Manuale di gestione del protocollo informatico, del documento informatico e della conservazione del Comune di Palermo¶
Versione in bozza non vigente. Prima bozza: novembre 2019 | revisione n.1: dicembre 2020 | revisione n.2: dicembre 2021 | revisione n.3: dicembre ottobre 2022
Area Organizzativa Omogenea del Comune di Palermo: unica - Codice IPA: c_g273 |
Fonte delle informazioni contenute nel «Manuale»¶
La fonte del documento è il “Manuale di Gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio” della Provincia di Pistoia, approvato con Decreto Presidenziale. n. 101 del 12/04/2017.
Il presente Manuale coincide, nei principali contenuti, con il Manuale di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio dell’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Nell’elaborare il Manuale del Comune di Palermo è stata effettuata una ricognizione online per analizzare analoghi manuali redatti recentemente da altre pubbliche amministrazioni. E’ stato scelto tra tanti il manuale della Provincia di Pistoia e dell’AGID in quanto essi trattano un’ampia casistica di situazioni in cui si può ritrovare quotidianamente il personale di un grande comune nella gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell’archivio.
Il Manuale prodotto è stato adattato alle esigenze del Comune di Palermo.
Importante
Il presente Manuale - prima di essere adottato in Giunta - va verificato alla luce delle Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (pubblicate in Gazzetta Ufficiale al n. 259 del 19 ottobre 2020).
Avvertimento
LE LINEE GUIDA AGID [LINK] ABROGANO LE SEGUENTI NORME PRECEDENTI
A partire dalla data di applicazione delle Linee Guida AGID, sono abrogati:
- il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici”;
- il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, ad eccezione dell’art. 13 che rimane in vigore fino all’emanazione delle Linee guida di cui all’art. 29 del CAD.
Per quanto concerne il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche per il protocollo informatico”, a partire dalla data di applicazione delle Linee guida AGID sono abrogate tutte le disposizioni fatte salve le seguenti
:
art. 2 comma 1
[Oggetto e ambito di applicazione. Il presente decreto stabilisce le regole tecniche, i criteri e le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, di cui agli articoli 53, 55 e 66 del testo unico.]art. 6
[Funzionalità. 1. Il sistema di protocollo informatico comprende la «funzionalità minima». 2. Le pubbliche amministrazioni di cui all’art. 2, comma 2, del Codice, al fine di dare attuazione alle disposizioni introdotte dal Codice stesso, acquisiscono o realizzano le funzionalità aggiuntive sulla base del rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento dei servizi e di effi cienza operativa. 3. Le funzionalità aggiuntive condividono con la funzionalità minima almeno i dati identificativi dei documenti di cui agli articoli 53, 55 e 56 del testo unico.]art. 9
[Formato della segnatura di protocollo. 1. Le informazioni apposte o associate ai documenti informatici, registrati nel registro di protocollo, negli altri registri di cui all’art. 53, comma 5, del testo unico, nei repertori e negli archivi, nonché negli albi, negli elenchi e in ogni raccolta di dati concernente stati, qualità personali e fatti con le modalità descritte nel manuale di gestione, mediante l’operazione di segnatura di cui all’art. 55 del testo unico che ne garantisce l’identificazione univoca e certa, sono espresse nel seguente formato: a) codice identificativo dell’amministrazione; b) codice identificativo dell’area organizzativa omogenea; c) codice identificativo del registro; d) data di protocollo secondo il formato individuato in base alle previsioni di cui all’art. 20, comma 2; e) progressivo di protocollo secondo il formato specificato all’art. 57 del testo unico.]art. 18 commi 1 e 5
