4- Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti

il testo visualizzato in questa modalità è abrogato dalle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

II presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all’interno ed all’esterno dell’AOO.

Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l’oggetto di scambio: il documento amministrativo.

Il documento amministrativo, in termini operativi, è così classificabile:

• ricevuto;
• inviato;
• interno formale;
• interno informale.

Il documento amministrativo come oggetto di scambio, in termini tecnologici è così classificabile:

• informatico
• analogico.

4.1 Documento ricevuto dall’Amministrazione

La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dall’AOO con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

Un documento informatico può essere recapitato:

• a mezzo posta elettronica ordinaria o certificata;
• tramite Interoperabilità di protocollo tra pubbliche amministrazioni;
• tramite la piattaforma informatica del Comune di Palermo messa a disposizione dei cittadini;
• su supporto rimovibile quale, ad esempio, cd rom, dvd, pen drive, consegnato direttamente alla UOP o inviato per posta convenzionale, raccomandata o corriere.

Un documento analogico può essere recapitato:

• a mezzo posta convenzionale, raccomandata o corriere;
• a mezzo telefax (solo tra pubblica amministrazione e privati)
• telegramma;
• a mezzo consegna diretta all’Amministrazione e per tramite di persona dallo stesso delegata .

A fronte delle tipologie descritte ne esiste una terza denominata «ibrida» composta da un documento analogico (lettera di accompagnamento) e da un documento digitale che comportano diversi metodi di acquisizione.

4.2 Documento inviato dall’Amministrazione

I documenti informatici, compresi gli eventuali allegati anch’essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo di interoperabilità di protocollo o posta elettronica certificata.

In alternativa, il documento informatico può essere riversato su supporto rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasporto al destinatario.

Il documento può anche essere messo a disposizione del destinatario sul sito web istituzionale in apposita sezione.

I documenti su supporto cartaceo sono inviati:

• a mezzo posta convenzionale, posta raccomandata o corriere;
• a mezzo telefax o telegramma;
• a mezzo consegna diretta al destinatario.

4.3 Documento interno formale

I documenti interni dell’Amministrazione devono essere formati con tecnologie informatiche. Lo scambio tra gli uffici dell’Amministrazione di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria – quando essi non siano assistiti da procedure informatiche che ne garantiscano altrimenti la tracciabilità – avviene, di norma, per mezzo della procedura di protocollo informatico nell’unico registro di protocollo informatico; il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto con firma digitale e poi protocollato.

4.4 Documento interno informale

Per questa tipologia di corrispondenza, la cui fascicolazione e conservazione è facoltativa, vale il disposto del precedente punto, ad eccezione dell’obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

Di conseguenza, per la formazione, la gestione e la sottoscrizione di documenti informatici aventi rilevanza esclusivamente interna ciascun UOR o UU della AOO adotta, nei limiti della propria autonomia organizzativa, le regole sopra illustrate ad eccezione della obbligatorietà dell’operazione di sottoscrizione e di protocollazione.

4.5 Documento informatico

Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l’art. 20 del D. Lgs. del 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale” e successive modifiche, prevede che “il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice ed alle regole tecniche di cui all’art.71 adottate con D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico”, ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005, D.P.C.M. 3 dicembre 2013 “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e D.P.C.M. 13 novembre 2014 “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni”` ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005.

I documenti informatici prodotti, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della loro eventuale sottoscrizione con firma digitale sono convertiti in uno dei formati aperti standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione dall’Allegato 2 Formati di File e Riversamento alle linee guida AGID sulla formazione-gestione-conservazione documento informatico del 2020, al fine di garantire la non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura. Un documento nativo informatico non può essere convertito in formato analogico prima della sua eventuale acquisizione a sistema di protocollo o archiviazione informatica.

4.6 Documento analogico

Per documento analogico si intende un documento amministrativo “formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole, microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale”. Di seguito faremo riferimento ad un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina) sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor).

