Proposta di Deliberazione di Giunta Comunale per l’approvazione del manuale di gestione

Il Dirigente del Servizio Innovazione, in riferimento all’argomento in oggetto indicato, sottopone alla Giunta Comunale la proposta di delibera nel testo che segue:

OGGETTO: approvazione del “manuale di gestione del protocollo informatico, della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del Comune di Palermo”.

Il Dirigente

Premesso che:

• il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) di cui al D.Lgs. 82/2005 e s.m.i. regolamenta, attraverso apposite Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AGID), l’attività di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici delle Pubbliche Amministrazioni.

• L’AGID ha emanato le Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che contengono le regole tecniche sugli ambiti materiali disciplinati dalle seguenti disposizioni del CAD:

  • Art. 20, Validità ed efficacia probatoria dei documenti informatici, fatte salve le norme in materia di generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica.
  • Art. 21, Ulteriori disposizioni relative ai documenti informatici, sottoscritti con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.
  • Art. 22, commi 2 e 3, Copie informatiche di documenti analogici.
  • Art. 23, Copie analogiche di documenti informatici.
  • Art. 23-bis, Duplicati e copie informatiche di documenti informatici.
  • Art. 23-ter, Documenti amministrativi informatici.
  • Art. 23-quater, Riproduzioni informatiche.
  • Art. 34, Norme particolari per le Pubbliche Amministrazioni.
  • Art. 40, Formazione di documenti informatici.
  • Art. 40-bis, Protocollo informatico.
  • Art. 41, Procedimento e fascicolo informatico.
  • Art. 42, Dematerializzazione dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni.
  • Art. 43, Riproduzione e conservazione dei documenti.
  • Art. 44, Requisiti per la conservazione dei documenti informatici.
  • Art. 45, Valore giuridico della trasmissione.
  • Art. 46, Dati particolari contenuti nei documenti trasmessi.
  • Art. 47, Trasmissione dei documenti tra le Pubbliche Amministrazioni.
  • Art. 49, Segretezza della corrispondenza trasmessa per via telematica.
  • Art. 50, Disponibilità dei dati delle Pubbliche Amministrazioni.
  • Art. 51, Sicurezza e disponibilità dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture delle Pubbliche Amministrazioni.
  • Art. 64-bis, Accesso telematico ai servizi della Pubblica Amministrazione.
  • Art. 65, Istanze e dichiarazioni presentate alle Pubbliche Amministrazioni per via telematica.

• Con Determinazione dell’AGID n. 407 del 9 sett 2020 sono state adottate le linee guida formazione gestione e conservazione dei documenti informatici.

• Le Linee guida dell’AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici sono state pubblicate nella GURI, Serie Generale n. 259 del 19-10-2020 ed entrano in vigore il giorno della loro pubblicazione sul sito istituzionale di AgID ai sensi dell’art. 71 del CAD.

Considerato:

• che il percorso normativo tracciato dal legislatore nel corso degli ultimi anni in materia di semplificazione e innovazione dei procedimenti amministrativi riconosce alla dematerializzazione documentale un ruolo di primo piano e che in tale contesto è fondamentale garantire la gestione e conservazione documentale in modo autentico e accessibile anche nel lungo periodo, così come avviene tradizionalmente per documenti analogici;

• che occorre pertanto adeguare alle Linee Guida dell’AGID le disposizioni organizzative dell’ente con la predisposizione del Manuale di formazione, gestione e conservazione del documento informatico, e provvedere all’individuazione dei diversi ruoli dei soggetti previsti dalla normativa tra le figure professionali attualmente in servizio presso l’ente ed in particolare:

  • Coordinatore della gestione documentale,
  • Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e gestione documentale,
  • Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo,
  • Responsabile dei flussi documentali,
  • Responsabile della sicurezza,
  • Responsabile della conservazione.

Tenuto conto che:

• il Comune di Palermo è impegnato, attraverso il supporto tecnologico della Società in house per i servizi informatici SISPI SPA, nella digitalizzazione dei processi amministrativi necessari, tra l’altro, all’attuazione degli obiettivi nazionali di Agenda Digitale.

