deliberazioni della Giunta comunale
Verbali delle adunanze del Consiglio comunale
Verbali delle adunanze della Giunta comunale
Verbali degli organi collegiali del Comune
Contratti e convenzioni
Albo dell’associazionismo: elenco delle associazioni accreditate
Atti rogati dal segretario comunale (contratti e atti unilaterali in forma pubblica amministrativa)

Nei Comuni che hanno realizzato il decentramento:

Deliberazioni dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
Deliberazioni degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali delle adunanze dei Consigli circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali delle adunanze degli Esecutivi circoscrizionali (uno per quartiere)
Verbali degli organi collegiali delle circoscrizioni (uno per organo e per quartiere)
Registro dell’Albo della circoscrizione (uno per quartiere)
Contratti e convenzioni delle circoscrizioni (uno per quartiere)

Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia¶

Questo titolo è stato pensato per gli atti concernenti gli organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia, non per quelli da essi prodotti. Si ricordi che la classificazione riguarda la materia, non l’autore del documento, non le funzioni, ma il funzionamento dell’organo.

Le classi di questo titolo possono essere adeguate alle reali strutture esistenti nel Comune. In questo caso si è proposto il numero massimo pensabile di classi. Non tutte le classi verranno sempre utilizzate (si pensi, ad esempio, alla classe 13), ma devono comunque essere previste.

Le classi dalla 16 in poi sono dedicate agli organi attivati nei Comuni che hanno realizzato il decentramento: anche in questo caso le denominazioni degli organi dovranno essere adattate a quanto stabilito nei singoli statuti.

Sindaco
Vice-sindaco
Consiglio
Presidente del Consiglio
Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio
Gruppi consiliari
Giunta
Commissario prefettizio e straordinario
Segretario e Vice-segretario
Direttore generale e dirigenza
Revisori dei conti
Difensore civico
Commissario ad acta
Organi di controllo interni
Organi consultivi
Consigli circoscrizionali
Presidenti dei Consigli circoscrizionali
Organi esecutivi circoscrizionali
Commissioni dei Consigli circoscrizionali
Segretari delle circoscrizioni
Commissario ad acta delle circoscrizioni
Conferenza dei Presidenti di quartiere

Repertori:

Bollettino della situazione patrimoniale dei titolari di cariche elettive e di cariche direttive

Titolo III. Risorse umane¶

Il titolo è dedicato alle funzioni relative alla gestione del personale, sia esso dipendente o esterno (collaboratori a qualsiasi titolo). Nelle classi andranno inseriti i documenti relativi a questioni non riconducibili a singole persone.

Per i documenti relativi a ciascun dipendente viene istruito un fascicolo nominativo.

Concorsi, selezioni, colloqui
Assunzioni e cessazioni
Comandi e distacchi; mobilità
Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni
Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro
Retribuzioni e compensi
Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo
Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro
Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo
Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza
Servizi al personale su richiesta
Orario di lavoro, presenze e assenze
Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari
Formazione e aggiornamento professionale
Collaboratori esterni

Serie:

Fascicoli del personale: un fascicolo per ogni dipendente o assimilato

Repertori:

Registro infortuni
Elenco degli incarichi conferiti
Verbali dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza

Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali¶

In questo titolo sono state previste le funzioni conferite ai Comuni in materia di disponibilità di risorse finanziarie e di gestione contabile, quelle relative alla titolarità e gestione del patrimonio comunale, di natura sia immobile sia mobile; alla acquisizione e gestione dei beni e servizi strumentali allo svolgimento delle attività e funzioni finali.

Talune attività del titolo sono state indicate adottando la terminologia dell’atto finale.

Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)
Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni)
Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento
Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento
Partecipazioni finanziarie
Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili
Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi
Beni immobili
Beni mobili
Economato
Oggetti smarriti e recuperati
Tesoreria
Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate
Pubblicità e pubbliche affissioni

Repertori:

Mandati
Reversali
Concessioni di occupazione suolo pubblico
Concessioni di beni del demanio statale
Elenco dei fornitori (facoltativo)

Titolo V. Affari legali¶

Si è deciso di prevedere un titolo specifico dedicato agli affari legali, nonostante l’obiezione che quasi sempre essi si inseriscono all’interno di un procedimento, per due motivi: prima di tutto perché la funzione si configura come eccezionale e straordinaria, poi perché talvolta le azioni legali, i pareri e le consulenze interessano materie diverse e possono rivestire carattere generale e/o preliminare a una pluralità di procedimenti concreti. Inoltre, come ha fatto giustamente notare qualcuno, non sempre c’è un fascicolo precedente al contenzioso (ad esempio, citazione del Comune per danni da cattiva manutenzione delle strade); anche quando la controversia sorge nel corso di un procedimento amministrativo o di un rapporto civile, il contenzioso si configura come sub-procedimento specialistico; è opportuno che gli atti delle controversie siano conservati unitariamente.

Contenzioso
Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
Pareri e consulenze

Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio¶

Il titolo è dedicato a funzioni, tra loro interconnesse, relative alla pianificazione e gestione del territorio: si sono semplificate al massimo le classi per comprendere nella generalità delle denominazioni la varietà di procedimenti censiti.

Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale
Edilizia privata
Edilizia pubblica
Opere pubbliche
Catasto e Sistema Informativo Geografico
Viabilità
Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi
Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo
Protezione civile ed emergenze

Repertori:

Concessioni edilizie

Titolo VII. Servizi alla persona¶

Sono state raggruppate in questo titolo le funzioni attribuite ai Comuni in materia di servizi educativi e formativi (classi 1-4), servizi culturali, sportivi e del tempo libero (classi 5-7), dei servizi socio-assistenziali (classi 8-14)120. La riconduzione ad un unico titolo di tutte queste funzioni, che assorbono una cospicua mole di attività dei Comuni, è motivata dalla constatazione che molti interventi dei Comuni assumono caratteristiche promiscue e possono venire individuati più propriamente a livello di classe che non a livello di titoli.

Attualmente il Comune esercita funzioni molto circoscritte nel settore dell’istruzione, certo più limitate rispetto al passato recente e remoto, quando era responsabile ad esempio della prima alfabetizzazione e della formazione professionale della popolazione. A parte la gestione diretta degli asili-nido e delle scuole materne comunali, che costituiscono una fetta molto consistente della sua attività, ad esso spettano funzioni di supporto, di consulenza e di fornitura di servizi.

Grandi possibilità di intervento hanno i Comuni nel settore della cultura e dello sport, settore strategico per la promozione della dignità della persona e per lo sviluppo dell’identità collettiva; per l’organizzazione del carteggio relativo è parso sufficiente prevedere solo tre classi: la prima dedicata al funzionamento delle istituzioni che gestiscono l’attività, la seconda e la terza relativa alle iniziative concrete.

Nello stabilire le classi relative alle funzioni attribuite ai Comuni in materia di aiuto e sostegno delle fasce deboli della società, si è lasciata cadere la logica del titolario Astengo, che individuava i destinatari dei servizi e si è scelto di indicare l’area di intervento, a chiunque diretto.

Rispetto all’edizione precedente è stata inserita la classe 15. Politiche per il sociale, che intende comprendere tutte le iniziative “al positivo”, cioè tutto quello che un Comune può programmare per migliorare il benessere sociale della cittadinanza, una volta fronteggiate le emergenze e le difficoltà previste nelle classi precedenti.

Diritto allo studio e servizi
Asili nido e scuola materna
Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività
Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale
Istituti culturali (Musei, biblioteche, teatri, Scuola comunale di musica, etc.)
Attività ed eventi culturali
Attività ed eventi sportivi
Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale
Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio
Informazione, consulenza ed educazione civica
Tutela e curatela di incapaci
Assistenza diretta e indiretta, benefici economici
Attività ricreativa e di socializzazione
Politiche per la casa
Politiche per il sociale

Repertori:

Registri scolastici (del professore e della classe) prodotti dalle Scuole civiche (ove presenti)
Verbali degli organi di gestione degli Istituti culturali

Titolo VIII. Attività economiche¶

I Comuni svolgono nel settore delle attività economiche funzioni particolari, spesso complementari a quelle esercitate da altri enti, ad esempio le province: talora essi sono chiamati a monitorare e raccogliere dati, talora devono rilasciare autorizzazioni etc. La novità introdotta dalla normativa recente riguarda il cosiddetto sportello unico per le attività produttive che rappresenta un vantaggio per il cittadino perché gli consente di ridurre i tempi burocratici. Poiché gli interventi dei Comuni sulle attività economiche possono essere molto variegati, si è preferito prevedere classi molto generali in grado di assicurare l’apertura di fascicoli specifici entro ripartizioni logiche serrate.