[Modalità di registrazione dei documenti informatici. 1. Ad ogni messaggio ricevuto o spedito da una area organizzativa omogenea corrisponde un’unica operazione di registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dall’art. 53 del testo unico e dall’art. 9 del presente decreto. Alla registrazione di protocollo vengono associate le ricevute generate dal sistema di protocollo informatico e, nel caso di registrazione di messaggi di posta elettronica certificata spediti, anche i dati relativi alla consegna rilasciati dal sistema di posta certificata correlati al messaggio oggetto di registrazione. 5. L’eventuale indicazione dell’ufficio utente, ovvero del soggetto, destinatario del documento, va riportata nella segnatura di protocollo secondo le modalità ed i formati previsti agli articoli 20 e 21.]art. 19
[Impronta del documento informatico. 1. Nell’effettuare l’operazione di registrazione di protocollo dei documenti informatici l’impronta di cui all’art. 53, comma 1, lettera f) , del testo unico, va calcolata per ciascun documento informatico associato alla registrazione di protocollo. 2. La funzione crittografica di hash da impiegare per la generazione dell’impronta di cui al comma 1 è definita nella deliberazione CNIPA del 21 maggio 2009, n. 45, e successive modificazioni, recante le regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.]art. 20
[Segnatura di protocollo dei documenti trasmessi. 1. I dati relativi alla segnatura di protocollo di un documento trasmesso da una area organizzativa omogenea sono associati al documento stesso e contenuti, nel messaggio, in un file, conforme alle specifiche dell’Extensible Markup Language (XML), compatibile con un file XML Schema e/o DTD (Document Type Definition), definito e aggiornato periodicamente dall’Agenzia per l’Italia digitale con provvedimento reso disponibile sul proprio sito. 2. Con il provvedimento di cui al comma 1 sono definiti e aggiornati periodicamente gli standard, le modalità di trasmissione, il formato e le definizioni dei tipi di informazioni scambiate tra le amministrazioni pubbliche e associate ai documenti protocollati.]art. 21
[Informazioni da includere nella segnatura. 1. Oltre alle informazioni di cui all’art. 9, il file di cui all’art. 20, comma 1 contiene le seguenti informazioni minime: a) l’oggetto; b) il mittente; c) il destinatario o i destinatari. 2. Nella segnatura di un documento protocollato in uscita da una Amministrazione possono essere specificate una o più delle seguenti informazioni incluse anch’esse nello stesso file: a) indicazione della persona o dell’ufficio all’interno della struttura destinataria a cui si presume verrà affidato il trattamento del documento; b) indice di classificazione; c) identificazione degli allegati; d) informazioni sul procedimento a cui si riferisce e sul trattamento da applicare al documento. 3. Qualora due o più amministrazioni stabiliscano di scambiarsi informazioni non previste tra quelle definite al comma 2, le stesse possono estendere il fi le di cui all’art. 20, comma 1, includendo le informazioni specifiche stabilite di comune accordo, nel rispetto delle indicazioni tecniche stabilite dall’Agenzia per l’Italia digitale.]
ATTENZIONE ALLE SEGUENTI ULTERIORI ABROGAZIONI ↓
Sempre a far data dalla data di applicazione delle Linee guida AGID, la circolare n. 60 del 23 gennaio 2013 dell’AgID in materia di “Formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie associate ai messaggi scambiati tra le Pubbliche Amministrazioni” è abrogata e sostituita
dall’allegato 6 “Comunicazione tra AOO di documenti amministrativi protocollati” delle Linee Guida AGID.
Restano efficaci le disposizioni di cui alla Circolare n. 65 del 10 aprile 2014, fino all’entrata in vigore delle Linee Guida previste AGID dall’art. 29 del CAD. (L’art. 29, comma 1, del CAD prevede che “I soggetti che intendono fornire servizi fiduciari qualificati o svolgere l’attività di gestore di posta elettronica certificata o di gestore dell’identità digitale di cui all’articolo 64 presentano all’AgID domanda di qualificazione, secondo le modalità fissate dalle Linee guida. I soggetti che intendono svolgere l’attività di conservatore di documenti informatici presentano all’AgID domanda di accreditamento, secondo le modalità fissate dalle Linee guida”).
