8- UOR responsabilità delle attività di registrazione di Protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti¶

II presente capitolo individua le unità organizzative responsabili delle attività di registrazione di protocollo, di organizzazione e di tenuta dei documenti all’interno della AOO.

8.1 Unità Organizzative di registrazione di Protocollo¶

All’interno della AOO è individuato, quale UOP centrale, l’Ufficio Archivio e protocollo interoperabile che svolge i seguenti compiti:

apertura della corrispondenza in entrata;
esame della corrispondenza in entrata;
registrazione di protocollo;
registrazione particolare per quanto di competenza;
classificazione di primo livello;
scansione dei documenti cartacei per i quali è necessario effettuare tale operazione;
smistamento dei documenti protocollati;
affrancatura e spedizione della corrispondenza in uscita mediante macchina affrancatrice;
tenuta della contabilità giornaliera e mensile relativa alle spese postali sostenute mediante macchina affrancatrice;
gestione dei messaggi in entrata che transitano dalla casella di posta certificata istituzionale e interoperabilità di protocollo;
pubblicazioni all’Albo on line dell’Ente per quanto di competenza.

Tutti gli UOR dell’Amministrazione sono dotati di UOP che, in autonomia, possono effettuare registrazioni sul protocollo limitatamente alla gestione dei messaggi in uscita ed interni. Possono altresì intervenire sulle classificazioni, smistamenti ed assegnazioni dei documenti di loro competenza.

Gli addetti alla registrazione rispondono al responsabile della struttura ove sono incardinati, che è tenuto a vigilare sul loro operato.

Le abilitazioni all’uso del protocollo informatico sono gestite dal RTP su richiesta del Dirigente responsabile.

Ogni UOR svolge le funzioni previste dal manuale e deve dotarsi delle attrezzature necessarie (timbri, etichettatrici, ecc.) per la gestione documentale.

In ogni caso tutto il personale è tenuto al pieno e puntuale rispetto di questo manuale.

8.2 Servizio per la tenuta del protocollo informatico e dell’archivio¶

Nella AOO operano gli operatori dell’ufficio centrale di protocollo cui è preposto ai sensi dell’articolo 61 del D.P.R. 445/2000 il “Responsabile del protocollo informatico e dell’archivio» ed in caso di sua assenza o impedimento il «Vicario» che lo sostituisce.

Per garantire l’efficacia e l’efficienza del protocollo informatico e la sicurezza informatica del sistema, si individua il “Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica» che coincide con una figura interna della Società informatica comunale SISPI SpA.

Il Responsabile del protocollo informatico e dell’archivio ed in caso di sua assenza o impedimento il Vicario, che lo sostituisce, in collaborazione con il Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica, svolgono i seguenti compiti :

propone di adeguare e aggiornare il presente manuale di gestione ed i suoi allegati con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo;
provvede alla pubblicazione del manuale sul sito istituzionale dell’Ente;
garantisce che le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente manuale;
sollecita il ripristino del servizio in caso di indisponibilità del medesimo;
controlla il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione dell’attività di protocollazione;
autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo su provvedimento scritto dal dirigente Responsabile dell’UOR;
vigila sull’osservanza delle disposizioni delle norme vigenti da parte del personale autorizzato e degli incaricati;
cura l’apertura, l’uso e la chiusura del registro di protocollazione di emergenza con gli strumenti e le funzionalità disponibili nel SdP.

Il RSP ed il Vicario che lo sostituisce dispongono di tutte le abilitazioni e le funzioni consentite dal programma di gestione del protocollo informatico ad eccezione di quelle relative all’ambito sistemistico, sul database e sul server, che sono gestite dalla Società informatica comunale SISPI SpA. A tali figure è consentita la visibilità completa dei documenti compresi quelli acquisiti con livello di riservatezza.

Il Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo è l’Amministratore del sistema e svolge i seguenti compiti:

dispone di tutte le abilitazioni e le funzioni consentite dagli applicativi del protocollo informatico nonché di tutte le abilitazioni di tipo sistemistico sul database e sul server;
dispone la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile;
garantisce la funzionalità del sistema di gestione del protocollo informatico e che questo abbia e mantenga i requisiti di non modificabilità e sicurezza previsti dalla normativa;
provvede a ripristinare al più presto le funzionalità del sistema in caso di interruzioni o anomalie;
predispone quanto necessario a garantire la sicurezza del sistema informatico e l’integrità dei dati;
abilita gli utenti dell’AOO all’utilizzo del SdP su autorizzazione scritta dai Dirigenti dove devono essere esplicitati i ruoli da assegnare;
garantisce la corretta produzione del registro giornaliero di protocollo e l’invio in conservazione dello stesso come meglio specificato nel punto concernente il “registro giornaliero di protocollo” (11.2).

8.3 Operatori di protocollo¶

Le attività di protocollazione vengono svolte dal personale dell’ufficio protocollo centrale dell’Ente denominato Ufficio Archivio e Protocollo Interoperabile e, da tutti i dipendenti dell’Amministrazione, opportunamente autorizzati dai Dirigenti responsabili degli UOR e abilitati secondo i principi contenuti nel presente manuale.

Ogni operatore di protocollo generale, è responsabile:

della segretezza della password personale di accesso al sistema;
della riservatezza e della segretezza dei dati trattati in base all’ordinamento.

L’operatore di protocollo non è responsabile della congruità formale e sostanziale della documentazione protocollata.

8.3.1 Operatori dell’UOP centrale di protocollo denominata “ufficio archivio e protocollo interoperabile”¶

Sono i dipendenti dell’ufficio centrale di protocollo dell’ente abilitati a:

cambio della password personale;
registrazione dei documenti di competenza di tutti gli UOR dell’AOO;
classificazione;
assegnazione della riservatezza ai documenti;
segnatura del documento;
scansione dei documenti, quando necessario;
smistamento ed assegnazione del documento protocollato;
modifica e annullamento dei campi della registrazione di protocollo ad esclusione di quelli non modificabili;
visibilità totale di tutti i documenti.

8.3.2 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla protocollazione e smistamento interno dei documenti¶

Fanno parte di questo gruppo i dipendenti degli UOR che protocollano e smistano i documenti da postazioni di protocollo decentrato e sono abilitati a:

cambio della password personale;
registrazione in uscita ed interna dei documenti di competenza dell’UOR di appartenenza;
classificazione;
assegnazione della riservatezza ai documenti;
segnatura del documento;
scansione dei documenti, quando necessario;
smistamento del documento protocollato;
modifica ed annullamento dei campi di una registrazione di protocollo ad esclusione di quelli non modificabili;
interrogazione con visibilità limitata ai documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

8.3.3 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla presa in carico ed assegnazione dei documenti¶

Fanno parte di questo gruppo i dipendenti degli UOR che, su postazioni di protocollo decentrato, sono abilitati a:

cambio della password personale;
presa in carico;
restituzione in caso di errato smistamento alle UOP;
assegnazione;
esecuzione degli adempimenti;
creare un nuovo smistamento;
modifica della classificazione;
interrogazione con visibilità limitata ai documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

8.3.4 Gli operatori di protocollo addetti alla consultazione¶

Fanno parte di questo gruppo tutti i dipendenti dei vari Servizi dell’Ente che accedono al protocollo in sola consultazione e sono abilitati a:

cambio della password personale;
interrogazione, con visibilità limitata, dei documenti di competenza dell’UOR con le restrizioni formalmente indicate dal Dirigente responsabile.

Nota

Il contenuto del testo di questa pagina è disponibile in formato aperto qui: http://bit.ly/manuale-capitolo-8