Viste le norme di settore sul protocollo informatico, e gestione documentale:

• il CAD di cui al D. LGS 7 marzo 2005 n. 82 e successive modifiche e integrazioni;
• l’art. 107 del D.lgs n. 267/2000 “T.U. degli Enti Locali” che disciplina le competenze dei dirigenti;
• il DPR 445/2000 «Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa;
• il D.P.C.M. 31 Ottobre 2000 contenente le Regole tecniche sul protocollo informatico che all’art. 5 prevede la redazione di un manuale di gestione che descriva il sistema di gestione e conservazione dei documenti, e le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico e degli archivi.;
• Le Linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Visti:

• lo Statuto Comunale;
• il vigente Regolamento degli Uffici e dei Servizi;
• l’art. 1, lett. h) della l.r. 48/91, che recepisce art.51 l. 142/90
• l’art. 107, comma 5 del D.Lgs. 267/2000 (“l’adozione di atti di gestione e di atti o provvedimenti amministrativi .. .si intendono nel senso che la rispettiva competenza spetta ai dirigenti”);
• la legge 142/90 e s.m.i. così come recepita dalla Legge Regionale 48/91 e s.m.i.; del T.U.E.L. approvato con D.Lgs 267/2000; dell’O.R.EE.LL che richiamano la competenza della Giunta comunale a deliberare l’atto proposto.

Preso atto:

• della bozza del “manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio del Comune di Palermo” redatto dal Servizio Innovazione, in collaborazione con lo staff del Segretario generale e con la Società in house SISPI, per la tenuta del sistema di formazione, gestione e conservazione informatica del protocollo, allegato alla presente di cui fa parte integrante (allegato A);

Propone, per i motivi esposti in narrativa e che s’intendono condivisi e riportati:

• di approvare il documento denominato “manuale di gestione del protocollo informatico, della formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del Comune di Palermo”;

• di dare mandato al Segretario Generale di trasmettere via email il «Manuale» alle figure dirigenziali;

• di dare mandato alla Società SISPI di rendere il «Manuale» disponibile sulla rete intracom e dare mandato al Webmaster di pubblicarlo nella sezione Amministrazione Trasparente per le refluenze che lo stesso «Manuale» ha nell’interazione con i cittadini nella gestione della corrispondenza;

• di attuare, a cura della Società in house per i servizi informatici SISPI, le seguenti fasi essenziali del procedimento di cui all’oggetto:

  1. organizzazione di un calendario di giornate per la sensibilizzazione sull’uso del «Manuale» diretta alle figure dirigenziali e al personale dipendente;
  2. avvio di incontri con lo staff del Segretario Generale e del Dirigente del Servizio Innovazione per definire le attività tecniche necessarie ad adeguare l’attuale sistema di gestione del Protocollo informatico e del documento informatico alle previsioni del «Manuale» in conformità alle Linee guida dell’AGID;

• di dare mandato alla Società in house SISPI di porre in essere tutte le attività tecniche necessarie all’adeguamento dell’attuale sistema di protocollo e di gestione del documento informatico alle funzionalità previste nel «Manuale»;

• di dare mandato al Segretario Generale di provvedere, con successivo atto, all’individuazione e nomina dei diversi ruoli previsti dalla normativa e concernenti l’attuazione di quanto previsto nel «Manuale», tra le figure attualmente in servizio presso l’ente e individuando la Società in house SISPI per le attività di natura tecnologica, ed in particolare:

  1. Coordinatore della gestione documentale (Vice Segretario Generale);
  2. Responsabile per la tenuta del protocollo informatico e gestione documentale (Vice Segretario Generale);
  3. Responsabile tecnico per la tenuta del sistema di gestione informatica del protocollo (delega alla Società in house SISPI);
  4. Responsabile dei flussi documentali (delega alla Società in house SISPI);
  5. Responsabile della sicurezza informatica (delega alla Società in house SISPI);
  6. Responsabile della conservazione documentale (delega alla Società in house SISPI).

Dare atto che:

il presente atto non comporta oneri riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico finanziaria e patrimoniale dell’Amministrazione Comunale.

Il Dirigente del Servizio Innovazione (……………………….)

Il Capo Area, letta la superiore proposta e i relativi contenuti, appone il proprio visto per condivisione del suddetto parere tecnico.

Il Dirigente Capo Area (……………………….)

Il Sindaco/l’Assessore al ramo, letta la superiore proposta e ritenuto che la stessa rientra tra gli obiettivi programmati dell’Ente, ne propone l’adozione da parte della Giunta Comunale.

Il Sindaco/l’Assessore (……………………..)

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Nota

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