- 1- Principi generali
- 1.1 Premessa
- 1.2 Ambito di applicazione del manuale
- 1.3 Definizioni e acronimi
- 1.4 Area Organizzativa Omogenea e modello organizzativo adottato
- 1.5 Servizio per la gestione informatica del protocollo
- 1.6 Copie di riserva
- 1.7 Firma digitale
- 1.8 Tutela dei dati personali
- 1.9 Caselle di Posta Elettronica
- 1.10 Sistema di classificazione dei documenti
- 1.11 Formazione
- 1.12 Accreditamento dell’AOO all” IPA
- 1.13 Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi della AOO
- 2- Eliminazione dei registri di Protocollo diversi dal registro ufficiale di Protocollo informatico
- 3- Formazione dei documenti informatici
- 3.1 Formazione dei documenti informatici
- 3.2 Generazione e gestione dei documenti informatici
- 3.3 Registrazioni di sicurezza
- 3.4 Trasmissione e interscambio dei documenti informatici
- 3.5 Accesso ai documenti informatici da parte degli utenti appartenenti all’AOO
- 3.6 Accesso esterno da parte di privati
- 3.7 Accesso da parte di altre pubbliche amministrazioni
- 3.8 Conservazione dei documenti informatici
- 4- Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti
- 4.1 Documento ricevuto dall’Amministrazione
- 4.2 Documento inviato dall’Amministrazione
- 4.3 Documento interno formale
- 4.4 Documento interno informale
- 4.5 Documento informatico
- 4.6 Documento analogico
- 4.7 Duplicato del documento informatico e analogico
- 4.8 Copia del documento informatico e analogico: nozione
- 4.9 Copia informatica del documento amministrativo analogico
- 4.10 Estratto informatico di documento amministrativo informatico
- 4.11 Copia analogica di documento amministrativo informatico
- 4.12 Formazione dei documenti - Aspetti operativi
- 4.13 Sottoscrizione di documenti informatici
- 4.14 Elenco dei formati dei documenti informatici
- 4.15 Requisiti degli strumenti informatici di scambio
- 4.16 Firma digitale
- 4.17 Verifica delle firme nel SdP per i formati p7m
- 4.18 Uso della posta elettronica certificata
- 5- Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti
- 5.1 Generalità
- 5.2 Flusso di lavorazione dei documenti in ingresso alla AOO
- 5.2.1 Provenienza esterna dei documenti
- 5.2.2 Provenienza di documenti interni formali
- 5.2.3 Ricezione di documenti informatici da casella di posta elettronica certificata e interoperabilità di protocollo.
- 5.2.4 Ricezione di documenti informatici su caselle di posta elettronica non certificate
- 5.2.5 Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili
- 5.2.6 Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale
- 5.2.7 Errata ricezione di documenti informatici
- 5.2.8 Errata ricezione di documenti cartacei
- 5.2.9 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici
- 5.2.10 Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei
- 5.2.11 Attività di protocollazione dei documenti
- 5.2.12 Archiviazione dei documenti informatici
- 5.2.13 Archiviazione delle copie per immagine di documenti cartacei
- 5.2.14 Smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti
- 5.2.15 Archiviazione dei documenti nell’archivio corrente
- 5.2.16 Archiviazione dei documenti e dei fascicoli nella fase corrente
- 5.3 Flusso dei documenti in uscita dalla AOO
- 5.3.1 Sorgente interna dei documenti
- 5.3.2 Verifica formale dei documenti da spedire
- 5.3.3 Registrazione di protocollo e segnatura
- 5.3.4 Trasmissione di documenti informatici
- 5.3.5 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta
- 5.3.6 Affrancatura dei documenti in partenza
- 5.3.7 Documenti in partenza per posta convenzionale con più destinatari
- 5.3.8 Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax
- 5.3.9 Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo
- 6- Regole di smistamento, assegnazione e presa in carico dei documenti ricevuti