Agricoltura e pesca
Artigianato
Industria
Commercio
Fiere e mercati
Esercizi turistici e strutture ricettive
Promozione e servizi

Serie:

Fascicoli individuali di ciascun esercente attività economiche

Repertori:

Repertorio delle autorizzazioni artigiane
Repertorio delle autorizzazioni commerciali
Repertorio delle autorizzazioni turistiche

Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica¶

Questo titolo è dedicato alla prevenzione e alla repressione delle violazioni sia per quanto concerne la circolazione stradale sia per quanto concerne la vita dell’individuo nel contesto sociale e amministrativo, tendente ad assicurare sicurezza ai cittadini; comprende inoltre le funzioni, residue rispetto al passato e tutte delegate, connesse con il controllo dell’individuo singolo o associato.

Prevenzione ed educazione stradale
Polizia stradale
Informative
Sicurezza e ordine pubblico

Repertori:

Autorizzazioni di pubblica sicurezza
Verbali degli accertamenti

Titolo X. Tutela della salute¶

Il titolo non necessita di particolari commenti, stante la chiarezza con cui la normativa definisce le funzioni dei Comuni nel contesto del sistema sanitario nazionale. Merita rilevare come le funzioni attualmente attribuite ai Comuni dopo l’entrata a regime della riforma sanitaria siano estremamente circoscritte rispetto a quanto avveniva in tempi passati.

Salute e igiene pubblica
Trattamenti Sanitari Obbligatori
Farmacie
Zooprofilassi veterinaria
Randagismo animale e ricoveri

Repertori:

Repertorio delle autorizzazioni sanitarie
Repertorio delle concessioni di agibilità

Titolo XI. Servizi demografici¶

Le funzioni dei Comuni in materia demografica rientrano fra quelle delegate dallo Stato e molte sono esercitate dal sindaco in veste di ufficiale di governo. Si è inserita fra quelle riconducibili senza dubbio alcuno ai servizi demografici anche la materia della polizia mortuaria, che nel titolario Astengo compariva connesso – con indubbia contraddizione in terminos – con la categoria IV Sanità ed igiene, perché in sostanza gli adempimenti burocratici complessi e di diversa natura connessi con l’evento sono riconducibili al controllo che il Comune esercita sulla popolazione. La classe 4 prevede anche la gestione degli spazi e dei servizi cimiteriali indicati con la denominazione complessiva “cimiteri”. Si precisa che la costruzione del cimitero è funzione edilizia (quindi Titolo VI/classe 5), come pure l’edificazione di tombe da parte dei privati (quindi Titolo VI/classe 3). Riunificare in questa classe le funzioni connesse con la morte ha il medesimo significato di semplificazione amministrativa e archivistica compiuta per l’industria con l’istituzione dello sportello unico per le attività produttive.

Stato civile
Anagrafe e certificazioni
Censimenti
Polizia mortuaria e cimiteri

Repertori:

Registro dei nati
Registro dei morti
Registro dei matrimoni
Registro di cittadinanza
Registro della popolazione
Registri di seppellimento
Registri di tumulazione
Registri di esumazione
Registri di estumulazione
Registri di cremazione
Registri della distribuzione topografica delle tombe con annesse schede onomastiche

Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari¶

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nello svolgimento delle funzioni connesse alle elezioni di varia natura e iniziativa e alla gestione delle iniziative popolari.

Albi elettorali
Liste elettorali
Elezioni
Referendum
Istanze, petizioni e iniziative popolari

Repertori:

Verbali della commissione elettorale comunale
Verbali dei presidenti di seggio

Titolo XIII. Affari militari¶

Il titolo è stato previsto per il carteggio prodotto nell’ambito dell’espletamento di pratiche residue relative a funzioni ormai inesistenti per quanto concerne la leva militare obbligatoria.