4.7 Duplicato del documento informatico e analogico

Il duplicato del documento informatico è un documento prodotto mediante idoneo processo o strumento che assicuri che il documento informatico, ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza binaria del documento informatico di origine da cui è tratto. I duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti se prodotti in conformità delle regole tecniche. Il “duplicato informatico” è dunque un documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario. Pertanto, a differenza delle copie di documenti informatici, che si limitano a mantenere il contenuto dei documenti originari (ma non il loro formato), i duplicati informatici non necessitano di attestazione di conformità all’originale da parte di un notaio o di un pubblico ufficiale, stante la loro perfetta corrispondenza nel numero e nella sequenza dei valori binari e hanno il medesimo valore giuridico del documento informatico da cui sono tratti qualora prodotti mediante processi e strumenti che assicurino la predetta sequenza. Il duplicato di un documento analogico è la riproduzione di un documento analogico originale distrutto o smarrito che lo sostituisce a tutti gli effetti legali.

4.8 Copia del documento informatico e analogico: nozione

La copia di documento informatico è un documento informatico che, mediante processi e strumenti idonei, assicura la corrispondenza della copia alle informazioni del documento informatico di origine attraverso l’utilizzo di uno dei formati idonei ai sensi della normativa vigente. La copia di documento informatico è, dunque, un documento informatico che muta il formato del documento originario o che muta il supporto del documento originario informatico. Le copie del documento informatico hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta, fermo l’obbligo di conservazione dell’originale informatico. La copia di un documento analogico è la trascrizione o riproduzione dell’originale. Si distingue in copia semplice, imitativa e conforme.

La copia semplice è la pura trascrizione dell’originale senza riguardo agli elementi formali.

La copia imitativa riproduce sia il contenuto che la forma (es. fotocopia).

La copia conforme è la copia certificata come conforme all’originale da un pubblico ufficiale autorizzato ad eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”).

4.9 Copia informatica del documento amministrativo analogico

È possibile produrre la copia su supporto informatico di documenti amministrativi in origine su supporto analogico. La copia informatica ha il medesimo valore dell’originale analogico da cui è tratta se attestata conforme dal funzionario a ciò delegato nei modi stabiliti dalla legge. L’attestazione di conformità può essere inserita nel documento informatico contenente la copia informatica o può essere prodotta come documento separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia. In entrambi i casi l’attestazione deve essere sottoscritta con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico oggetto dell’attestazione.

Per copia informatica di un documento analogico si intende:

• copia informatica del documento analogico, data dal documento informatico avente contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto ma diverso come forma;
• copia per immagine su supporto informatico di documento analogico, avente contenuto e forma uguali all’originale.

La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia.

Le copie informatiche di documenti analogici, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali hanno la medesima efficacia probatoria degli originali se a esse è apposta o associata, da parte di colui che le spedisce o le rilascia, una firma digitale o altra firma elettronica qualificata e dichiarazione di conformità:

• per “rilascio” si intende la consegna di un supporto fisico idoneo a ricevere la memorizzazione della rappresentazione corrispondente al documento analogico e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale;
• per “spedizione” si intende l’inoltro telematico del/dei file corrispondenti per il tramite di un sistema di posta elettronica o di altro sistema di comunicazione informatica e della dichiarazione di conformità munita della firma elettronica del pubblico ufficiale.

Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati su supporto analogico hanno la medesima efficacia probatoria degli originali, se:

• la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e asseverata secondo le regole tecniche;
• sono formate nel rispetto delle regole tecniche e se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

4.10 Estratto informatico di documento amministrativo informatico

La copia che riproduce solo una parte del contenuto del documento, viene definita “estratto”. Gli estratti informatici devono essere prodotti in uno dei formati idonei. L’estratto così formato, di uno o più documenti informatici, se sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata da chi effettua l’estratto hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale, salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Laddove richiesta dalla natura dell’attività, l’attestazione di conformità può essere inserita nello stesso documento informatico contenente l’estratto, oppure prodotta come documento informatico separato; in entrambi i casi l’attestazione deve essere sottoscritta con firma digitale del notaio o con firma digitale o firma elettronica qualificata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato; se prodotta come documento informatico separato, questo deve contenere un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia o estratto informatico oggetto dell’attestazione.