- 7- Regole di smistamento dei documenti inviati
- 8- UOR responsabilità delle attività di registrazione di Protocollo, organizzazione e tenuta dei documenti
- 8.1 Unità Organizzative di registrazione di Protocollo
- 8.2 Servizio per la tenuta del protocollo informatico e dell’archivio
- 8.3 Operatori di protocollo
- 8.3.1 Operatori dell’UOP centrale di protocollo denominata “ufficio archivio e protocollo interoperabile”
- 8.3.2 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla protocollazione e smistamento interno dei documenti
- 8.3.3 Operatori di protocollo delle UOP su postazione decentrata addetti alla presa in carico ed assegnazione dei documenti
- 8.3.4 Gli operatori di protocollo addetti alla consultazione
- 9- Elenco dei documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo e documenti soggetti a registrazione particolari
- 10- Sistema di classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti
- 10.1 Protezione e conservazione degli archivi pubblici
- 10.2 Titolario o piano di classificazione
- 10.3. Fascicoli
- 10.4 Serie archivistiche e repertori
- 10.5 La tenuta dell’Archivio
- 10.6 Selezione e scarto di documenti di inutile conservazione
- 10.7 Consultazione e movimentazione dell’archivio corrente, di deposito e storico
- 11- Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di Protocollo informatico
- 11.1 Unicità del protocollo informatico
- 11.2 Registro giornaliero di protocollo
- 11.3 Registrazione di protocollo
- 11.4 Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo
- 11.5 Segnatura di protocollo dei documenti
- 11.6 Annullamento delle registrazioni di protocollo
- 11.7 Livello di riservatezza
- 11.8. Casistica e comportamenti
- 11.8.1 Registrazioni di protocollo con livello di particolare riservatezza
- 11.8.2 Documenti cartacei in uscita con più destinatari
- 11.8.3 Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma
- 11.8.4 Documenti cartacei ricevuti a mezzo fax
- 11.8.5 Documenti anonimi non firmati o con firma illeggibile
- 11.8.6 Documenti digitali pervenuti erroneamente e protocollati
- 11.8.7 Documenti digitali già pervenuti in forma cartacea
- 11.8.8 Documenti cartacei pervenuti erroneamente
- 11.8.9 Documenti con allegati voluminosi
- 11.8.10 Documenti con oggetto multiplo
- 11.8.11 Documenti informatici con certificato di firma scaduto o revocato
- 11.8.12 Protocollazione di un numero consistente di documenti cartacei
- 11.8.13 Protocollazione di documenti inerenti a procedure concorsuali gare di appalto confezionate su supporti cartacei
- 11.8.14 Protocolli urgenti
- 11.8.15 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale
- 11.8.16 Copie “per conoscenza”
- 11.8.17 Corrispondenza personale
- 11.8.18 Integrazioni documentarie
- 11.8.19 Termini di registrazione di protocollo
- 11.9 Gestione delle registrazioni di protocollo con il SdP
- 11.10 Registrazioni di protocollo
- 12- Modalità di utilizzo del registro di emergenza
- 13- Approvazione e aggiornamento del manuale, regole transitorie e finali
- Allegato 1 - Definizioni
- Allegato 2 - Principali riferimenti normativi
- Allegato 3 - Documenti esclusi dalla registrazione di Protocollo
- Allegato 4 - Titolario del Protocollo del Comune
- Titolo I. Amministrazione generale
- Titolo II. Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia
- Titolo III. Risorse umane
- Titolo IV. Risorse finanziarie e patrimoniali
- Titolo V. Affari legali
- Titolo VI. Pianificazione e gestione del territorio
- Titolo VII. Servizi alla persona
- Titolo VIII. Attività economiche
- Titolo IX. Polizia locale e sicurezza pubblica
- Titolo X. Tutela della salute
- Titolo XI. Servizi demografici
- Titolo XII. Elezioni e iniziative popolari
- Titolo XIII. Affari militari
- Titolo XIV. Oggetti diversi