Leva e servizio civile sostitutivo
Ruoli matricolari
Caserme, alloggi e servitù militari
Requisizioni per utilità militari

Titolo XIV. Oggetti diversi¶

Nota

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Proposta di Deliberazione di Giunta Comunale per l’approvazione del manuale di gestione¶

Il Dirigente del Servizio Innovazione, in riferimento all’argomento in oggetto indicato, sottopone alla Giunta Comunale la proposta di delibera nel testo che segue:

OGGETTO: approvazione del “manuale di gestione del protocollo informatico, della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del Comune di Palermo”.

Il Dirigente

Premesso che:

il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) di cui al D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. regolamenta, attraverso apposite Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), l’attività di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni.
L’AGID ha emanato le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che contengono le regole tecniche sugli ambiti materiali disciplinati dalle seguenti disposizioni del CAD:
- Art. 20, Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici, fatte salve le norme in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica.
- Art. 21, Ulteriori disposizioni relative ai documenti informatici, sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
- Art. 22, commi 2 e 3, Copie informatiche di documenti analogici.
- Art. 23, Copie analogiche di documenti informatici.
- Art. 23-bis, Duplicati e copie informatiche di documenti informatici.
- Art. 23-ter, Documenti amministrativi informatici.
- Art. 23-quater, Riproduzioni informatiche.
- Art. 34, Norme particolari per le Pubbliche Amministrazioni.
- Art. 40, Formazione di documenti informatici.
- Art. 40-bis, Protocollo informatico.
- Art. 41, Procedimento e fascicolo informatico.
- Art. 42, Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni.
- Art. 43, Riproduzione e conservazione dei documenti.
- Art. 44, Requisiti per la conservazione dei documenti informatici.
- Art. 45, Valore giuridico della trasmissione.
- Art. 46, Dati particolari contenuti nei documenti trasmessi.
- Art. 47, Trasmissione dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni.
- Art. 49, Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica.
- Art. 50, Disponibilità dei dati delle Pubbliche Amministrazioni.
- Art. 51, Sicurezza e disponibilità dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle Pubbliche Amministrazioni.
- Art. 64-bis, Accesso telematico ai servizi della Pubblica Amministrazione.
- Art. 65, Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica.
Con Determinazione dell’AGID n. 407 del 9 sett 2020 sono state adottate le linee guida formazione gestione e conservazione dei documenti informatici.
Le Linee guida dell’AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state pubblicate nella GURI, Serie Generale n. 259 del 19-10-2020 ed entrano in vigore il giorno della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AgID ai sensi dell’art. 71 del CAD.

Considerato:

che il percorso normativo tracciato dal legislatore nel corso degli ultimi anni in materia di semplificazione e innovazione dei procedimenti amministrativi riconosce alla dematerializzazione documentale un ruolo di primo piano e che in tale contesto è fondamentale garantire la gestione e conservazione documentale in modo autentico e accessibile anche nel lungo periodo, così come avviene tradizionalmente per documenti analogici;
che occorre pertanto adeguare alle Linee Guida dell’AGID le disposizioni organizzative dell’ente con la predisposizione del Manuale di formazione, gestione e conservazione del documento informatico, e provvedere all’individuazione dei diversi ruoli dei soggetti previsti dalla normativa tra le figure professionali attualmente in servizio presso l’ente ed in particolare:
- Coordinatore della gestione documentale,
- Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e gestione documentale,
- Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo,
- Responsabile dei flussi documentali,
- Responsabile della sicurezza,
- Responsabile della conservazione.

Tenuto conto che:

il Comune di Palermo è impegnato, attraverso il supporto tecnologico della Società in house per i servizi informatici SISPI SPA, nella digitalizzazione dei processi amministrativi necessari, tra l’altro, all’attuazione degli obiettivi nazionali di Agenda Digitale.