4.11 Copia analogica di documento amministrativo informatico

La copia analogica di documento amministrativo informatico è, di norma, la stampa cartacea. La copia su supporto analogico di documento informatico, sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, per avere la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui è tratta, deve essere certificata come conforme all’originale in tutte le sue componenti da un pubblico ufficiale autorizzato a eseguire tale attestazione nell’esercizio delle sue funzioni (copia “autentica”) salvo che la conformità allo stesso non sia espressamente disconosciuta. Resta fermo l’obbligo di conservazione dell’originale informatico.

4.12 Formazione dei documenti - Aspetti operativi

Secondo quanto previsto dalla normativa vigente l’Amministrazione forma gli originali dei propri documenti con strumenti informatici.

Ogni documento per essere inoltrato in modo formale, all’esterno o all’interno dell’Amministrazione:

• deve trattare un unico argomento indicato in modo sintetico ma esaustivo, a cura dell’autore, nello spazio riservato all’oggetto;
• deve essere identificato univocamente da un solo numero di protocollo.

Le firme necessarie alla redazione e perfezione sotto il profilo giuridico del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione.

Il documento deve consentire l’identificazione dell’Amministrazione mittente attraverso le seguenti informazioni:

• la denominazione e il logo dell’amministrazione;
• l’indicazione completa della AOO e dell’UOR che ha prodotto il documento;
• l’indirizzo completo dell’amministrazione (via, numero civico, CAP, città, provincia);
• il codice fiscale dell’amministrazione;
• il numero di telefono della UOR;
• la email della UOR.

Il documento, inoltre, deve recare almeno le seguenti informazioni:

• il luogo di redazione (ufficio specifico dell’Amministrazione comunale di Palermo);
• la data di redazione (giorno, mese, anno);
• il numero di protocollo;
• il numero degli allegati, se presenti;
• l’oggetto del documento;
• sottoscrizione digitale del RPA e/o del responsabile del provvedimento finale.

4.13 Sottoscrizione di documenti informatici

La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente. L’amministrazione si avvale dei servizi di un’autorità di certificazione accreditata, iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati tenuto da AGID. I documenti informatici prodotti dall’Amministrazione, indipendentemente dal software utilizzato per la loro redazione, prima della sottoscrizione con firma digitale, devono essere convertiti in uno dei formati standard previsti dalla normativa vigente in materia di archiviazione al fine di garantirne l’immodificabilità.

I documenti possono essere sottoscritti digitalmente da uno o più soggetti.

4.14 Elenco dei formati dei documenti informatici

Salvo i casi in cui, in relazione a specifici flussi documentali, vi siano particolari previsioni normative, o istruzioni operative per la fruizione di servizi telematici che dispongano diversamente, l’Ente assicura l’accettazione dei documenti elettronici inviati ai suoi uffici tramite posta elettronica, posta elettronica certificata e altri canali telematici oppure consegnati direttamente su supporti informatici quando sono prodotti in uno dei seguenti formati previsti dall’Allegato 2 Formati di File e Riversamento alle linee guida AGID sulla formazione-gestione-conservazione documento informatico del 2020:

• .pdf (compreso il formato PDF/A);
• .gif, .jpg, .bmp, .png, .wmf, .tif;
• .doc, .docx, .xsl, .xlsx, .ppt, pptx;
• .odf, .odt; .csv; .shape file;
• .txt (codifica Unicode UTF 8);
• .zip (a condizione che i file contenuti all’interno del file compresso siano prodotti in uno dei formati previsti nel presente elenco);
• .p7m (documenti firmati digitalmente con sottoscrizione di tipo CADES e a condizione che i file originali oggetto di sottoscrizione digitale siano prodotti in uno dei formati previsti nel presente elenco).

Sono accettati dall’Ente tutti i formati previsti dalle “Linee Guida nazionali per la valorizzazione del patrimonio Informativo pubblico” dell’Agenzia per l’Italia Digitale, e dalle “Linee Guida open data del Comune di Palermo”.

4.15 Requisiti degli strumenti informatici di scambio

Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l’interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza di seguito richiamati:

• l’integrità del messaggio;
• la riservatezza del messaggio;
• il non ripudio dei messaggi;
• l’automazione dei processi di protocollazione e smistamento dei messaggi all’interno delle AOO;
• la certificazione dell’avvenuto inoltro e ricezione;
• l’interoperabilità dei sistemi informativi pubblici.

4.16 Firma digitale

Lo strumento che soddisfa i primi tre requisiti di cui al precedente paragrafo 4.15 è la firma digitale utilizzata per inviare e ricevere documenti per l’AOO, per sottoscrivere documenti o qualsiasi altro file digitale con valenza giuridico-probatoria.

I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza con modalità conformi a quanto prescritto dalla normativa vigente in materia.

4.17 Verifica delle firme nel SdP per i formati p7m

Nel SdP sono previste funzioni automatiche di verifica della firma digitale apposta dall’utente sui documenti e sugli eventuali allegati. La sequenza delle operazioni previste è la seguente:

• apertura della busta «virtuale» contenente il documento firmato;
• verifica della firma (o delle firme multiple);
• verifica della validità del certificato;
• verifica dell’utilizzo, nell’apposizione della firma di un certificato emesso da una Certification Authority (CA) presente nell’elenco pubblico dei certificatori accreditati e segnalazione all’operatore di protocollo dell’esito della verifica.

4.18 Uso della posta elettronica certificata

Lo scambio dei documenti soggetti alla registrazione di protocollo è effettuato mediante messaggi, codificati in formato XML, conformi ai sistemi di posta elettronica compatibili con il protocollo SMTP/MIME definito nelle specifiche pubbliche RFC 821-822, RFC 2045-2049 e successive modificazioni o integrazioni.

Il rispetto degli standard di protocollazione, di controllo dei medesimi e di scambio dei messaggi garantisce l’interoperabilità dei sistemi di protocollo (vedi paragrafo relativo alla “Trasmissione e interscambio dei documenti informatici”). Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento da una AOO a un’altra utilizzando l’interoperabilità dei sistemi di protocollo è necessario eseguire le seguenti operazioni:

• redigere il documento con un sistema di videoscrittura;
• inserire i dati del destinatario (denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica);
• firmare digitalmente il documento;
• inviare il messaggio tramite la procedura che assegnerà in automatico il numero di protocollo.

L’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) consente di:

• conoscere in modo inequivocabile la data e l’ora di trasmissione;
• garantire l’avvenuta consegna all’indirizzo di posta elettronica dichiarato dal destinatario.

Gli automatismi sopra descritti consentono, in prima istanza, la generazione e l’invio in automatico di «ricevute di ritorno» costituite da messaggi di posta elettronica generati dal sistema di protocollazione della AOO ricevente. Ciascun messaggio di ritorno si riferisce ad un solo messaggio protocollato.

I messaggi di ritorno sono classificati in:

• conferma di ricezione;
• notifica di eccezione;
• aggiornamento;
• annullamento di protocollazione;

e sono scambiati in base allo stesso standard SMTP previsto per i messaggi di posta elettronica protocollati in uscita da una AOO.

II servizio di posta elettronica certificata è strettamente correlato all’Indice della Pubblica Amministrazione (IPA), dove sono pubblicati gli indirizzi istituzionali di posta certificata associati alle AOO.

Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all’indirizzo elettronico da questi dichiarato. La data e l’ora di formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento informatico, redatto in conformità alla normativa vigente e alle relative regole tecniche sono opponibili ai terzi.

La trasmissione del documento informatico per via telematica, con una modalità che assicuri l’avvenuta consegna (interazione tra due caselle di posta elettronica certificata), equivale alla notifica per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-4