Viste le norme di settore sul protocollo informatico, e gestione documentale:

il CAD di cui al D. LGS 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche e integrazioni;
l’art. 107 del D.lgs n. 267/2000 “T.U. degli Enti Locali” che disciplina le competenze dei dirigenti;
il DPR 445/2000 «Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
il D.P.C.M. 31 Ottobre 2000 contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico che all’art. 5 prevede la redazione di un manuale di gestione che descriva il sistema di gestione e conservazione dei documenti, e le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico e degli archivi.;
Le Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Visti:

lo Statuto Comunale;
il vigente Regolamento degli Uffici e dei Servizi;
l’art. 1, lett. h) della l.r. 48/91, che recepisce art.51 l. 142/90
l’art. 107, comma 5 del D.Lgs. 267/2000 (“l’adozione di atti di gestione e di atti o provvedimenti amministrativi .. .si intendono nel senso che la rispettiva competenza spetta ai dirigenti”);
la legge 142/90 e s.m.i. così come recepita dalla Legge Regionale 48/91 e s.m.i.; del T.U.E.L. approvato con D.Lgs 267/2000; dell’O.R.EE.LL che richiamano la competenza della Giunta comunale a deliberare l’atto proposto.

Preso atto:

della bozza del “manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio del Comune di Palermo” redatto dal Servizio Innovazione, in collaborazione con lo staff del Segretario generale e con la Società in house SISPI, per la tenuta del sistema di formazione, gestione e conservazione informatica del protocollo, allegato alla presente di cui fa parte integrante (allegato A);

Propone, per i motivi esposti in narrativa e che s’intendono condivisi e riportati:

di approvare il documento denominato “manuale di gestione del protocollo informatico, della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del Comune di Palermo”;
di dare mandato al Segretario Generale di trasmettere via email il «Manuale» alle figure dirigenziali;
di dare mandato alla Società SISPI di rendere il «Manuale» disponibile sulla rete intracom e dare mandato al Webmaster di pubblicarlo nella sezione Amministrazione Trasparente per le refluenze che lo stesso «Manuale» ha nell’interazione con i cittadini nella gestione della corrispondenza;
di attuare, a cura della Società in house per i servizi informatici SISPI, le seguenti fasi essenziali del procedimento di cui all’oggetto:
1. organizzazione di un calendario di giornate per la sensibilizzazione sull’uso del «Manuale» diretta alle figure dirigenziali e al personale dipendente;
2. avvio di incontri con lo staff del Segretario Generale e del Dirigente del Servizio Innovazione per definire le attività tecniche necessarie ad adeguare l’attuale sistema di gestione del Protocollo informatico e del documento informatico alle previsioni del «Manuale» in conformità alle Linee guida dell’AGID;
di dare mandato alla Società in house SISPI di porre in essere tutte le attività tecniche necessarie all’adeguamento dell’attuale sistema di protocollo e di gestione del documento informatico alle funzionalità previste nel «Manuale»;
di dare mandato al Segretario Generale di provvedere, con successivo atto, all’individuazione e nomina dei diversi ruoli previsti dalla normativa e concernenti l’attuazione di quanto previsto nel «Manuale», tra le figure attualmente in servizio presso l’ente e individuando la Società in house SISPI per le attività di natura tecnologica, ed in particolare:
1. Coordinatore della gestione documentale (Vice Segretario Generale);
2. Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e gestione documentale (Vice Segretario Generale);
3. Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo (delega alla Società in house SISPI);
4. Responsabile dei flussi documentali (delega alla Società in house SISPI);
5. Responsabile della sicurezza informatica (delega alla Società in house SISPI);
6. Responsabile della conservazione documentale (delega alla Società in house SISPI).

Dare atto che:

il presente atto non comporta oneri riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria e patrimoniale dell’Amministrazione Comunale.

Il Dirigente del Servizio Innovazione (……………………….)

Il Capo Area, letta la superiore proposta e i relativi contenuti, appone il proprio visto per condivisione del suddetto parere tecnico.

Il Dirigente Capo Area (……………………….)

Il Sindaco/l’Assessore al ramo, letta la superiore proposta e ritenuto che la stessa rientra tra gli obiettivi programmati dell’Ente, ne propone l’adozione da parte della Giunta Comunale.

Il Sindaco/l’Assessore (……………………..)

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/proposta-delibera-giunta